Некоторые подсказки по разработке проектных предложений Шайзада Тасбулатова, NTO в Казахстане Алматы, 18 октября 2011

2 Процесс оценки Каждое проектное предложение оценивается двумя внешними экспертами по заранее определенным критериям: Соответствие; Финансовые & Операционные Возможности; Методология; Устойчивость; Эффективность Планирования Бюджета

3 Структура Е-Формы (основная часть) ЧастьСодержание Первая страницаОписание Конкурса и Программы ЧАСТЬ AОписание Заявителя и других организаций, участвующих в проекте ЧАСТЬ BОрганизация и Мероприятия ЧАСТЬ CОписание проекта (основные данные) ЧАСТЬ DОперационные возможности ЧАСТЬ EРеализация проекта/Критерии присуждения (подробное изложение проекта) ЧАСТЬ FРабочий план и Рабочие пакеты

4 Структура Е-Формы (приложения) Содержание 1Декларация о честных намерения юридического представителя организации Заявителя (pdf / jpg) 2Логико-Структурная Матрица (Word документ) 3Рабочий План и Бюджет (Таблицы Еxcel) Эти приложения обязательны. Формы представлены на сайте Агентства

5 ЧАСТЬ A - ЧАСТЬ A - Описание Заявителя и других организаций, участвующих в проекте Часть 1 (ЗАЯВИТЕЛЬ) A1 Организация (роль, название, адрес, телефон, и т.д. + Номер Хартии Эрасмус Мундус Университета для стран- членов ЕС) A2 Лица, ответственные за менеджмент проектной заявки (имя, адрес, телефон, и т.д.) A3 Лицо, уполномоченное представлять организацию (юридический представитель) – только для организации заявителя Партнер 2, 3… (партнеры) A1 A2 Части A & B должны быть заполнены по каждой организации, участвующей в проекте

6 B1 Структура: Статус: Частный/Государственный Тип организации B2 Цели & деятельность организации ключевые мероприятия, относящиеся к теме проекта (в свободной форме, 1000 знаков) роль организации в проекте (в свободной форме, 1000 знаков) B3 Другие гранты ЕС поддержка Темпус, полученная за последние три года (таблица) другие грантовые заявки, с которыми заявитель обращался с тем же проектом (таблица) Список партнерских организаций создается автоматически после заполнения Частей A и B ЧАСТЬ B Короткое описание организаций & их деятельности

7 ЧАСТЬ C. Описание проекта C1 Временные рамки проекта C2 Конкретные цели (в свободной форме, не более 1000 знаков) C3 Цели Темпус, тематика и приоритеты (выбрать и отметить нужное и ограниченный в объеме свободный текст) C4 Участвующие Страны Партнеры (отметить нужное) C5 Описание проекта (свободный текст, не более 2000 знаков) C6 Описание рабочих пакетов (автоматически) C7 Перечень ожидаемых материальных/нематериальных результатов (автоматически) C8 Сводный бюджет C9 История проекта

8 ЧАСТЬ D. Операционные возможности D1 Навыки и опыт ключевых участников проекта - номер организации - название организации - имена ключевых участников проекта: краткое описание соответствующих навыков и опыта (в свободной форме, 750 знаков на каждого) D2 Конкретные задания, которые будут выполняться организациями вне данного консорциума

9 ЧАСТЬ E. Реализация проекта /Критерии присуждения E1 Обоснование проекта – Соответствие (анализ потребностей, соответствие приоритетам, цели, целевые группы) - не более 6000 знаков E2 Качество партнерства (способность работать вместе, специальные и дополнительные навыки и опыт) - не более 6000 знаков E3 Содержание и методология проекта (академическое содержание, педагогические подходы, методология, ЛСМ ) - не более знаков E4 Распространение & устойчивость - не более 4000 знаков E5 Бюджет и эффективность использования средств - не более 2000 знаков

Соответствие Учтены национальные/региональные приоритеты Отражены ключевые проблемы и потребности конкретной Страны Партнера. Цели реалистичны и соответствуют стратегии реформирования высшего образования в Стране Партнере Отражены реальные потребности и проблемы тех целевых групп, на которых рассчитано предложение; включены соответствующие заинтересованные стороны; Проект описывает, как его реализация будет способствовать решению обозначенных проблем. Проект описывает, как было подготовлено проектное предложение. ГДЕ В E-ФОРМЕ? E.1 The project rationale; C.2 Specific Objectives ; C.3 Summary of the project 10

Качество партнерства Партнерство (консорциум) включает навыки, опыт и компетенции, необходимые для решения проблем и обеспечения соответствия потребностям вузов или систем Стран(ы) Партнера(ов), и для достижения целей проекта; Каждый партнер СП/ЕС должен продемонстрировать, как их опыт и их роль (с акцентом на навыки и компетенции) будет соответствовать и способствовать реализации запланированных проектных мероприятий ; Партнерство обеспечивает региональное измерение и разнообразие (новые партнеры) и сбалансированное распределение обязанностей (не должно быть спящих партнеров) Описаны меры по обеспечению эффективных коммуникаций между всеми партнерами ГДЕ В E-ФОРМЕ? B; D.1 Skills and expertise of key staff 11

