OKO Induction. OKO – Dataflow Зоны ответственности ключевых лиц Ответственное лицо Зона ответственности Инструмент ответственного лица Контролирующие. - презентация

1 OKO Induction

2 OKO – Dataflow

3 Зоны ответственности ключевых лиц Ответственное лицо Зона ответственности Инструмент ответственного лица Контролирующие лица Инструмент контролирующего лица ИТ дистрибьютора Написание интерфейса обмена во время внедрения Методика написания интеграции, консультации инженера внедрения Инженер внедрения softserve/ DS / CD Operations specialist / команда ОКО обновление статуса / Внесение доработок в интефейс и поддержка КП системы при возникновении технических проблем Служба поддержки / DS / CD Operations specialist Ключевой пользователь Поддержка работоспособности системы дистрибьютора. Ежедневный контроль качества данных, регулярности синхронизаций, экспорта данных Блок критических проверок НБД. Сравнение отчетов о продажах SalesWorks и URA Sales Report и данных УС дистрибьютора DS / CD Operations specialistотчеты Web Tool FSS Предоставление данных КП для внесения в систему (каналы новых точек, изменение ответственности SE). Работа с технической поддержкой Отчеты WT по выполнению KPI, автоматически рассылаемые отчеты, результаты работы проверок DS / CD Operations specialist URA POP Analysis отчет, результаты работы проверок Служба поддержки Soft Serve Все вопросы, связанные с работоспособностью системы, отчётов Web Tool, URA, методике расчёта показателей в отчётах KPI. Проведение тренингов. Доработка системы. Aqdev система запросовКоординаторы проекта ОКО Aqdev система запросов / - нотификации DS| CD operations specialists Контроль качества работы КП, качества данных в системе Отчеты WT по качеству данных, KPI, автоматически рассылаемые отчеты Координаторы проекта ОКО Консультация сотрудников отдела продаж, CD operations spec. Помощь при работе с тех.поддержкой SoftServe. Организация тренингов, еженедельной рассылки проблем качества данных. Согласование доработок в системе

4 OKO data and Reports 1. WebTool *права доступа согласно зон ответственности Отчеты ЦБД Unilever - отчеты по ключевым показателям, анкетам Качество данных Описание отчетов WebTool 2. Отчеты настольной базы данных – НБД Стандартные отчеты, содержащие общие данные по заказам, визитам, каналам и Отчеты НБД Unilever – это отчеты, использующие UL KPI, Target лист и т.п. URA/SWRA для анализа продаж, ключевых показателей и мастер данных 3. Mailing Reports (на основе данных Business Objects) Ежедневные: OKO Sales by Category by FSS для FSM и RSM Trg_Achiev_Secondary_OKO_maincity для DS / FSM / RSM/NSD/ CD Oper spec. MTD Summary Report/by SE для FSS/DS/FSM /RSM/NSD/ CD Oper spec. По воскресеньям, 1 и 2 числа месяца: VP calculation Report- все SE/FSS KPIs, NIV и деньги дистрибьютора. Для FSS/FSM RSM 4. BusinessObjects отчеты ГО OKO Sales, Stock and KPIs data by Geography, Sales Structure, Chains, Channels *no POP level data. Данные по точкам, SKU.

5 Отчеты эффективности сотрудников отдела продаж В настоящий момент доступен ряд отчетов по проекту IT4Sales (OKO) из модуля WebTool программы SalesWorks: Отчеты ЦБД Unilever Отчеты по Perfect Stores Field Capability Score (by SE, by Organization, by FSS, with TLS, with CL) Complex KPI (UL) Virtual OSA (by SE, by Organization, by FSS with CL) New Products Deployment Отчет о полевой работе (по SE, по FSS/SV) Универсальный отчет по анкетам KPI for Distributors (KPI POP level) SKU Coverage KPI (non NPD month) Качество данных Планы Информация о загруженных контрактных матрицах Информация о загруженных контрактных матрицах в разрезе ТТ Описание отчетов WebTool

