Скачать презентацию
Идет загрузка презентации. Пожалуйста, подождите
Презентация была опубликована 11 лет назад пользователемduma.tomsk.ru
1 Правила оформления текстовых документов
2 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» Разработан Всероссийским научно- исследовательским институтом документации и архивного дела (ВНИИДАД) и введен в действие с 1 июля 2003 года.
3 Документы изготавливаются на бланках. Формат бланков документов: А4 (210х297) и А5 (148х210). Поля документа: 20 мм. – левое, 10 мм. – правое, 20 мм. – верхнее, 20 мм. – нижнее
4 4 Существует два варианта расположения реквизитов: 1.Угловое 2. Продольное
5 Общий бланк
6 Бланк письма (угловой)
7 Бланк письма (продольный)
8 Формула эффективного письма: привлечь внимание тех, кому вы пишете вызвать интерес учесть желания адресата побудить к определенным действиям. Текст письма, как правило, не должен превышать 1 стр. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности. Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Текст письма не должен допускать несколько толкований
9 Текст письма состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Обращения: «Уважаемый Николай Петрович!» В вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ. Заключительная часть обычно представляет собой формулу вежливости. Например: С уважением, генеральный директор …
10 Одной из особенностью делового письма является стиль и язык написания, т.е. официально-деловой стиль. Употребление терминов в тексте должно быть обосновано. Термин должен быть понятен как автору, так и адресату. Употребление заимствованных слов следует избегать. Типичная ошибка – излишнее их использование. Лучше использовать для обозначения русский аналог. Например: «пролонгировать» - «продлить»; «анонс» - «объявление».
11 Особенность делового стиля – универсальные слова. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений. Например: «До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей».
12 Употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизмененном виде. Например: «Сообщаем, что в период с … по … Установлено, что в период с … по … Сообщаем, что по состоянию на … Акт составлен комиссией в составе … Направляем на рассмотрение и утверждение … Считаем целесообразным … Просим Вас рассмотреть вопрос о …»
13 Особенность деловой речи – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например: «предоставить в пользование; направить на рассмотрение; передать в управление; оказывать содействие; осуществлять контроль; вносить предложения».
14 В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы. Например: «оказать содействие – посодействовать»; «оказать помощь – помочь»; «произвести уборку – убрать»; «провести учет – учесть»; «оказывать поддержку – поддержать».
15 Письменному деловому общению свойственен неличный характер изложения текста. Глаголы употребляются в третьей форме. Например: «Комиссией проведена проверка и установлено …» «Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом …». Особенностью делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двухсоставных, с обособленными оборотами.
16 Например: «Указанные основные объекты, внесенные в уставной фонд предприятия, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово- хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарковки Администрации Московской области». В деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что». Все числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов. Например: «пятеро сотрудников» - «5 сотрудников».
18 Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть состоит из постоянной и переменной информации. Постоянная информация: «Председатель», «Президиум», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Переменная информация: Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных
19 Фамилии располагаются в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: 156 чел. (Регистрационный лист к протоколу общего собрания акционеров от
20 ПОВЕСТКА ДНЯ (пункты нумеруются арабскими цифрами, вопросы располагают по степени важности и сложности). Основная часть по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня. С красной строки пишут И.О.Ф. в именительном падеже и краткое содержание доклада или сообщения. Например: 1. СЛУШАЛИ В.А. Пастухов – доклад прилагается
21 Выступили, вопросы и ответы, прения фиксируют в разделе «ВЫСТУПИЛИ». С красной строки пишут И.О.Ф. выступающих с указанием должности, после тире краткое содержание выступления. Повествование можно вести либо от первого лица («Я предлагаю…»), либо от третьего лица («Фролов сказал, что …») или в безличной форме («Степановым было представлено …»). Если выступающим представлен текст, то пишем «Текст выступления прилагается». При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пишутся
22 Например: А.А. Смирнов, начальник цеха 4, - В какие сроки предполагается завершить реорганизацию цеха? П.В. Воронин, заместитель директора по производству, - Не позднее 20 декабря этого года. Завершающей частью протокола является постановление (решение). Постановляющую часть строят по схеме: действие- исполнение – срок
23 Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. (Например: устав от ). При выборах в протоколе указывают результаты голосования: «За» чел. «Против» - 4 чел. «Воздержались» - 2 чел. Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен ознакомить каждого выступающего с текстом протокола
26 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Еще похожие презентации в нашем архиве:
© 2024 MyShared Inc.
All rights reserved.