Качество содержания и методологии проекта Целостное описание проекта, включая: Академическое содержание и педагогические подходы; соответствующую методологию, вовлечение заинтересованных, связь между более широкими и конкретными целями, а также между ожидаемыми результатами и мероприятиями, Предусмотрены мероприятия по контролю качества и мониторингу процесса. Менеджмент проекта, определены роль и ответственность каждого партнера, процесс принятия решений и структура реализации. Убедитесь, что информация в данном разделе соответствует с ЛСМ Постарайтесь обеспечить сбалансированное распределение заданий и обязанностей (+ роль Ведущего партнера в разработке учебных комплексов (work-packages) ГДЕ В E-ФОРМЕ? E3. The project & F. Workpackages; + LFM 12

Распространение & Устойчивость Как информация/результаты проекта будут доведены до групп, которые не вовлечены непосредственно в мероприятия проекта Как будет обеспечена устойчивость ожидаемых результатов в долгосрочной перспективе (финансовые аспекты, институциональный и политический уровень) Проект должен учитывать: Разработку визуальной узнаваемости проекта Четкое определение целевых групп План распространения внутренний (в вузах СП) & внешний (в СП) Использование большого разнообразия инструментов по распространению Рекламировать первые результаты / продукцию Консультироваться и вовлекать соответствующих заинтересованных лиц и организации (лиц, принимающих решения на национальном и институциональном уровне, студенческие организации, профессиональные организации, частный сектор) Демонстрировать подготовку к обеспечению признания / аккредитации новых курсов Оценивать и описывать, что будет происходить после завершения проекта Консультироваться с Методическим Руководством Темпус «Устойчивость через Распространение» ГДЕ В E-ФОРМЕ? E4. Dissemination & Sustainability; F. Workpackages 13

Бюджет и эффективность использования средств Реализация проектных мероприятий и достижение ожидаемых результатов и целей наиболее экономичным путем и в соответствии с финансовыми правилами Темпус Конкретно, проект должен: Обеспечить соответствие оплаты труда и ставок расходов на мобильность (в зависимости от вида заданий, выполняемых в проекте, а не от статуса индивидуума) и предельных ставок бюджета на оплату работы и на оборудование; Планировать разумную/достаточную сумму на оплату труда по каждому мероприятию (включая разумные ставки оплаты управленческого персонала); Эффективно использовать периоды мобильности – наилучшим образом и с максимальной отдачей использовать время пребывания за рубежом; При приобретении оборудования ограничиваться тем, что необходимо для реализации проекта; Тщательно проверить приемлемость расходов и правильно указывать расходы в соответствующих статьях бюджета; Разъяснить принципы распределения бюджета партнерам ; Проверить расчеты для исключения ошибок и согласованность разных частей бюджета друг другу. Внимание! : Раздутый бюджет получает метку! ГДЕ В E-ФОРМЕ? E5. Budget & Cost-Effectiveness; Budget Excel Tables 14

Рабочие пакеты (WPs), Результаты и Мероприятия Представить логическую последовательность мероприятий, сгруппированных в учебные комплексы с разумным количеством результатов Обеспечить логическую последовательность результатов в рамках каждого WP от одного года к другому; Предложить мероприятия, необходимые для достижения каждого отдельного результата; Определить и выразить в цифрах все соответствующие целевые группы (без общих фраз) Предусмотреть реалистичное вложение ресурсов, напрямую соотносящихся с мероприятиями, и эффективное использование средств* Определите и обоснуйте финансовые ресурсы, нужные для получения ожидаемых результатов & и укажите в соответствующих статьях бюджета (таблица Excel) Запланируйте соответствующее количество индивидуальных мобильностей, направление и продолжительность каждого потока мобильности в связи с каждым мероприятием; *В е-форме следует указывать только общую сумму ресурсов; соответствующая разбивка бюджета должна быть представлена в таблице Excel. 15

Качество изложения (язык) и и Качество (ясность) Информации Выберите язык, на котором всем партнерам команды проекта наиболее удобно общаться; Избегайте аббревиатуры, сокращения; Будьте конкретными & точными: излагайте факты и приводите цифры; указывайте ПОЧЕМУ, КЕМ и КАК что именно будет сделано; Избегайте лоскутных предложений (кусками скопированной- вставленной). Т.е., предложений, в которых разные части написаны разными стилями/или которые содержат непоследовательную или противоречивую информацию До отправки заявки попросите кого-нибудь, кто не знаком с проектом, прочитать/проверить проект заявки. 16

Разработка дерева проблем Потребности регионального рынка труда в профессионалах в сфере туризма не обеспечиваются Эффект (следствие) Выпускники не могут трудоустроиться Университеты не могут обеспечить подготовку по современным программам в области туризма, отвечающим требованиям рынка труда Недостаточно данных о потребностях производства Устаревшие & Не гармонизированные с БП программы ППС не умеет применять в должной степени современные методы и технологии обучения Устаревшие учебные материалы / оборудование Недостаток структурированного сотрудничества и связей с индустрией туризма Причины 17

Разработка Дерева Проблем Переформулируйте все негативные ситуации (проблемы) в форме позитивных ситуаций, которые: Желательны; Реально достижимы; Проанализируйте взаимоотношения «средства-результат» для обеспечения их валидности и полноты. Если необходимо: пересмотрите формулировку, добавьте новые цели или вычеркните те цели, которые не кажутся вам подходящими или необходимыми 18

Дерево целей Обеспечиваются потребности регионального рынка труда в профессионалах в сфере туризма Эффект (следствие) Улучшилось трудоустройство выпускников Университеты могут обеспечить подготовку по современным программам в области туризма, отвечающим требованиям рынка труда Есть данные о потребностях производства Разработаны учебные программы, отвечающие требованиям БП ППС умеет применять современные методы и технологии обучения Обновленные учебные материалы / оборудование Установлены эффективные связи и сотрудничество с индустрией туризма Средства 19

Иерархия целей и задач Индикаторы выполнения Методы/ средства подтверждения Предположения, риски Цели (описание Задачи (описание) Результат (описание) Действия (описание) ЛСМ 20

ЛСМ – Общие Цели и Конкретные Задачи Проекта Проектное предложение основано на анализе проблем и потребностей. Соответствие предлагаемых мероприятий целям проекта; Определение конкретного содержания предлагаемых новых/ усовершенствованных предметов/ процедур; Реалистичность и соответствие целям проекта индикаторов достижения целей и результатов; Распространение информации и устойчивое развитие проекта; Формулировка основных рисков и предположений 21

ЛСМ Логика Вертикальная логика:Горизонтальная логика: отражает, что проект ставит целью достичь; определяет причинно-следственные связи между целями, результатами и мероприятиями; определяет допущения и риски, которые могут повлиять на успех или неудачу проекта. относится к эффекту (результатам) проекта; представляет ресурсы, необходимые для внедрения проекта; определяет ключевые индикаторы прогресса, а также способы, которыми будет оцениваться прогресс. 22

Подготовительный этап: Проектное предложение основано на анализе проблем и потребностей. Соответствие предлагаемых мероприятий целям проекта; Определение конкретного содержания предлагаемых новых/ усовершенствованных предметов/процедур; Реалистичность и соответствие целям проекта индикаторов достижения целей и результатов; Распространение информации и устойчивое развитие проекта; Формулировка основных рисков и предположений. 23

С чего начинать? Ознакомьтесь внимательно с Объявлением о Конкурсе, особенно с изменениями между 4м и 5м конкурсами Сначала проверьте новые приоритеты (национальные и региональные), затем решите, какие темы, определенные в Конкурсе, наилучшим образом подойдут для разработки проекта Прочитайте внимательно Инструкцию по заполнению формы заявки и обязательных приложений * + Руководство по заполнению е-Формы Ищите интересных и подходящих партнеров Проконсультируйтесь с вашим NTO / NCP пораньше Будьте в курсе других проектов в области высшего образования в стране партнере (во избежание двойного финансирования) 24

Когда начинать? Чем раньше, тем лучше Определите реалистичное время для разработки проектного предложения (включая получение Мандатов от партнеров) Получите информацию о технических требованиях для представления документов в режиме он-лайн как можно ранее Определитесь с методикой и распределением обязанностей: кто какую часть будет разрабатывать (описание, финансовые вопросы, приложения и т.д.) Договоритесь по вопросам коммуникации Решите, КТО конкретно подготовит проектное предложение, заполнит е-Форму, отправит по адресу е-Форму и приложения. 25

Не повторяйте наиболее частые ошибки Помните, что оцениваться будет только информация, представленная в заявке; Учите эксперта. Не надейтесь, что эксперт будет владеть предварительными техническими знаниями или знатьисторию проекта. Не откладывайте подачу заявки до последнего момента! Учитывайте потенциальные технические проблемы, которые могут возникнуть во время подачи заявки. Если официальный предельный срок (день или час) подачи заявки будет нарушен, проект не будет принят к рассмотрению! 26

Кто может помочь? Национальные Офисы Темпус в странах-партнерах (NTO) Национальные Контактные Отделы в странах-членах ЕС (NCP) Website EACEA Национальный Офис программы Темпус в Казахстане Website: or Tel: или

28