ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ Практика внедрения проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области. Докладчик – Алевров В.Ю. - презентация

1 ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ Практика внедрения проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области. Докладчик – Алевров В.Ю. Круглый стол «Проектное управление» Ярославль

2 Начало внедрения проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области Основание: Концепция административной реформы в Российской Федерации в годах, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г р В 2009 году в рамках областной целевой программы «Повышение эффективности и результативности ОИВ ЯО» были инициированы работы в 2-х направлениях: Правительство Ярославской области создание системы стратегического управления Исполнитель: управление стратегического планирования Правительства области создание системы проектного управления и освоение методов командной работы Исполнитель: управление Правительства области по организационному развитию

3 Правительство Ярославской области Основные работы, осуществленные в рамках 2-х направлений деятельности создание системы стратегического управления Исполнитель: управление стратегического планирования Правительства области создание системы проектного управления и освоение методов командной работы Исполнитель: управление Правительства области по организационному развитию выстраивание процесса разработки стратегии, разработка документов в сфере стратегического управления социально- экономическим развитием Ярославской области приведение областных целевых программ – основного механизма реализации стратегии - в соответствие с принципами проектного управления.

4 Правительство Ярославской области ведомственная разобщенность, слабая командная работа отсутствие четкой ориентации программ на достижение целей развития отсутствие согласованности программ, направленных на достижение одной цели развития доминирование функционального подхода, ориентация на выполнение функций, а не на достижение конкретных результатов. отсутствие единой системы управления знаниями, низкая эффективность межведомственных коммуникаций. Предпосылки применения проектного управления к планированию и реализации областных целевых программ

5 Этапы внедрения системы управления проектами Правительство Ярославской области 1 этап Разработка и утверждение Положения о системе управления программами и проектам. Разработка методики формирования и организации работы межфункциональных групп 2 этап Обучение госслужащих, реализующих ОЦП, основным положениям системы управления программами и проектами. 3 этап Приведение структуры всех ОЦП в соответствие с требованиями системы управления программами и проектами.

6 Правительство Ярославской области Разработано и утверждено «Положение о программно-целевом планировании и контроле», в котором заложены механизмы планирования и реализации областных целевых программ, соответствующие методологии проектного управления Этап 1. Разработка нормативно- правовой базы Цель (и) ОЦП Задача 1 ОЦП Проект 1Проект 2Проект.. Задача 2 ОЦП.. Задача … ОЦП..

7 Правительство Ярославской области Этап 1. Разработка нормативно- правовой базы Разработана и утверждена «Методика формирования и организации работы межфункциональных групп», в которой заложены механизмы управления человеческими ресурсами, соответствующие методологии проектного управления

8 ТемаДлительность Вступление (представления, ожидания)00:15 Основные понятия и определения системы управления программами и проектами (СУПП) 00:45 Связь областных целевых программ со стратегией социально-экономического развития ЯО. 00:30 Процесс разработки и реализации ОЦП (в соответствии с СУПП). Структура и содержание ОЦП. 1:10 Основы системного проектирования (ЖЦ создания систем, основные артефакты при создании систем). Основы целеполагания (как правильно формулировать цели, показатели целей, декомпозировать цели на задачи) 01:45 Основы проектного управления: необходимость применения проектного подхода; инструменты планирования: сетевой график, 4-М, метод критического пути, сжатие расписания, оценка по аналогам; основные роли проекта: распределение ответственности, коммуникации; мониторинг выполнения проектов (порядок и формы отчетности) 01:30 Практические упражнения по разработке ОЦП (работа в группах)2:00 Рекомендации по порядку выполнения работы по внесению изменений в ОЦП для приведения в соответствие с СУПП 0:30 Разбор наиболее распространенных ошибок при разработке программ. Ответы на вопросы слушателей. 01:00 Этап 2. Программа семинара «Основные положения системы управления программами и проектами» Правительство Ярославской области

9 Правительство Ярославской области Этап 3. Приведение структуры ОЦП в соответствие с требованиями СУПП. Удалось добиться: - структура всех ОЦП соответствует структуре проектов - результативность и эффективность ОЦП рассчитывается по единой методике. Возможен сравнительный анализ и прогнозирование - по крупным проектам созданы команды управления проектами

10 Правительство Ярославской области Пример формирования команды проекта Проект «Создать сеть центров предоставления государственных и муниципальных услуг на базе МФЦ» Руководитель проекта Ответственный исполнитель проекта Члены команды проекта Подразделение Смыслова Т.В.УОРФилиппова Т.В.УОР Воронцов А.Ю.ГАУ "ДМФЦ" Иощенко А. В.мэрия г.Ярославль Смирнов А.В.ДИС Чепрасова Л.В.УОР Белов Д.А.ДС Самойлова О.Ю.ГПУ Чернышев Ю.А.ДИЗО

11 Правительство Ярославской области Результат проекта «Создание сети МФЦ»

12 Основные ограничения внедрения международных стандартов управления проектами в деятельность ОИВ ЯО Правительство Ярославской области бюджет, выделенный на проект, и распределенный по годам, должен быть освоен в соответствии с распределением (в тот год, на который запланирован). Перенос денежных средств на следующий год не осуществляется. Заключение переходящих договоров невозможно. исполнители проекта – разные юридические лица, сформировать единый фонд премирования членов проекта невозможно. иерархическая структура органов исполнительной власти Ярославской области отсутствие культуры управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области отсутствие культуры оперативного планирования в органах исполнительной власти Ярославской области

