Www.rkit.ru ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ОБЩЕЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ Аборина Елена Начальник. - презентация

1 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ОБЩЕЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ Аборина Елена Начальник коммерческого отдела Иркутск 2011

2 АРХИТЕКТУРА DOCSVISION Согласование договоров Технологическая платформа документооборота DocsVision Дело- производство Серверуправлениядокументами Серверуправленияпроцессами Конструкторрешений Шлюзы Дополнительныемодули Управление архивом документов Управление бизнес- процессами Приложения и решения партнеров и клиентов ServiceDeskОбработкаЗаявокУправлениеБизнес-процессами СРЕДСТВА НАСТРОЙКИ, API & SDK Платформа Microsoft. NET Windows Server, IIS, SQL Server, Workflow Foundation

3 КОМПЛЕКСНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ Процессы, связанные с основным бизнесом Классический документо- оборот, архив Совместная работа с документами Отчеты и бизнес- аналитика Корпоративные процессы Распределенный документо- оборот Платформа DocsVision Согласование документов: Договоров Платежей Заявок Совместная работа на базе MOSS Технологии OCS Обмен документами, поручениями; Распределенное согласование Контроль исполнения Оперативные отчеты Консолидированная статистика Интеграция данных из разных систем Регистрация документов Работа с приказами /распоряжениями Контроль исполнительской дисциплины Управление архивом Управление совещаниями Менеджмент качества HR-процессы обработки документов командировки, отпуска,… Service Desk Бронирование ресурсов переговорные, автомобили,…

4 НАПРАВЛЕНИЯ КОМПЛЕКСНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЭД I II III - Делопроизводственные процессы, контроль по всей цепочке исполнения документов - Подготовка и согласование проектов документов (ОРД, Договоры, Планы…….) - Сопровождение договоров, включая контроль исполнения различных обязательств по этапам договора - Подготовка совещаний, рассылка и контроль исполнения решений - Управление документами по проектам - Управление задачами/мероприятиями по проектам - Поддержка документооборота подразделений - Управление загрузкой сотрудников подразделений - Управление процессами выполнения заявок/ запросов - Управление нормативной документацией по обеспечению бизнеса - Поддержка документооборота и процедур СМК - Ведение архивов различной документации и управление жизненным циклом документации …..Любые другие управленческие процедуры, процессы

5 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РЕШЕНИЯ «Общее делопроизводство и КИД» Регистрация корреспонденции и внутренних документов; Рассылка заданий и поручений по документам и не только; Контроль исполнения – предупреждение неисполнения, отчеты, статистика; Формирование архива; Поддержка библиотеки файлов, регламентов; Поиски; Рабочее место руководителя; Рабочее место сотрудника; Ресурс подразделения

6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ Рабочее место делопроизводителя регистрация корреспонденции, внутренних документов; рассылка резолюций и поручений по документам; постановка документов на контроль, осуществление контроля; поиск документов; формирование почтовых реестров; формирование архива документов. Рабочее место сотрудника (исполнителя) получение и работа с заданиями по документам, локальным поручениям; распределение работы по заданиям, оценка собственной загрузки Просмотр данных по работе с документами, поручениями. Рабочее место руководителя наложение резолюций на документы; получение и работа с заданиями по документам; делегирование и перепоручение исполнения заданий сотрудникам; просмотр заданий подчиненных сотрудников ; контроль работы сотрудников. Ресурс подразделения просмотр документов, относящихся к подразделению; поиск документов; создание локальных поручений сотрудникам; контроль исполнения локальных поручений сотрудниками; создание и использование библиотеки файлов подразделения.

7 УЧАСТНИКИ (РОЛИ) Рабочее место делопроизводителя Рабочее место сотрудника (исполнителя) Рабочее место руководителя Ресурс подразделения Руководитель Руководитель подразделения Заместитель Помощник руководителя, делопроизводитель Исполнитель

8 Помощник руководителя ОБЩЕЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КИД Централизованная регистрация Децентрализованная регистрация

9 ПОДДЕРЖКА ХОЛДИНГОВОЙ СТРУКТУРЫ Единая база документов; Поддержка централизованной/ децентрализованной регистрации; Возможность получения данных (отчетов о регистрации, исполнении) как в отдельности по каждому предприятию, так и по холдингу в целом Гибкое распределение прав доступа к документам предприятий внутри холдинга

10 Помощник руководителя РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА

11 Помощник руководителя РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА

12 Компания Помощник руководителя КОНТРОЛЬ Документы, не снятые с контроля Компания Документы «На рассмотрении», по которым нет ответа от руководителя

13 РАБОЧЕЕ МЕСТО РУКОВОДИТЕЛЯ Стандартные папки для организации работы с заданиями Текущая ежедневная работа – наложение резолюций, контроль и т.д. Отправка поручений, контроль, сбор статистики по исполнению Реестры входящей и исходящей корреспонденции, зарегистрированной делопроизводителями Автоматический реестр зарегистрированных протоколов совещаний и поручений по ним. Контроль Автоматический реестр зарегистрированных служебных записок и поручений по ним. Контроль

14 НАЛОЖЕНИЕ И ОТПРАВКА РЕЗОЛЮЦИИ Руководитель Заместитель Руководитель сам работает в системе, отписывает резолюции напрямую исполнителям

15 НАЛОЖЕНИЕ И ОТПРАВКА РЕЗОЛЮЦИЙ Руководитель

16 РАБОТА С ЗАДАНИЯМИ Заместитель Делегирование и перепоручение Исполнение Комментарии

17 НАЛОЖЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИЙ Помощник руководителя Руководитель подразделения Исполнитель

18 Руководитель подразделения РЕГИСТРАЦИЯ РЕЗОЛЮЦИЙ Помощник руководителя

19 КОНТРОЛЬ Группировка в различных разрезах: по документу…

20 КОНТРОЛЬ … или по исполнителю и состоянию

21 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ (3952) , Просроченные и не исполненные документы

22 КОНТРОЛЬ И ПЛАНИРОВАНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ (3952) , План исполнения документов на период, например, неделю. Исполнить к сроку

23 АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ Подборка взаимосвязанной корреспонденции, например, по теме или контрагенту (3952) ,

24 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ (3952) , Решения по протоколам совещаний, находящиеся на исполнении Ответственные Поручения Сроки

25 ЕДИНООБРАЗИЕ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (3952) , На основе бланков можно создавать файлы документов, например, письма, приказы, протоколы и т.пр.

26 ПОИСК ДОКУМЕНТОВ (3952) , Параметры поиска можно расширять до любых наборов реквизитов, востребованных пользователями

27 СОГЛАСОВАНИЯ (3952) , Безбумажное согласование проектов документов. Контроль хода согласования Список согласователей Тип рассылки Сроки согласования Для типовых маршрутов согласования можно настроить шаблоны с указанием списка согласующих лиц

28 ООО «Решение» г. Иркутск ул. Лермонтова, 130, оф. 434 Тел: (3952) , Спасибо за внимание! Вопросы?