БИЗНЕС-РУССКИЙ К О М М Е Р Ч Е С К А Я КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Общие правила составления писем на русском и польском языках G r z e g o r z A. Z i ę t a l a. - презентация

1 БИЗНЕС-РУССКИЙ К О М М Е Р Ч Е С К А Я КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Общие правила составления писем на русском и польском языках G r z e g o r z A. Z i ę t a l a

2 Обратите внимание: ПИСЬМО ПИСЬМО но ПИСЬМА КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ = ПЕРЕПИСКА

3 КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ ПО МАТЕРИАЛАМ: ГОСТ Р ГОСТ Р Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4 Основные элементы письма: РЕКВИЗИТЫ / ЗАГОЛОВОК (dane firmowe / nagłówek) РЕКВИЗИТЫ / ЗАГОЛОВОК (dane firmowe / nagłówek) КОРРЕСПОНДЕНТСКИЕ / РЕГИСТРАТУРНЫЕ ПОМЕТЫ (numer / symbol sprawy korespondenta / identyfikator listu) КОРРЕСПОНДЕНТСКИЕ / РЕГИСТРАТУРНЫЕ ПОМЕТЫ (numer / symbol sprawy korespondenta / identyfikator listu) АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ / ВНУТРЕННИЙ АДРЕС (adres odbiorcy / adresat) АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ / ВНУТРЕННИЙ АДРЕС (adres odbiorcy / adresat) ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ / ТЕМА ПИСЬМА (temat sprawy / sprawa) ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ / ТЕМА ПИСЬМА (temat sprawy / sprawa) ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ (grzecznościowy zwrot otwierający) ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ (grzecznościowy zwrot otwierający) ТЕКСТ ПИСЬМА (treść listu) ТЕКСТ ПИСЬМА (treść listu) ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ (grzecznościowy zwrot zamykający) ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ (grzecznościowy zwrot zamykający) ДОЛЖНОСТЬ (stanowisko), ПОДПИСЬ ДОЛЖНОСТЬ (stanowisko), ПОДПИСЬ ПРИЛОЖЕНИЕ / ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛАГАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ (załączniki) ПРИЛОЖЕНИЕ / ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛАГАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ (załączniki)

5 Реквизит 03 – Эмблема организации или товарного знака (знака обслуживания) логотип / logo

6 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

7 Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН / REGON

8 ОГРН уникальный номер - основной государственный регистрационный номер, который присваивается один раз и никогда не меняется вплоть до ликвидации или реорганизации данного юридического лица. Присвоение ОГРН фиксируется в специальном штампе, проставляемом на обороте учредительного документа, и содержит 13 цифр этого номера.

9 приложить / прилагать (что?) документ приложение (чего?) документа присвоить / присваивать (что?) номер присвоение (чего?) номера ликвидировать (что?) предприятие ликвидация (чего?) предприятия реорганизовать / реорганизовывать (что?) фирму реорганизация (чего?) фирмы проставить / проставлять (что?) штамп проставление (чего?) штампа содержать (что?) цифры содержание (чего?) документа

10 Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ИНН/КПП // NIP

11 ИНН / КПП Идентификационный номер налогоплательщика – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. код причины постановки на учет в банковских реквизитах является дополнением к ИНН в связи с постановкой на учет в разных налоговых органах. КПП присваивается при постановке на учет как по месту нахождения организации, так и по месту нахождения обособленных подразделений при наличии соответствующих документов.

12 платить (что?) налог налогоплательщик плата / уплата (чего?) налога поставить / поставлять на учёт юридическое лицо физическое лицо индивидуальный предприниматель дополнить (что?) данные дополнение (чего?) документа дополнение к (чему?) документу

13 ОКПО Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Код ОКПО присваивается в момент регистрации юридического лица и показывает вид деятельности. Код ОКПО меняется, если деятельность предприятия расширяется или меняется.

14 предприятие – (чего?) предприятия предприятия – (чего?) предприятий регистрировать / зарегистрировать (что?) организацию регистрация (чего?) организации расширить / расширять (что?) деятельность расширение (чего?) деятельности изменить / изменять (что?) деятельность изменение (чего?) деятельности

15 Реквизиты 08, 09 Реквизит 08 – наименование организации / nazwa instytucji Реквизит 09 - справочные данные об организации / adres, telefony

16 Замечания Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево, например: ; В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяют крайнюю левую группу в три цифры: Оба буквенных написания - тел. и тел.: - соответствуют правилам, чаще употребляется второй вариант

17 Расположение реквизитов Продольное расположение: Продольное расположение: АО Импорт ул. Новая, д. 2/3 Москва, тел./факс: Угловое расположение Угловое расположение АО Импорт ул. Новая, д. 2/3 Москва, тел./факс:

18 Реквизит 11 - Дата документа в письме дата

19 дата документа Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: , а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2007 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

20 Реквизит 12 - регистрационный номер документа регистрационный номер / Nasz znak:

21 Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа ссылка на дату ссылка на регистрационный номер

22 Корреспондентские пометы /экс/2006 на 234 от – дата отправления нашего письма 45/экс/2006 – регистрационный номер нашего письма – дата получения письма от другой фирмы 234 – регистрационный номер полученного письма

23 Реквизит 15 - Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

24 Обозначение адресата Генеральному директору АО Мосинвест (г-ну) В.А. Новикову или АО Мосинвест Генеральному директору (г-ну) В.А. Новикову

25 Обозначение адресата При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес: АО Мосинвест Профсоюзная ул., д. 82 Москва,

26 Обозначение адресата При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес Васильеву А.П. ул.Садовая, д.5, кв.12 г.Липки, Киреевский р-н Тульская обл.,

27 Обозначение адресата должность организация И.О. Фамилия

28 Реквизит 17 - Резолюция Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п.