6 Проблемы качества данных (WebTool) Ошибки в критических проверках CentralЮнект Москва * Активные точки (за исключением новых) по которым отсутствуют продажи за последние 90 дней CentralЮнект Москва * Накладные без получателя10 CentralЮнект Москва * Наличие заголовков без деталей00 CentralЮнект Москва * Наличие непривязанных товаров00 CentralЮнект Москва * Наличие остатков на начало и конец месяца в открытых периодах2 0 CentralЮнект Москва * Наличие ТТ со статусом новая00 CentralЮнект Москва * Неактивные точки с продажами за последние 30 дней8889 CentralЮнект Москва * Неверный учёт комплекс-паков00 Для получения доступа к WebTool нужно обратиться в техподдержку с указанием своих контактов и списка дистрибьюторов, к которым необходим доступ.: m.ua Ссылка на web tool: m.ua/ ! Подробное описание каждой из ошибок см. в модулеописание отчетов раздела отчеты WebTool

7 Проблемы качества данных WebTool (2) SWRA. Data load tracker(daily) SWRA. Data load tracker(monthly)

8 Отчеты с ключевыми показателями оценки на уровне дистрибьютора и ТТ (WebTool) Комплексные отчеты с WebTool с данными о фактических продажах в NIV и KPI (Perf. store, NPD,CCFOT,VOSA,TLS и др): на уровне торговых точек - KPI POP Level на уровне дистрибьюторов - KPI for distibutors: Дистри бьютор Город Target (NIV) Actual (NIV) NIV % ECO [Target, POPs] ECO[Act ual, POPs] ECO% ECO [Целевой уровень] ECO [Выпол нение целево го уровня, %] BP[Targ et (total opportun ities)] BP[Act ual (numb er of invoic es)] BP[% ] BP[Цел евой уровен ь] BP[Выпо лнение целевого уровня, %] TLS[T arget lines] TLS[A ctual lines] TLS[ %] TLS[Це левой уровен ь] TLS[Вы полнен ие целево го уровня ] Зауров АС Vladim ir [Avera ge, %] FCS VOSA[Tar get (number of SKUs)] VOSA[ Actual (numb er of SKUs)] VOSA [%] VOSA[Ц елевой уровень ] VOSA[Вы полнени е целевого уровня, %] VOSA[Сра внение выполнен ия целевого уровня со шкалой] [Tar get CCF OT gap] CCFOT[З аказанно е количест во] CCFOT [Отгру женно е воврем я] CCFOT[ Actual (урове нь сервис а)] PS[Ta rget MT POPs] PS[Tar get TT POPs] PS[TT 4P POPs] PS[TT 5P POPs] PS[TT 6P POPs] PS[MT 4P POPs] PS[MT 5P POPs] PS[MT 6P POPs] , F1000F1003 Lipton пирам Kenyan Est20Lipton пирам Darjeeling20 PS[%] NPD[Tar get, POPs] NPD[Actu al, POPs] NPD_All[ %] NPD[Целе вой уровень] NPD[Выполне ние целевого уровня, %] NPD[Сравнение выполнения целевого уровня со шкалой] NPD[Targ et MRDR] NPD[Actu al MRDR] NPD[%] NPD[Targ et MRDR] NPD[Actu al MRDR] NPD[%]

9 Отчеты с ключевыми показателями оценки по SE (WebTool) VP calculation by SE,SV

10 PerfectStore Отчеты по Perfect Store – дают финальную оценку ТТ ! если нужны только ответы, то использовать отчет «Универсальный отчет по анкетам»

11 Типичные ошибки ТП при заполнении анкеты Perfect Store - ТП не отмечает наличие категории => система, дальше не обрабатывает эту категорию и точка автоматически становится НЕ PS в категории - ТП ответив на вопросы анкеты не просинхронизировал КПК, а при повторном визите в точку решил не заполнять вновь появившуюся анкету => результат будет рассчитан по последней, появившейся анкете - ТП не снимает дистрибьюцию во время последнего визита в ТТ => OSA не рассчитается

12 Функционал контрактных матриц Если вы не видите необходимую ТТ в отчете «Информация о загруженных контрактных матрицах в разрезе торговых ТТ», то план рассчитывается по NTL – необходимо обратиться к МТЕ! Отчеты «Информация о загруженных контрактных матрицах» и «Информация о загруженных контрактных матрицах в разрезе торговых ТТ».

