TEMPUS IV- ПЯТЫЙ КОНКУРС ЗАЯВОК Как подготовить конкурентоспособное проектное предложение Исполнительное агентство по образованию, аудиовизуальным средствам. - презентация

1 TEMPUS IV- ПЯТЫЙ КОНКУРС ЗАЯВОК Как подготовить конкурентоспособное проектное предложение Исполнительное агентство по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре (ЕАСЕА), Брюссель

2 План презентации Часть I. Электронная заявка (eForm) и обязательные приложения к ней Часть II. Подготовка заявки, соответствующей условиям конкурса

3 3 I. Электронная заявка (eForm) и обязательные приложения к ней

4 4 Структура электронной заявки (eForm) (основная часть) ЧастьСодержание Титульный листИдентификационные данные конкурса и программы ЧАСТЬ AИдентификационные данные Заявителя и других участвующих в проекте организаций ЧАСТЬ BОрганизация и деятельность ЧАСТЬ CОписание проекта (общие сведения) ЧАСТЬ DПотенциал в плане деятельности ЧАСТЬ EВнедрение проекта / Критерии выделения (детализированное описание проекта) ЧАСТЬ FПлан работы и этапы работ

5 5 No.Содержание 1Декларация (Declaration of Honour) официального представителя Организации-заявителя (pdf / jpg) 2Структурно-логическая матрица (Logical Framework Matrix) (документ Word) 3План работы и бюджет (в Excel) Эти приложения обязательны. Образцы имеются на сайте Агентства. Структура электронной заявки (eForm) (приложения)

6 6 ЧАСТЬ A - Идентификационные данные Заявителя и других участвующих в проекте организаций Партнер 1 (ЗАЯВИТЕЛЬ) A1 Организация (функции, наименование, адрес, телефон, и т.д. + в таблице университетов (Erasmus University Charter) для вузов из государств ЕС) A2 Лицо, ответственное за оформление приложений (name, адрес, телефон, и т.д.) A3 Лицо с полномочиями официального представителя организации (официальный представитель ) – только для организации-заявителя Партнер 2, 3… (партнеры) A1 A2 Части A и B должны заполняться для каждого участника проекта

7 7 B1 Структура: Статус: Частная / Государственная Тип организации B2 Цели и задачи организации основная деятельность, относящаяся к теме проекта (в произвольном виде, до1000 знаков) функции организации в проекте (в произвольном виде, до1000 знаков) B3 Другие гранты ЕС поддержка в рамках Tempus за последние три года (таблица) другие грантовые заявки на тот же проект (таблица) Список организаций-партнеров формируется автоматически после заполнения Частей A и B ЧАСТЬ B Краткое описание организации и ее деятельности

8 8 ЧАСТЬ C. Описание проекта (резюме) C1 Временные рамки проекта C2 Спецификация задач (в произвольном виде, до1000 знаков) C3 Задачи, темы и приоритеты Tempus (отметить варианты и небольшое количество текста) C4 Участвующие страны-партнеры (отметить варианты ) C5 Резюме проекта в целом (в произвольном виде, до2000 знаков) C6 Резюме частей проекта (автоматически) C7 Список подлежащих достижений – продукция/результаты (автоматическим) C8 Общий бюджет C9 История проекта

9 9 ЧАСТЬ D. Потенциал деятельности D1 Навыки и квалификация основного персонала, участвующего в проекте - номер организации - наименование организации - фамилии и имена ключевых участников: резюме соответствующих навыков и опыта (в произвольной форме, до 750 знаков / человека) D2 Определенные задачи, которые будут предметом субконтрактов с представителями вне формального консорциума

10 10 ЧАСТЬ E. Внедрение проекта / Критерии выделения E1 Обоснование проекта – Релевантность (анализ потребностей, направленность на приоритеты, задачи, целевые группы) - объем ограничен: знаков E2 Качество партнерства (удобство совместной работы, основные и дополнительные навыки и квалификация) - объем ограничен: знаков E3 Содержание проекта и методология (учебное содержание, педагогический подход, методология) - объем ограничен: знаков E4 Распространение и устойчивость - объем ограничен: знаков E5 Бюджет и эффективность вложений - объем ограничен: знаков

11 11 ЧАСТЬ F. План работ по группам (WP) (1) F1 Идентификация: WP - тип: Начало – Конец – Продолжительность Соответствующие допущения и риски (не более 400 знаков) Описание (не более 2000 знаков) F2 Конечные результаты – продукция / последствия Наименование Тип или природа Дата поставки Уровень распространения Целевые группы Язык(и) продукта Разработка(суть работы) Обеспечение качества (контроль качества и мониторинг) Распространение Использование результатов (устойчивость) Менеджмент Как минимум один тип WP должен быть описан

