Итоги первого этапа ввода в эксплуатацию системы электронного документооборота в ГНЦ РФ – ИМБП РАН ЦУМОКО – Шуленин А.П. Общий отдел – Мысловская Т.С. Июнь 2011г.

Система Электронного Документооборота в ГНЦ РФ-ИМБП РАН Необходимость: На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Институт имеет сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, что снижает оперативность доведения управленческих решений до подразделений, сроки оформления документов и контроль их исполнения. Институт имеет сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, что снижает оперативность доведения управленческих решений до подразделений, сроки оформления документов и контроль их исполнения.Возможность: В настоящее время в Институте существует сложившаяся служба делопроизводства, специалисты которой адаптируют современную СЭД к задачам делопроизводства и документооборота ИМБП В настоящее время в Институте существует сложившаяся служба делопроизводства, специалисты которой адаптируют современную СЭД к задачам делопроизводства и документооборота ИМБП Создана разветвленная телекоммуникационную сеть Института, на базе которой можно развернуть СЭД любого уровня. Создана разветвленная телекоммуникационную сеть Института, на базе которой можно развернуть СЭД любого уровня. Фактически все подразделения Института оснащены компьютерной техникой и сотрудники готовят всю документацию в электронном виде. Фактически все подразделения Института оснащены компьютерной техникой и сотрудники готовят всю документацию в электронном виде.

Начало работ по созданию системы электронного документооборота (2010г.) янвфевмартапрмайиюниюлавгсентоктноябдек Дирекция п5. НОО (А.П.Нечаев) и ЦУМОКО (А.П.Шуленин) представить на рассмотрение НТК в 1 квартале 2010г предложения по созданию в ИМБП системы электронного документооборота. Анализ структуры и объема документооборота Института Приобретение ПО и серверного оборудования Подготовка электронных версий документов для размещения в СЭД. Разработка регламента использования «СЭД-ИМБП» - сервер МАС - ПО NauDoc v MAC OC X Инсталляция аппаратных и программных средств СЭД

Основные функции современной системы электронного документооборота: (1) –Регистрация документов; –Ввод текстов резолюций и назначение исполнителей по ним; –Регистрация движения документов внутри организации, включая перемещения оригиналов и копий документов, и соответствующих резолюций ; –Обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения ; –Обеспечение автоматизированного контроля над исполнением поручений по входящему документу в целом, а также по отдельным пунктам документа и по каждому исполнителю;

–Контроль над исполнением поручений по заданным интервалам времени; –Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов; –Автоматический запуск проверки на наличие "просроченных" документов при начале работы системы; –Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др., формирование реестра документов входящей и исходящей корреспонденции; –Поиск документов по их содержанию, тексту резолюций и набору реквизитов; –Администрирование, разграничение прав доступа к работе с документами для различных пользователей, настройка, поддержка справочников; –Интеграция с системами создания документов (текстовый редактор Word, система распознавания Fine Reader); Основные функции современной системы электронного документооборота: (2)

Служба делопроизводства Филиалы, внешнии организации Последовательность внедрения «СЭД-ИМБП» ( г.г.)4подключаются все остальные сотрудники Института 1автоматизируется работа сотрудников службы делопроизводства (идет обкатка настроек системы), 3 подключаются секретариаты руководства 2 подключаются ответственные за делопроизводство в подразделениях 5подключаются филиалы Института и внеш.организации

Структура группы внедрения «СЭД-ИМБП» Служба тех.обеспечения телекоммуникационной сети ЦУМОКО Администратор СЭД Технолог СЭД РМ Входящие документы РМ Исходящие документы РМ Приказы, Распоряжения Секретарь Отдел 03 – (ЦУМОКО) Общий отдел - (канцелярия) Отделы, подразделения Дирекция РМ Входящие документы Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Отв. д елопроизв. Секретарь

- сервер МАС - ПО NauDoc v MAC OC X Развертывание системы «СЭД – ИМБП» на базе телекоммуникационной сети ЦУМОКО корпус 1 корпус 2 корпус 3 корпус 4 корпус 5 корпус 8 СЕТЬ ИНТЕРНЕТ

Документооборот в ИМБП Дирекция ИТ службы ИО группа РМ цех ОГМ ОГЭ Электроцех Уч. ОСиС Цех ЭЗиС Трансп.цех Научные подразделения Отдел О-02 Лаб Отдел О-03 Лаб Отдел О-04 Отдел О-05 Лаб Отдел О-07 Отдел О-06 Лаб Отдел О-08Отдел О-09 Отдел О-11 Отдел О-10 Лаб Отдел О-12 Лаб Отдел О-13 Лаб Отдел О-14 Отдел О-15 Лаб Отдел О-16 Лаб Общ. отдел ИРО НОО ОВРиПД ОМНТС ОУСиА БФО ОСХО ПЭО ОК ООиМТО ООхр. РСО СТО СУН ЮС 48 Лаб. науч. 25 Подр. упр.

Создатели документов Рассылка документов по электронным групповым адресам сети ЦУМОКО (2011г.) (0 – вариант) Секретариат дирекции Секретариат Уч.совета Секретариат Дис.совета Общий отдел (канцелярия) Отдел кадров ИНФРО (библиотека) Секретариат Отд. 03 Дежурные ЦУМОКО СЕТЬ ЦУМОКО Члены дирекции 37 Члены Уч.совета 42 Члены Дис.совета 21 Руководителиподразделений45 Читателинауч.библиотеки15 Зав.лаб. Отд Пользователи сети ЦУМОКО 220 Участники МБО полета МКС 70 Групповые адреса

- 33 отв. Делопроизводителей в подразделениях Из них: - 15 чел. имеют доступ к сети ЦУМОКО ( ) - 11 чел. не имеют компьютеры

Типовая комплектация рабочего места ответственных делопроизводителя в подразделениях Моноблок HP Omni ru Принтер HP LaserJet Pro P1102 Источник бесперебойного питания MS Office Ориентировочная цена: руб руб руб руб руб.

График ввода в эксплуатацию «СЭД-ИМБП» в 2011г. янвфевмартапрмайиюниюлавгсентоктноябдек Тестовая эксплуатация аппаратно-программного комплекса СЭД. Проведение обучения сотрудников Группы внедрения работе с системой. Формирование справочников, архивов вх\исх документов Института, настройка ПО СЭД Обучение работе с системой делопроизводителей подразделений. Оформление Приказа о вводе в эксплуатацию комплекса «СЭД-ИМБП». Подключение к СЭД делопроизводителей подразделений. Разработка инструкций по использованию «СЭД-ИМБП» г.

Интерфейс входа и работа в системе «СЭД-ИМБП»

Работы 1-2 го квартала 2011г. (на ) Проведена инсталляция аппаратных и программных средств сервера СЭД, Приобретено оборудование и организованы Рабочие Места в Общем отделе, Подключено к сети СЭД 10 и заведено 112 рабочих мест для потенциальных пользователей, Прошли обучение 10 пользователей СЭД, Разработаны шаблоны, формы, образцы документов. 1

Работы 1-2 го квартала 2011г. (на ) Созданы справочники: – –«Сотрудники ИМБП», – –«Отделы, Подразделения», – –«Внешние организации». Настроена схема движения вх/исх документов, Введено разграничение прав доступа к документам СЭД, Зарегистрированы в электронном виде и ведется архив документов c г: – –1 487 исходящих, – –1 627 входящих. 2

Вопросы требующие решения : Не определены функциональные обязанности службы делопроизводства при переходе на штатную эксплуатацию «СЭД-ИМБП»: Приказы, Регламент, Инструкции; Тех. сопровождение комплекса «СЭД-ИМБП»; Договора на обновление и поддержку ПО. Н едостаточно е финансировани е службы д елопроизводства. (Сотрудники общ его отдел а и отв. делопроизводител и в подразделениях на период внедрения СЭД будут нести двойн ую нагрузк у.) Слабая компьютерная оснащенность рабочих мест отв. д елопроизводителей в подразделениях.

Проект решения Дирекции от г. Заслушав и обсудив доклад Общего отдела и ЦУМОКО постановили: 1. Признать работу по внедрению 1-го этапа Системы электронного документооборота (СЭД) выполненной, одобрить проводимую Группой внедрения работу по созданию СЭД в делопроизводстве Института. 2. Группе внедрения СЭД до 31 дек г. подключить компьютеры ответственных делопроизводителей подразделений к системе и организовать обучение работе с новой технологией документооборота. Отв. А.П. Шуленин, Т.С. Мысловская 3. Научно-технической комиссии и ПЭО до 01 ноября 2011 г. рассмотреть возможность дооснащения рабочих мест отв. делопроизводителей необходимым оборудованием. Отв. О.И. Орлов, И.В. Болтунова 4. Разработать до 01 ноября 2011 г. функциональные обязанности отв. делопроизводителей и Инструкции по работе в структуре СЭД. Отв. Т.С. Мысловская 5. Подготовить предложения по установлению надбавок сотрудникам Группы внедрения за выполнение дополнительных работ на период развертывания СЭД. Отв. И.В. Болтунова 6. Руководителям подразделений при формировании списка отв. делопроизводителей на 2012 г. учитывать подготовленность сотрудников к работе в структуре СЭД и оснащенность их рабочих мест компьютерами. 7. Разработать календарный План развития и эксплуатации СЭД в ИМБП на 2012 г. и передать в ПЭО до 01 декабря 2011 г. для включения в годовой план финансирования работ Группы внедрения. Отв. А.П. Шуленин 8. Подготовить Приказ о переводе с 01 января 2012 года делопроизводство Института на систему электронного документооборота. Отв. О.И. Орлов.