02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Комплексная автоматизация документооборота и контроля исполнения документов и поручений. - презентация

1 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Комплексная автоматизация документооборота и контроля исполнения документов и поручений

2 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Цели внедрения Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений и документов Автоматизация процессов обработки, хранения и поиска электронных документов Создание условия для перехода на безбумажный документооборот

3 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Структура системы

4 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Преимущества Современная функциональность для корпоративного документооборота Современная функциональность Эффективный контроль исполнения документов, планов и поручений Эффективный контроль исполнения Готовые решения для делопроизводства делопроизводства Интеграция в единое информационное пространство Интеграция

5 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Преимущества Применение современных средств защиты информации Шифрование всех потоков данных (SSL) Использование Электронно-цифровой подписи и ключей i-Token Ролевая модель работы с документами Ведение истории работы с документами

6 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Преимущества Возможность быстро приступить к работе Возможность быстро приступить к работе Система легко масштабируется под задачи бизнеса (самостоятельная адаптация)самостоятельная адаптация Низкая совокупная стоимость владения Низкая совокупная стоимость владения Внедрение «под ключ» (консалтинговые услуги) Внедрение «под ключ» (консалтинговые услуги)

7 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Платформа Архитектура системы рассчитана на одновременную работу сотен рабочих мест с возможностью масштабирования Операционные системы: Windows 2000/2003, Linux Браузер: IE 5.5 или выше 1 DBMS: MS SQL или Oracle 2.8 Ghz processor 2Gb Mb RAM 80Gb*3 HDD RAID 1 Web сервер: Apache 2.8 Ghz processor 1Gb RAM 80Gb HDD

8 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Стоимость системы Стоимость коробочного варианта системы на 20 рабочих мест без средств разработки составляет 625 у.е. Стоимость средств разработки составляет 300 у.е. Стоимость обучения группы из 10 человек составляет 460 у.е. Скачать подробный прайс-лист системы

9 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Контакты Россия г. Москва ЗАО «Евроменеджмент» Phone Fax WWWwww.itas.emd.ru, Служба поддержки: Escom HotLine© ( c 09:00 до 20:00 MSK ) : Phone(095) Руководитель проекта: Филатов Максим Сергеевич ICQ

10 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Адаптация Встроенные средства визуальной разработки:визуальной разработки Конструктор Документов и маршрутов Конструктор Форм и скриптов Конструктор Отчетов Конструктор Справочников Конструктор Ролей Конструктор Журналов (папки, фильтры) Поставка исходного кода системы Руководство разработчика

11 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Низкая стоимость владения Простое администрирование и настройка Легкость в освоении персоналом Неограниченное количество лицензий Автоматическое обновление версии Использование общедоступных каналов связи Минимальное количество лицензий для MS SQL Бесплатный web сервер

12 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Консалтинговые услуги Постановка и оптимизация процессов документооборота и контроля исполнения IT-Аудит информационной системы Разработка концепции и технических заданий Обучение персонала и администраторов Адаптация системы под специфику Интеграция с существующими системами Программы и методики внедрения Сопровождение и консультации

13 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Быстрый старт Поставка с набором готовых документов Делопроизводства: приказы, служебные записки, письма, протоколы, задания, планы Простота в использовании Подробная документация Ролевые инструкции (регламенты) Простая и удобная инсталляция Удобный и интуитивный интерфейс

14 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Сообщения и напоминания Обмен сообщениями между пользователями Дублирование сообщений на электронную почту Ведение личных контактов Ведение истории сообщения Вывод информации об активных пользователях Автоматические уведомления при изменении документов и напоминания о событиях

15 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Документооборот Простой, единообразный и прозрачный доступ для работы локальных и удаленных пользователей (удаленные подразделения, мобильные пользователи) через Интернет в режиме «онлайн» с единой базой данных Универсальный обозреватель документов Высокая степень доступности и надежность хранения документов Маршруты документов, состояния, действия, условия перехода Маршруты

16 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Документооборот Ролевая модель доступа к документам Ролевая модель доступа Быстрый и удобный полнотекстовый и атрибутный поиск информации Связывание документов с файлами вложений. Полнотекстовый поиск по вложениям Автоматическая генерация реквизитов Использование словарей и справочников для заполнения атрибутов (полей) документов

17 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Документооборот Автоматизация процедур согласования, регистрации Поддержка версионности документов и файлов вложений История внесения изменений в документы Шаблоны бланков документов Включение в документ произвольных комментариев Поддержка операций «drag & drop»

18 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Маршрут документа

19 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC

20 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Обозреватель документов

21 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Контроль исполнения Контроль сроков исполнения Контроль текущего состояния документа, задания Контроль текущего состояния Персональные поручения Списки рассылки и исполнителей Связанные документы Сообщения, уведомления и напоминания Отчеты по исполнению (просроченные, выполненные, завершенные и т.д.) Отчеты по исполнению

22 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Контроль исполнения Списки актуальных задач исполнителей Создание заданий и контроль исполнения Делегирование задач, создание связанных задач Создание Планов работы и создание задач из Планов Управление совещаниями, встречами, контактами

23 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм В документ могут быть внедрены гиперссылки на другие документы и вложены произвольные файлы

24 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм Текущее состояние документа отражено в заголовке формы. Используя панель подсказки можно открыть графическое представление маршрута документа … Автоматически сформированная подсказка

25 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм … и увидеть текущее состояние документа на графической схеме

26 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм Исполнителям документа автоматически отправляются уведомления. Имеется возможность создать несколько поручений и уведомлений для каждого из исполнителей

27 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм Можно посмотреть состояния всех уведомлений по документу или по конкретному исполнителю, а так же …

28 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм … посмотреть все поручения по исполнению документа или поручения по конкретному исполнителю

29 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм Отчеты по исполнению документов формируются на основании текущего состояния документов и сроков их исполнения Просрочено

30 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм Контроль сроков исполнения документов осуществляется автоматически системой и ответственным за исполнение документа

31 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Примеры экранных форм Персональные поручения направляются исполнителям документов и используются для контроля исполнения документов

32 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Интеграция Интеграция с существующими у заказчика системами Интеграция с системами сканирования, распознавания и потокового ввода документов Интеграция с системами электронно- цифровой подписи и криптографии Интеграция с общероссийскими классификаторами

33 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Делопроизводство Готовые виды документов, журналы Формы, бланки, отчеты, справки и т.д. Регистрация, согласование Номенклатура дел, списание в дело Учет мест хранения документов Штатное расписание Архивное хранение (описи, тома, акты и др.) Контроль исполнения документов, отчеты

34 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Задания исполнителям Список актуальных задач сотрудника

35 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Интегрированная среда разработки Конструктор структуры Конструктор форм Редактор скриптов Менеджер проекта Панель компонентов

36 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Структура документа

37 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Роли Роли (Автор, Регистратор, Руководитель, Куратор и др.) – это группы сотрудников, которые участвуют в процессе работы с документом. Роль имеет собственный набор прав доступа к документам, например: Выполнение действий с маршрутом документа Просмотр и изменение атрибутов документа Печать документа, работа с вложениями Создание поручений и контроль исполнения

38 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC © Роли Список ролей определяются на уровне системы. Для каждого шаблона Документа создается свой набор Ролей путем выбора их из общесистемного списка Конкретизация Ролей сотрудниками осуществляется на общесистемном уровне или перед стартом экземпляра документа, либо в ходе работы с документом При конкретизации Роли сотрудник выбирается из штатного расписания.

39 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC Пример настройки прав доступа Роли Настройка прав доступа на изменение Права настраиваются для каждого состояния

40 02 ноября 2005 г ESCOM.DOC© Конкретизация роли 3. Добавление сотрудника в список роли 2. Список сотрудников роли 1. Конфигуратор ролей