13 Функционал сплита планов по SE 1.FSS на WebTool корректирует план по SE* 2.Проверка: отчет SWRA «Предактивационный контроль» показывает нулевую разницу по дистрибьютору в колонках «Разница по Food » и «Разница по НРС» 3.Централизованная активация планов 4.Планы см. в отчете SWRA.Расплитованные планы, в отчетах BO * Отредактировать план SE возможно не более чем на 60%!

14 Отчеты по сплиту планов по SE SWRA.Предактивационный контроль SWRA.Расплитованные планы

15 Работа с технической поддержкой SoftServe Запомните этот адрес: Вам сюда, если: необходим доступ на web tool или к системе учета запросов Aqdev при возникновении любых вопросов/проблем в рамках проекта ОКО Настоятельно просим оперативно реагировать на уточняющие вопросы, задаваемые тех. поддержкой и инициировать закрытие уже решенных запросов! 21/01 СП запросила логи 26/02 - логи не предоставлены Система учета запросов AQDevTeam, интернет-ссылка:

16 Информация на КПК Отображение на КПК информации о планах и выполнению по KPI: Подсветка на КПК На КПК регулярно подсвечивается следующая продукция: MML (маст лист): -КПК Android: шрифт жирный, розовый -КПК WinMobile: розовый На зеленом фоне – позиции Топ 15 в точках канала традиционной торговли Красным – позиции non NPD и NPD (в месяца действия плана non NPD и NPD) В случае, если у ESF на КПК отсутствуют анкеты для PerfectStore не выделяются соответствующие позиции необходимо сразу же обращаться в техподдержку по адресу:

17 Отображение анкет PerfectStore на КПК Подсветка Топ-15 SKU для точек PerfectStore Анкеты PerfectStore – отображение на КПК

18 Использование фильтров на КПК Открытие фильтра В открывшемся окне можно выбрать фильтр по TL, CL, топ-15, NPD и NON NPD Результат наложения фильтра. Внимание на выделение фоном фильтра – это признак того, что фильтр активен. Белый фон означает, что фильтр выключен Есть возможность просмотра продуктов, которые входят в контрактный лист или национальный таргет лист, и не продавались в текущем месяце. На экранной форме Заказ мастера создания документов значение в колонке Кво для таких продуктов выделено синим жирным шрифтом. Продукт не будет подсвечиваться, если по нему пришли продажи с учетной системы дистрибьютора, была запущена Проверка и проведена синхронизация с КПК

19 Просмотр отчета для КПК «Планы и выполнение KPI» Отчет спускается на КПК после полного цикла синхронизации (ЦБД-НБД-полная синхронизация с КПК) Вид отчета после генерации Также отчет доступен в мастере визитов (Визит-заказ (заказ-итог), Визит –дистрибьюция) после нажатия на соответствующую пикрограмму и выборе отчета (в данном случае отчет отображает динамические данные с учетом текущего визита и текущего заказа)

20 Сообщение/изображение на КПК

21 Раздел Backup

22 Проект Perfect Store Анкеты по PerfectStore появляются на КПК с 15-го (RU)/6-го (UA) числа месяца после полного цикла синхронизации ЦБД-НБД-КПК. Анкеты привязываются к точкам, по которым были продажи за последние 90 дней. Если на момент выхода анкет у точки не было продаж, анкета при визите в такую точку не появится. Анкеты обязательны для всех точек ModernTrade + TraditionalTrade, за исключением каналов Аптеки и Опт. Часть вопросов анкет в КПК могут не появляться. Для сокращения времени работы с анкетами система выдает только вопросы по тем категориям, наличие которых отмечено в точке. Когда ТП не отмечает наличия категории, система, дальше не обрабатывает эту категорию и точка автоматически становится НЕ PS в категории. При анализе используются ответы на анкету из последнего визита, при котором анкета заполнялась. Т.е. если торговый, ответив на вопросы анкеты не просинхронизировал ее, а при повторном визите в точку решил не заполнять вновь появившуюся анкету, то результат будет рассчитан по последней, появившейся анкете. Мы рекомендуем проводить полную синхронизацию КПК дважды в день утром и вечером, чтобы гарантировать себя от подобных проблем.