12 12 ЧАСТЬ F. План работ по группам (WP) (2) F3 Вовлеченные партнеры по консорциуму: Ведущий партнер Другие партнеры Функции и задачи в группах работ (WP) (не более 400 знаков) F4 Ресурсы, необходимые для заполнения групп работ WP Категории персонала – количество дней – для каждой организации- партнера Задачи, подлежащие суб-контрактированию Командировки: персонал, студенты: количество потоков / направление Оборудование Публикации и печать Другие расходы

13 13 Особенности электронной заявки (eForm) Электронная форма заявки может быть подана только через Интернет Не требуется вашего пребывания он-лайн в момент заполнения или уточнения формы Интерактивная pdf-форма работает в программе Adobe Acrobat Reader (которую можно скачать с веб-сайта Adobe БЕСПЛАТНО) Форма заявки интуитивно понятна и легка в использовании

14 14 eForm – технические требования Для заполнения формы на вашем компьютере должна быть установлена программа Adobe Acrobat Reader (или Standard, или Professional) – для этого могут потребоваться специалисты вашего ИТ подразделения Версия программы должна быть не ниже (до v9) Требуется наличие доступа в сеть Интернет и стандартный браузер Специального ПО для eForm не требуется

15 15 Практические рекомендации До начала заполнения формы прочитайте руководство «eForm User Guide» Убедитесь, что у вас есть вся необходимое компьютерное оборудование и ПО Не пытайтесь заполнить электронную форму заявки непосредственно на веб-сайте – предварительно сохраните ее на своем компьютере Заполните все поля на титульной странице, только затем приступайте к заполнению остальных разделов Периодически сохраняйте файл формы Максимальный размер приложений 5Mб Не заявляйте форму, пока вы полностью не заполнили ее Заявленная форма блокируется – не может быть изменена

16 16 1.План работы и бюджет : - Таблица плана работы (Excel Лист 1) Соответствует представленным в eForm группам работ (work- packages) (разработка, распространение, менеджмент….) - Таблицы бюджета (Excel Листы 2-10) Не недооценивайте рабочую нагрузку, которая заполняется в 10 бюджетных таблицах Следите за полным соответствием между упомянутыми в eForm затратами и затратами, обозначенными в таблицах Excel Следите за реалистичностью стоимости ваших затрат Проводите перекрестные проверки соответствия различных таблиц бюджета Необходимые приложения к eForm

17 17 2. Логико-структурная матрица (ЛСМ): Ознакомьтесь с литературой по ЛСМ Убедитесь, что записи совместимы с предыдущими разделами и соответственно заполнены Еще раз проверьте логику проекта в соответствии с ЛСМ Индикаторы прогресса (количественные / качественные) должны быть конкретными, измеряемыми, реалистичными и должны относиться к целям и результатам проекта Обозначьте и рассмотрите основные предположения и риски Следите за соответствием ЛСМ описанию проекта Необходимые приложения к eForm

18 18 Необходимые приложения к eForm 3.Декларация (Declaration of Honour): Должна быть подписана лицом, имеющим полномочия для заключения официальных соглашений имени организации-заявителя Должна удостоверять, что учреждение-заявитель не подпадает ни под один из случаев, упомянутых в Статьях 93 и 94 Финансовых инструкций (Financial Regulations) (см. Раздел 6 «Критерии исключения» в Руководстве по пятому конкурсу заявок) Декларация принимается в сканированном виде

19 19 II. Подготовка заявки в соответствии с требованиями конкурса

20 Источники для руководства Инструкции для заявителей (заполнение заявления и обязательных документов) Правила и пояснения по содержанию eForm и весь прикладной процесс Руководство пользователя по eForm Помощь в части технических аспектов заполнения eForm Нужна дополнительная помощь...? НТО/НКП

21 21 Процесс отбора базируется на оценке заявок по 4 группам критериев: Критерии правомочности Критерии исключения Критерии отбора Критерии выделения гранта Конкурсные требования

22 Критерий правомочности Большей частью критерии правомочности (см. Раздел 5 и 14 Запроса предложений) сосредоточены в e-form; следующие критерии проходят двойную проверку группой отбора Tempus Selection Team: 1.Формальные требования к подаче заявки 2.Размер гранта и продолжительность проекта 3.Требования к заявителям, партнерам и партнерству (количество партнеров, статус заявителя и партнеров и т.д.) 4.Национальные и региональные приоритеты Не имеет значения, насколько хорошо был проработан проект, если он не соответствует критериям правомочности, это ведет к автоматическому отклонению предложения