29 Реквизит 17 - Резолюция Резолюция

30 Реквизит 18 - Заголовок к тексту Заголовок к тексту формулируется в рус-ском языке конструкцией О (ОБ) + ПРЕДЛ. ПАДЕЖ, в польском: DOT.: DOPEŁNIACZ. О высылке прейскуранта. Dot.: wysłania cennika. Или: Sprawa: cennik Используются также конструкции: ПО ВОПРОСУ+РОД. ПАДЕЖ, а также КАС. + РОД. ПАДЕЖ (от: касательно).

31 Заголовок к тексту Заголовок / Sprawa:

32 Вступительная формула вежливости Уважаемый Степан Александрович! Уважаемый Степан Александрович! Уважаемый господин Петровский! Уважаемый господин Петровский! Уважаемый господин директор! Уважаемый господин директор! Уважаемая госпожа Ковальская! Уважаемая госпожа Ковальская! Уважаемая госпожа директор! Уважаемая госпожа директор! МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СОКРАЩЕНИЯ: г-н господинг-жагоспожагг.господа

33 При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения: Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии) Многоуважаемые ветераны!

34 Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо- официальный оттенок.

35 Вступительная формула вежливости

36 Заключительная формула вежливости С уважением Преданный Вам Искренне Ваш С наилучшими пожеланиями С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в... Надеемся, что наша просьба будет выполнена Убедительно просим Вас не задерживать ответ

37 Замечание Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

38 Замечание Не рекомендуется использовать этикетные формулы Уважаемый и С уважением в тексте одного письма (получается как бы "двойное уважение"). Можно завершить письмо словами Искренне Ваш.

39 Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения Приложение: Каталог – 1экз. Приложение: Каталог – 1экз. Приложение: на 6 л. в 3 экз. Приложение: на 6 л. в 3 экз. Приложение: 1. Прейскурант – 1 экз. Приложение: 1. Прейскурант – 1 экз. 2. Каталог – 1 экз. 2. Каталог – 1 экз.

40 Приложения список прило- жений

41 Реквизит 22 - подпись должность подпись расшифровка подписи: И.О. фамилия

42 Подпись При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: Директор Личная подпись А.А. Борисов Гл. бухгалтер Личная подпись С.А. Новиков

43 Подпись При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне: Заместитель директора по торговле по финансам Личная подпись А.Ф. Невский Личная подпись П.С. Белый

44 Реквизит 25 - оттиск печати круглая печать Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

45 Реквизит 27 – отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Исполнитель

46 Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка

47 Схема коммерческого письма – продольное расположение реквизиты фирмы дата составления составления рег. адрес получателя ссылка на рег. место составления заголовок к тексту вступительная формула вежливости Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма. заключительная формула вежливости должностьподписьинициалы, фамилия приложение:

48 Схема коммерческого письма – угловое расположение реквизиты фирмы адрес получателя дата составления составления рег. ссылка на рег. место составления заголовок к тексту вступительная формула вежливости Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма. заключительная формула вежливости должностьподписьинициалы, фамилия приложение:

49 угловое расположение продольное расположение

50 толкование 01 – Государственный герб Российской Федерации 02 – герб субъекта Российской Федерации 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 – код формы документа 08 – наименование организации 09 - справочные данные об организации 10 - наименование вида документа 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 - место составления или издания документа 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – резолюция 18 – заголовок к тексту 19 – отметка о контроле 20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения 22 – подпись 23 - гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 25 – оттиск печати 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка об исполнителе 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 – отметка о поступлении документа в организацию 30 – идентификатор электронной копии документа

51 KORESPONDENCJA PO POLSKU NA PODSTAWIE: NA PODSTAWIE: 1.A. Wiszniewski, Tajniki pisania, czyli 100 reguł i wzorów dobrego tekstu, Katowice A. Wiszniewski, Sztuka pisania, Katowice PN-76-P-55315

52 Rozmieszczenie większości elementów pisma do 1990 roku wyznaczał Polski Komitet Normalizacji i Miar Polską Normą PN-76-P Obecnie stosowane są blankiety uproszczone BU.

53 Nagłówek – 2 warianty

54 Adresat Szanowny Pan mgr Piotr Nowak Dyrektor Rosimport S.A. Ul. Południowa Warszawa

55 Grzecznościowy zwrot otwierający Szanowny Panie, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowny Panie Prezesie, Szanowni Państwo, UWAGA: Coraz częściej stosuje się wariant anglosaski – po zwrocie stawia się przecinek i nowe zdanie rozpoczyna się dużą literą, chociaż zgodnie z polskimi zasadami pisowni powinno się pisać nowe zdanie małą literą. Niektórzy po zwrocie grzecznościowym stawiają wykrzyknik lub kropkę.

56 Grzecznościowy zwrot zamykający Z wyrazami (głębokiego, ogromnego) szacunku, Z wyrazami poważania, Łączę wyrazy szacunku, Z szacunkiem, Z poważaniem, Z przyjaźnią i życzliwością, Z serdecznymi pozdrowieniami, UWAGA: Po formułce zamykającej stawia się przecinek, jeżeli przecinkiem zakończyło się zwrot otwierający lub kropkę, jeśli zwrot otwierający kończyło się kropką.

57 Format listu pisanego w imieniu instytucji

58 Blankiet BZ 1

59 BR 1

60 Podpisy 1. wariant – podpisuje 1 osoba 2. wariant – podpisują 2 osoby – z lewej osoba o niższej randze, z prawej – o wyższej

61 Przykład pisma