23 Расчет OSA производится на основании снятой дистрибьюции. При расчете OSA учитывается, какие категории точка продавала за последние 90 дней. Дистрибьюцию необходимо снимать при каждом визите, независимо от того, появляется ли в этот визит анкета или нет: - для точек ТТ по списку Top-15 SKU; - для точек МТ по всему списку продуктов. При возникновении проблем необходимо незамедлительно обращаться в поддержку ) с - имени торгового представителя и ID точек, на которых не появились анкеты в КПК у ESF - ID точек, по которым не появляется подсветка TOP 15 для точек Traditional Trade - ID точек, по которым возникают вопросы касаемо отчетов Perfect Store Проект Perfect Store

24 Комплексная оценка эффективности работы SE (Store Executives) и FSM (Field Sales Manager) с использованием трех показателей – ECO, BP, TLS Алгоритм расчета 1.Отбираются только активные точки привязанные к ТП заданного направления 2.Несколько визитов/продаж в них в один день будут засчитаны за 1 3.Отбираются только невырожденные строчки 4.Накладные Undef пропускаются 5.Не учитываются точки миксового ТП (Прямые продажи user_type=10) 6.Отбираются точки каналов продаж, для которых задан таргет–лист и норматив посещений 7.Подсчитывается число возможностей взять заказ исходя из числа точек привязанных к ТП и нормативов их посещения. 8.Если число фактических визитов в точку превысило норматив – оно считается числом возможностей. 9.Число возможностей корректируется коэффициентом равным отношению числу календарных дней прошедших с начала месяца к общему числу календарных дней в месяце. TLS (Total lines sold) – отношение суммарного к-ва проданных линий (TotalLines) к ожидаемому количеству линий (Target TLS). Это ключевой показатель деятельности, достижение которого помогает поддерживать необходимый ассортимент за счет увеличения числа позиций в отгрузке (считается на базе счетов-фактур) для каждой торговой точки. Показатель ECO отражает эффективность работы Store Executive с точки зрения покрытия. Показатель ВР отражает эффективность каждого визита Store Executive – был ли сделан в результате этого визита заказ и соответственно сформирован счет-фактура на отгрузку товара. В случае выполнения всех трех таргетов – FCS считается выполненным. OKO: Field Capability Score (FCS)

25 Field Capability Score (FCS) – подведение итогов. Общий FCS показатель считается достигнутым, если достигнуты все три входящих в него показателя: ECO, BP, %TLS >= Tgt (таргет) по этим показателям. Данные в отчете расчитываются для SE, агрегируются до уровня Точки Синхронизации. На уровне Точки Синхронизации отображается процент Store Executives, достигших необходимого уровня по конкретному KPI ( ECO, BP), от общего числа Store Executives. По TLS: Tgt – таргет по TLS, Tgt = 100% Actual - Actual TLS (сумма TotalLines по всем ТП) /Target TLS (сумма TLS_Target по всем ТП) %TLS – % ТП, выполнивших таргет TLS (% торговых, которые достигли таргета 100%) OKO: Field Capability Score (FCS)

26 TLS Сейчас вы можете посмотреть информацию по показателю TLS: 1. На WebTool доступны отчеты FCS с показателем TLS, которые базируются на контракт - листе (для ТТ сетей platinum, gold). Field Capability Score by SE (TLS) Field Capability Score by Organization (TLS) Field Capability Score by FSS (TLS) 2. На НБД доступен отчет FCS с показателем TLS вместо LPPC. Отчет появится на НБД после синхронизации с ЦБД. 3. На КПК доступна информация по показателю TLS. Показатель появится после полного цикла синхронизации (ЦБД - НБД - полная синхронизация с КПК). Обращаем ваше внимание, что финальный таргет по TLS для SE на июль будет пересчитан ночью с на на основе текущих привязок ТТ к SE.