23 Основные причины отказа по формальным критериям, 2011 Из 525 поданных проектов, 48 были отвергнуты по причине нарушения критериев правомочности : Минимальное количество высших учебных заведений Тип заявителя Обязательство обеспечить официальные приложения (Мандаты) Не заполнены соответствующие части заявки (таблицы плана работ и бюджета)

24 Критерии исключения Учреждение заявителя не находится ни в одной из ситуаций, упомянутых в Статьях 93 и 94 Финансовых Инструкций (банкротство, профессионально некорректное поведение, мошенничество, коррупция, административный штраф, злоупотребление служебным положением и т.д) Основание: ДЕКЛАРАЦИЯ «DECLARATION OF HONOUR», подписанная официальным представителем учреждения-заявителя

25 Критерии отбора Заявитель обладает эксплуатационным и финансовым* потенциалом для реализации проекта Основание: ДЕКЛАРАЦИЯ «DECLARATION OF HONOUR», подписанная официальным представителем учреждения-заявителя, в которой засвидетельствован статус, официальный представитель, наличие финансового и эксплуатационного потенциала для выполнения предложенных мероприятий Оценка учреждения-заявителя навыки и опыт счета прихода и расхода + бухгалтерский баланс за последних 2 финансовых года** форма банковских реквизитов, заверенная заявителем и банком * EACEA может вернуть предложение, запросить более подробную информацию, запросить финансовых гарантий… **не требуется для государственных органов.

26 Критерии выделения гранта В Запросе определены пять критериев выделения гранта 1.Релевантность (25%) 2.Хорошее качество партнерства (20%) 3.Качество содержания проекта и методологии (25%) 4.Распространение и устойчивость (15%) 5.Бюджет и эффективность вложений (15%)

27 27 Соответствие национальным/региональным приоритетам. Определенность в отношении ключевых проблем и потребностей конкретной страны-партнера (партнеров) и потенциально заинтересованных. Реалистичность и релевантность задач стратегиям реформирования высшего образования в странах-партнерах Направленность на потребности и проблемы четко обозначенных целевых групп; включены соответствующие заинтересованные Проект описывает, как он будет способствовать решению обозначенных проблем. Объяснено, как проектное предложение было подготовлено. ГДЕ в E-form? E.1 Обоснование проекта; C.2 Специфические задачи ; C.3 Резюме проекта (1) Релевантность

28 28 Партнерство должно обладать всеми навыками, опытом и знаниями, необходимыми для удовлетворения потребностей учреждений или систем высшего образования стран-партнеров и достижения целей проекта Каждый партнер из числа стран-партнеров или стран ЕС должен показать, насколько его опыт и функции (с акцентом на навыки и компетенции) релевантны запланированным в рамках проекта мероприятиям Партнерство должно обеспечивать региональное измерение и разнообразие (новые партнеры), а также сбалансированное распределение задач ("пассивные партнеры" отсутствуют) Описаны меры по обеспечению эффективной коммуникации между партнерами ГДЕ в E-form? B; D.1 Навыки и опыт ключевого персонала (2) Качество партнерства

29 29 (3) Качество содержания проекта и методологии Описание проекта в целом, включая: Учебное содержание и педагогический подход; соответствующую методологию, вовлечение заинтересованных в целом, связь между общими и специфическими задачами, а также между ожидаемыми результатами и мероприятиями Процесс контроля качества и мониторинговые оценки, которые будут внедрены Управление проектом, функциями и обязанностями, закрепленными за каждым из партнеров, процесс принятия решений и структура реализации Убедитесь, что информация в этом разделе соответствует ЛСМ Гарантируйте сбалансированное распределение задач (+ функции Главного партнера в группах работ) ГДЕ в E-form? E3. Проект и F. Группы работ; + ЛСМ

