Правила оформления служебных документов

Введение Служебные документы в органах государственной власти и ОМСУ в Кировской области составляются в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от , Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от , Государственного стандарта Российской Федерации (унифицированные системы документации) ГОСТ Р и на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от

Бланки документа A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210)

Размеры полей Левое – от 2,75 до 3,5 см; правое – не менее 1 см; верхнее – не менее 2,5 см; нижнее – не менее 2 см (на бланках формата А5 – 1,6 см)

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

Реквизиты КОД ОРГАНИЗАЦИИ 05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА 06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) 07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Администрация муниципального образования городского округа "Инта" (Администрация МОГО «Инта»)

09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ почтовый адрес номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты и др.).

НЕКОТОРЫЕ ОБЩЕПРИНЯТЫЕ ГРАФИЧЕСКИЕ СОКРАЩЕНИЯ бульвар – бул. город – г. деревня – дер. дом – д. (д.3 а, д.3 б) исполняющий обязанности – и.о. квартира – кв. комната – комн. корпус – корп. набережная – наб. населенный пункт – н.п. область – обл. переулок – пер. платформа (ж.-д.) – пл. площадь – пл. подъезд – под. поселок – пос. поселок городского типа – пгт* почтовое отделение – п/о проезд – пр. проспект – просп. рабочий поселок – раб. пос. район – р-н река – р.* село – с. станица – ст-ца станция – ст. строение – стр. улица – ул. фамилия, имя, отчество – Ф.И.О. хутор – хут. шоссе – ш. поселок – пос. поселок городского типа – пгт* почтовое отделение – п/о проезд – пр. проспект – просп. рабочий поселок – раб. пос. район – р-н река – р.* село – с. станица – ст-ца станция – ст. строение – стр. улица – ул. фамилия, имя, отчество – Ф.И.О. хутор – хут. шоссе – ш.

10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и др.

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА сентября 2012 г Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладные, служебные записки, заявления и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА / /03-06/ /2012/ПФО И др ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Москва г. Сыктывкар и др.

15 - АДРЕСАТ При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Департамент строительства Кировской области или: Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: Руководителю Федеральной службы по труду и занятости И.О. Петрову

15 - АДРЕСАТ При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например: Главам администраций районов Кировской области или: Руководителям подразделений администрации города Кирова

15-АДРЕСАТ военной Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установоенной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»: наименование адресата (для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

15-АДРЕСАТ Если письмо адресовано организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например: ОАО «Развитие» ул.Мира, д.1, г.Киров, При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Петрову В.И. ул.Садовая, д.7, кв.2, г.Киров, В письме, отправляемом по факсу, адрес указывается следующим образом: Директору ЗАО «Новый мир» В.И. Петрову ф.(8332)

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ГУП «Электронприбор» личная подпись А.И.Круглов УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника Главного управления контроля от

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов: акты (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.); инструкции (правила) – должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.; отчеты (о командировках и т.д.); перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.); планы (работы советов, комиссий, учебы и т.д.); повестка дня; положения (об организации, ее подразделениях, о премировании); программы (проведения мероприятий, работ и т.д.); сметы (расходов на содержание аппарата управления, на содержание зданий, на капитальное строительство и т.д.); уставы организаций; штатные расписания и изменения к ним.

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ Зайцевой А.Н. Прошу подготовить ответ к Подпись Дата На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, подпись руководителя и дату

18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ о чем? (о ком?), например: Приказ о создании экспертной комиссии чего? (кого?), например: Должностная инструкция главного специалиста.

19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяют существительными. Пример: Департамент образования не возражает

21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение: на 5 л. в 3 экз. Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз. 2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз. Приложение 1 к приказу директора школы 1 от

22 - ПОДПИСЬ Генеральный директор личная подпись А.А. Круглов Главный бухгалтер личная подпись И.А. Зайцев Генеральный директор Генеральный директор АО «Медтехника» АО «Юкон» личная подпись Ю.А.Соколов личная подпись А.А.Пашин

23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА СОГЛАСОВАНО Глава Департамента здравоохранения личная подпись А.Н.Светлов СОГЛАСОВАНО Письмо Российского института управленческих кадров от ____________ _________ СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Кировской области от ______________ _____

24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Начальник юридического отдела личная подпись А.А.Иванов Замечания прилагаются Начальник юридического отдела личная подпись А.А. Иванов

25 - ПЕЧАТЬ

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать: акты (выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); архивные справки; доверенности (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в судах и т.д.); договоры (о сотрудничестве, о материальной ответственности и т.д.); командировочные удостоверения; копии трудовых книжек; образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.); письма гарантийные; поручения (бюджетные, банковские, платежные и т.д.); протоколы (намерений); сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.); соглашения; трудовые договоры (контракты); справки; удостоверения; характеристики для представления в вышестоящие органы и учебные заведения; штатные расписания и изменения к ним.

26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ Включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) ______ за ______ г. Верно Ведущий специалист Подпись И.О.Фамилия Дата Печать

27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и печатается в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом 12, например: Петров Иван Васильевич

28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО Отправлено письмо от В дело личная подпись

29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ ЗАО «Новрегионгаз» Вх От

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Образцы бланков документов