27 TLS Таргет по TLS рассчитывается трижды, 1-го, 6-го и 15-го числа месяца, т.к. на 1-ое число не имеем финальных данных ни по продажам, ни по привязкам торговых к точкам (изменения маршрутов, зон ответственности и т.п.), 6-го имеем итоги продаж - по этой причине таргет по TLS пересчитываем. 15-го имеем сформированные измененные маршруты, зоны ответственности на текущий месяц. Заводить новые ТТ после 15-го числа можно и нужно, но в этом случае они не попадут в таргет по TLS в текущем месяце, только в следующем. Actual по TLS в текущем месяце будет считаться с учетом всех активных ТТ, закрепленных за SE (в т.ч. этих новых). TLS (Total lines sold) - отношение суммарного кол-ва проданных линий (TotalLines) к ожидаемому количеству линий (Target TLS). Сумма позиций (SKU) всех счетов-фактур.

28 OKO: Virtual OSA Соответствие ассортимента продукции, проданного в канале продаж, MUST List данного канала. Алгоритм расчета 1. Отбираются все активные точки с продажами категории за последние 90 дней. 2. Берутся только торговые точки с каналами, по которым задан таргет лист. 3. Анализируются продажи каждой из категорий таргет-листа, признак продаж которой имеется для точки 4. Для каждой точки, для каждой из проставленных для нее категорий подсчитывается число проданных уникальных SKU из категории таргет-листа (COUNT_TARGET_SKU_CAT) 5. VOSA категории =(COUNT_TARGET_SKU_CAT)/(TOT_TARGET_SKU_CAT) 6. VOSA точки =SUM(COUNT_TARGET_SKU_CAT)/SUM(TOT_TARGET_SKU_CAT)

29 OKO: NPD Оценка запуска новых продуктов: процент магазинов в канале продаж, которые осуществляли закупку новинки, от общего числа магазинов в канале продаж по данному направлению деятельности. Алгоритм расчета 1.TOTPOPS - все активные точки каналов таргет –листа NPD с продажами категории соответствующей продукту в NPD за последние 90 дней 2.Для данных точек анализируются продажи таргет –листа NPD. 3.В точку должно попасть не менее N единиц продукции. (POP with Sales) 4.Таргет по точкам TGTTOTPOPS =TOTPOPS * таргет-процент. 5.NPD = (POP with Sales) / TGTTOTPOPS TGTPCT - таргет NPD, % NP_POP - количество точек, где присутствует новый продукт Tot_POP - количество активных точек каналов таргет –листа NPD, для которых имеется признак продаж категории соответствующей продукту в NPD за последние 90 дней. TgtPOP = Tot_POP* TGTPCT Actual NPD - процент магазинов (точек) с новым продуктом TgtAchievment - процент выполнения таргета NPD

30 SKU Coverage KPI (non NPD month) Оценка покрытия торговых точек (ТТ) приоритетными продуктами из заданного отделом СМ списка регулярно продаваемых продуктов. Отношение кол-ва магазинов в канале продаж (находящихся в зоне ответственности сотрудника), которые осуществляли закупку SKU (из заданного в плане списка регулярно продаваемых продуктов), от планового кол-ва магазинов, находящихся в зоне ТП. Actual_POP - количество точек с продажами SKU, по которым производится расчет. (из заданного в плане списка регулярно продаваемых продуктов) Category_POP - количество активных точек в канале, для которых имеется признак продаж категории (на основании продаж за последние 90 дней) соответствующей SKU по которому производится расчет (из заданного в плане списка регулярно продаваемых продуктов) Target number of POP – план в виде количества ТТ, в которые должен быть продан продукт. Комментарий: Таргет зависит от достижений (продаж) в предыдущем месяце, текущих категорийных галок и индивидуален для каждого Торгового Представителя. Actual SKU Cov, % - процент магазинов (точек) с продажами SKU по которому производится расчет (из заданного в плане списка регулярно продаваемых продуктов) от Category_POP. Actual SKU = [Actual_POP]/[ Category_POP] TgtAchievment - процент выполнения плана, используется в финальном расчете бонуса. TgtAchievment = [Actual_POP]/[Target number of POP]