13 Основные ограничения внедрения международных стандартов управления проектами в деятельность ОИВ ЯО Правительство Ярославской области ТЕМ НЕ МЕНЕЕ, ВНЕДРЕНИЕ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРОДОЛЖАЛОСЬ…

14 Разработка концепции процесса развертывания стратегии до годовых планов подразделений Правительство Ярославской области Результаты работы по направлению «Создание системы стратегического управления» Результаты работы по направлению «Создание системы проектного управления и освоение методов командной работы» Концепция развертывания стратегии до планов работы подразделений

15 Концепция процесса развертывания стратегии до планов работ подразделений. Правительство Ярославской области

16 Работа по системе каскадирования стратегических целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример). ШАГ 1 Правительство Ярославской области Утверждена среднесрочная программа Правительства Ярославской области, в которой зафиксирован перечень государственных программ на очередной год и входящие в них областные (далее - ОЦП), ведомственные (далее - ВЦП) и региональные программы (далее - РП) Название государственной программы Ответственный исполнитель Перечень ОЦП, ВЦП, РП Эффективная власть в Ярославской области УОР ОЦП «Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг» на 2012 – 2014 годы ОЦП «Повышение открытости деятельности органов исполнительной власти» на 2012 – 2014 годы ВЦП «Реализация информационной и имиджевой политики органов исполнительной власти Ярославской области» на соответствующий год ОЦП «Развитие органов местного самоуправления на территории Ярославской области» на 2013 – 2015 годы РП «Государственная поддержка социально ориентированных некоммерческих организаций в Ярославской области» на 2011 – 2015 годы ОЦП «Противодействие коррупции в Ярославской области» на 2014 – 2015 годы ОЦП «Развитие государственной гражданской и муниципальной службы в Ярославской области» на 2014 – 2016 годы

17 Работа по системе каскадирования стратегических целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример). ШАГ 1 Правительство Ярославской области В среднесрочной программе Правительства Ярославской области, зафиксированы частные требования к результатам задач/мероприятий программ п/п Наименование программы Ответствен- ный исполнитель Частные требования к результатам задач/мероприятий программы 4.1.ОЦП «Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг» УОР- до конца 2013 г. разработать и внедрить принципы клиентоориентированности власти; - не позднее II квартала 2014 г. разработать и провести курс клиентоориентированности для государственных и муниципальных служащих;

18 Работа по системе каскадирования стратегических целей ОИВ ЯО до задач сотрудников. ШАГ 2 Правительство Ярославской области Разработка/приведение ОЦП в соответствие с требованиями среднесрочной программы Правительства области осуществляется командой проекта. При разработке ОЦП применяется подход «ОЦП - программа проектов» и осуществляются следующие процессы ее планирования:

19 Работа по системе каскадирования стратегических целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример). ШАГ 2 Правительство Ярославской области В утвержденной редакции ОЦП по каждому проекту указаны сроки его реализации, объем финансирования с разбивкой по годам, промежуточные результаты, ответственный исполнитель и участники. Название проектаПланируемый результат Значение результата Год реализации БюджетИсполнители Создать сеть центров предоставления государственных и муниципальных услуг доля государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в МФЦ, от общего количества государственных и муниципальных услуг, рекомендованных к предоставлению в МФЦ (%) ,547 УОР, ГПУ, ДИС Создать систему межведомственного взаимодействия с МФЦ доля органов власти, включенных в систему межведомственного взаимодействия с МФЦ, от общего числа органов власти, услуги которых предоставляются в МФЦ (%) УОР, ДИС, ОИВ ЯО предоставля- ющие услуги

20 Работа по системе каскадирования стратегических целей ОИВ ЯО до задач сотрудников (пример). ШАГ 3 Правительство Ярославской области Разработка планов проектов ОЦП.

21 Организация системы планирования не имеет смысла без организации системы отчетности! Правительство Ярославской области

22 Система отчетности – управленческий контур. Правительство Ярославской области Текущая (оперативная) отчетность

23 Планируемая схема оперативного мониторинга Правительство Ярославской области

24 Пример отчета по проекту Правительство Ярославской области

25 Пример отчета по программе Правительство Ярославской области

26 Возможная организационная структура, обеспечивающая функционирование системы планирования и отчетности Правительство Ярославской области

27 Плюсы использования системы каскадирования стратегических целей Правительство Ярославской области консолидация данных по всем проектам, организация планирования и отчетности по единой методологии; наличие актуальной и достоверной информации, в т.ч. о затратах на выполнение программ и проектов (временнЫх, финансовых, трудовых) снижение трудозатрат на формирование различных отчетных форм

28 Возможный эффект использования системы каскадирования стратегических целей Правительство Ярославской области - Повышение прозрачности деятельности органов власти. - Высокая управляемость деятельностью на основании оперативной и объективной информации о выполнении плана: предупреждение возникновения отклонений исполнения проектов от планов; своевременное обнаружение отклонений исполнения проектов от планов и осуществление корректирующих мер. - Эффективное достижение стратегических целей ОИВ ЯО.

29 ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ СПАСИБО Алевров Владимир Юрьевич – начальник управления Правительства Ярославской области по организационному развитию Тел.: +7 (4852) Эл. почта: