Подготовлена Центром МАКО и НСРМО, май 2013 г.. Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем. - презентация

1 Подготовлена Центром МАКО и НСРМО, май 2013 г.

2 Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим П. Друкер Тайм-менеджмент – это учёт времени, то есть оптимальное и эффективное управление своим временным ресурсом. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.

3 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ: постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других. отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач. некомпетентность сотрудника, несоответствие должности постоянные доработки дома. Руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье; большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. воры времени – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела. суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

4 cупруги сон транспорт ТВ духовность семья работа домашние дела еда Для того чтоб эффективно управлять временем, нужно понимать из чего оно состоит. Западные ученые из международной Ассоциации Исследования Времени (International Association of Time Use Research) на основе проведенных исследований в рамках предложили такую структуру, где выделяется затраченное время на разные аспекты жизни: Часы в неделю по деятельности -всех участников сообщества время для себя

5 Задача тайм-менеджмента - упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени)дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Теории и люди Существует несколько распространенных теорий и технологий, которые помогают управлять собственным временем: Принцип Эйзенхауэра (устанавливать приоритеты в работе по критериям срочности и важности). Закон Парето, или принцип 20/80. Task list или (to-do list) - формулирование перечня-списка задач – Task list или (to-do list) на день, на неделю, на месяц и на год. Tеория Getting Things Done, разработанная Дэвидом Алленом (GTD, или как привести дела в порядок»).

6 ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ. Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели. Цель должна быть ясной, четкой и понятной. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты. Это позволяет: 1) Не только правильно делать дела, но и делать правильные дела; 2) Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы; 3)Не столько сохранять средства, сколько оптимизировать их использование; 4) Не просто выполнять задолженности, но и добиваться результатов; 5) Не только уменьшать затраты, но и повышать прибыль Современные приемы тайм- менеджмента:

7 Существуют несколько основных правил планирования: 1. При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время. 2. Документировать потраченное время, с указанием, как и на что оно было потеряно, чтобы иметь представление о его расходе. 3. Чтобы сводить все задачи воедино, необходимо иметь представление о предстоящих делах, разделить их по степени срочности. 4. Создавайте реальные планы лишь с тем объемом задач, с которым можно справиться. 5. Научиться определять темп работы и количество нужной информации для ее выполнения. 6. Если в работе регулярно возникают помехи в виде срочных, спонтанно возникающих дел – предусмотреть в плане время и на решение таких дел. КЛАССИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени.

8 Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике технику анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы: А. Важнейшие задачи - составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов. Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов. В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»). «ЗОЛОТЫЕ» ПРОПОРЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ (ПРИНЦИП ПАРЕТО). 20% 80%

9 Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы: 1.срочные (важные) задачи. Их выполняет руководитель; 2.срочные (менее важные) задачи. Руководитель может перепоручить их решение другим лицам; 3.менее срочные (важные) задачи. Руководитель необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам; 4.менее срочные (менее важные) задачи. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

10 Основные преимущества делегирования: 1. У руководителя высвобождается время для более важных задач; 2. Использование и развитие профессиональных знаний и навыков работников; 3. Стимулирование раскрытия способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых; 4. Положительное воздействие на мотивацию труда сотрудников. Для правильного делегирования необходимо придерживаться следующих правил: 1. подбирать подходящих сотрудников; 2. распределять сферы ответственности; 3. координировать выполнение порученных задач; 4. стимулировать и консультировать подчинённых; 5. контролировать рабочий процесс и результаты; 6. давать оценку своим сотрудникам; 7. пресекать попытки обратного или последующего делегирования. ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ - ПЕРЕПОРУЧЕНИЕ ЗАДАЧ СВОИМ ПОДЧИНЕННЫМ ИЛИ КОЛЛЕГАМ

11 Контроль результатов служит для оптимизации трудового процесса, он охватывает три задачи: 1. Осмысление физического состояния. Приносит ли планирование результаты, способствует ли комфорту; 2. Сравнение запланированного с максимально возможным. Необходимо регулярно анализировать деятельность, определять моменты потери времени, составлять листки помех; 3. Корректировка по установленным отклонениям. Необходимо перепроверять планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Контроль итогов и корректировка целей.

12 Тайм-менеджмент – это новое направление в управлении предприятием. В корпоративном тайм-менеджменте выделяют три направления: 1.корпоративный тайм-менеджмент организации; 2.корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений; 3.индивидуальный тайм-менеджмент ведущих специалистов. Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения. Корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений предполагает формирование единообразного алгоритма выполнения своей работы для сотрудников одного или нескольких подразделений, выполняющих однообразные обязанности. Индивидуального тайм-менеджмент ведущих специалистов представляет собой индивидуальный тайм-менеджмент руководителя и человека.

13 Не дурачьте по календарю. Есть только столько дней в году, сколько вы используете. Один человек вытаскивает ценность только недели из года В то время как другой человек вытаскивает ценность целого года из недели Чарльз ричардс ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ: 1.Планирование высвобождает время: 2.Самое главное определить главное (метод АБВГД); 3.Закон принудительной эффективности (методом Эйзенхауэра) «На всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат». 4. «Съесть на лягушку»: сравнивание лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений просто взять и сделать; ПРАВИЛО 6 «П»: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

14 5. Слово «нет» экономит неожиданно много времени: Самое главное слово для организации собственного времени это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу вопроса для Вашей эффективности: 1. Какие дела самые важные и ценные? 2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение? 3. Как использовать свое время с наибольшей пользой? 7. На что способна корзина для мусора? Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора один из самых эффективных инструментов управления временем. 8. Принцип равновесия Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

15 Цените своё время, используйте его толково и с пользой!

16 1.Зайверт Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время М.: Интерэксперт, Организация рабочего времени, учебник М: ДеКА, Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием Пенза, Электронный журнал «Корпоративные Финансы»