30 30 Как информация/результаты проекта будут становиться доступными для групп, непосредственно не вовлеченных Насколько ожидаемые результаты будут устойчивы в долгосрочной перспективе (финансово, на уровне учреждения, на уровне политики) В проекте должно быть предусмотрено: разработка "визуальной" идентификации проекта ясно обозначены целевые группы запланировано внутреннее (в пределах учреждения страны-партнера) и внешнее (в стране-партнере) распространение использован широкий диапазон инструментов распространения реклама первых результатов / продукции консультирование и вовлечение соответствующих заинтересованных (лица, принимающие решения на национальном и учрежденческом уровне, студенческие организации, профессиональные организации, частные лица) меры для признания / аккредитации новых курсов оценка и описание того, что будет после окончания проекта консультирование с Руководством Tempus «Устойчивость через распространение» ГДЕ в E-form? E4. Распространение и устойчивость; F. Группы работ (4) Распространение и устойчивость

31 31 (5) Бюджет и эффективность затрат Реализуйте мероприятия проекта и достигайте ожидаемых результатов и целей максимально экономичным путем, уважая финансовые правила Tempus В проекте необходимо: Соблюдать уровни для зарплаты и мобильности (в соответствии с типом задания в проекте, а не со статусом лица) и предельный уровень бюджета для персонала и оборудования Планировать разумные/эффективные затраты на персонал для каждого вида деятельности (включая разумные затраты на управление) Эффективно использовать периоды мобильности - тщательно планируя время зарубежных командировок для извлечения максимальной пользы для проекта Ограничивать покупку оборудования тем, что действительно необходимо для выполнения проекта Тщательно контролировать допустимость расходов и учитывать расходы по правильным статьям бюджета Объяснять принципы распределения бюджета партнерам Исключать ошибки вычисления и проверять соответствие различных частей бюджета Внимание!: Раздувание бюджета недопустимо! ГДЕ в E-form? E5. Бюджет и рентабельность; бюджетные таблицы в Excel

32 32 Группы работ (WP), результаты и деятельность Обеспечьте логическую структуру мероприятий, сгруппированных в группах работ, увязанных с разумным числом достижений / результатов Гарантируйте логический прогресс результатов в пределах каждой группы работ от года к году Предложите подходящие для достижения каждого конкретного результата мероприятия Идентифицируйте и определите количество всех соответствующих целевых групп (без общих заявлений) Предусмотрите реалистические затраты, непосредственно касающиеся мероприятий и являющиеся рентабельными* Обозначьте и обоснуйте, финансовые ресурсы, необходимые для получения продукции/результата и предусмотренные бюджетом (таблицы Excel) Запланируйте соответствующее число индивидуальных поездок, мест следования и продолжительность для каждой поездки по каждому виду деятельности *В eForm необходима только общая сумма финансирования; отдельные затраты должны указываться в листах таблиц бюджета

33 33 Выбирайте язык, наиболее удобный для всех партнеров проекта Объясняйте понятия и идеи (избегая сокращений, акронимов) Будьте точны и конкретны: приводите факты и цифры; указывайте, ПОЧЕМУ, КЕМ и КАК что-либо будет делаться Избегайте "лоскутной работы" (копирования-вставки информации) Перед подачей заявки, попросите кого-либо, кто не знает проекта, прочитать/выверить черновик проектного предложения. Качество языка и ясность изложения

34 34 Помните, что оценке подлежит только имеющаяся в заявке информация Не надейтесь, что эксперт знаком с предшествующими техническими или историческими аспектами проекта Избегайте наиболее частых ошибок

35 35 С чего начать… Внимательно прочитайте Руководство по подаче заявки, особенно обратите внимание на различия между 4-м и 5-м конкурсами В первую очередь ознакомьтесь с новыми приоритетами (национальными и региональными), после чего принимайте решение, какая из обозначенных в Запросе тем будет наилучшей для разработки проекта Внимательно прочитайте Инструкции по заполнению формы заявки и обязательных приложений* + Руководство пользователя по eForm Найдите заинтересованных и релевантных партнеров Посоветуйтесь со своим НТО / НКП заранее Будьте в курсе других проектов в области высшего образования в задействованных странах-партнерах (должно быть исключено двойное финансирование) * Декларация, таблицы плана работ и бюджета, ЛСМ

36 36 Как можно раньше Устанавливать реалистические временные рамки для подготовки проекта (включая получение Мандатов от партнеров) Получать информацию о технических требованиях для подачи заявки он-лайн как можно раньше Установить методичность: кто и какую часть будет разрабатывать (описание, финансы, приложения и т.д.) Определиться со стратегией коммуникации Определиться КТО будет писать проект; заполнять eForm; подавать eForm и приложения Когда начинать?

37 37 К координатору Офиса Программы Tempus в стране-партнере (NTO) В Национальный контактный пункт в стране ЕС (NCP) На сайт EACEA (следите за регулярными обновлениями): За помощью можно обратится:

38 38