Информационные технологии современного архива: практики Xerox Ефимова Ольга Алексеевна, руководитель сектора Центра отраслевых решений и системной интеграции ООО "Ксерокс (СНГ)"
Электронные информационные ресурсы архивных фондов 2 Электронные информационные ресурсы – упорядоченная совокупность электронных материалов (текстовых и графических электронных документов, фото, аудио, видеоматериалов) с поисковыми атрибутами, представленная в пригодной для использования форме. Электронные информационные ресурсы архивных фондов представляют собой совокупность единиц хранения государственного архива или архива организации, представленных в электронном виде, а также электронный научно-справочный аппарат к ним (электронные описи дел, электронные картотеки, электронные путеводители по архивным фондам, электронные рубрикаторы фондообразователей и пр.)
Требования к современному электронному архиву Возможность работы не только с учетной информацией, но и с полнотекстовым электронным информационным ресурсом (электронные образы дел и архивных документов) – создание электронного фонда пользования Предоставление удаленного доступа к хранимому информационному ресурсу, возможность консолидировать информационные ресурсы различных архивов (например, государственных архивов региона или архивов территориально распределенной организации); Эффективные методы создания электронного информационного ресурса архивных фондов; Развитые механизмы поиска: атрибутивный поиск обеспечивает необходимую точность, а полнотекстовый поиск расширяет полноту поиска; Гибкое распределение прав доступа, обеспечение информационной безопасности Возможность работы не только с учетной информацией, но и с полнотекстовым электронным информационным ресурсом (электронные образы дел и архивных документов) – создание электронного фонда пользования Предоставление удаленного доступа к хранимому информационному ресурсу, возможность консолидировать информационные ресурсы различных архивов (например, государственных архивов региона или архивов территориально распределенной организации); Эффективные методы создания электронного информационного ресурса архивных фондов; Развитые механизмы поиска: атрибутивный поиск обеспечивает необходимую точность, а полнотекстовый поиск расширяет полноту поиска; Гибкое распределение прав доступа, обеспечение информационной безопасности
Задачи, решаемые при создании электронного архива 4 Подсистема перевода архивных фондов в электронный вид Единицы хранения на бумажных носителях Электронное архивохранилище Электронный НСА, электронные версии единиц хранения Операторы Архивисты Внешние потребители ЭИР архивных фондов
Технологии ECM для электронных архивов 5 Систематизированное хранение документов (файлов) любых форматов; Управление хранением данных и документов; Атрибутивный и полнотекстовый поиск. Организация web-доступа; Разграничение прав доступа Функции хранилища:Преимущества ЕСМ-системы: Широкая функциональность управления электронными документами; Развитые механизмы обеспечения информационной безопасности; Гарантированное выполнение требований по производительности, масштабируемости, надежности; Возможность интеграции системы с другими информационными системами; Сохранение инвестиций. Решения строятся на основе программного обеспечения класса ECM (Enterprise Content Management) – промышленной системы управления электронным контентом.
Особенности автоматизации государственных архивов и архивов организаций 6 Автоматизация процессов работы с научно-справочным аппаратом: Формирование номенклатуры дел; Составление сдаточных и внутренних описей; Подготовка описей дел, передаваемых на государственное хранение; Подготовка актов о выделении дел к уничтожению Автоматизация процессов работы с научно-справочным аппаратом: Формирование номенклатуры дел; Составление сдаточных и внутренних описей; Подготовка описей дел, передаваемых на государственное хранение; Подготовка актов о выделении дел к уничтожению Автоматизация процессов работы государственного архива: Обеспечение доступа к научно- справочному аппарату через интернет-сайт архива; Выдача дел в читальный зал (электронные личные кабинеты); Обеспечение взаимодействия с архивными управлениями/ архивными агентствами Перевод услуг государственного архива в электронный вид Автоматизация процессов работы государственного архива: Обеспечение доступа к научно- справочному аппарату через интернет-сайт архива; Выдача дел в читальный зал (электронные личные кабинеты); Обеспечение взаимодействия с архивными управлениями/ архивными агентствами Перевод услуг государственного архива в электронный вид Государственные архивы: Архивы организаций:
Технология создания ЭИР 7
Преимущества электронного архива 8 Повышение сохранности документов, значительное уменьшение обращений к подлинникам документов на бумажных носителях; Ввод в информационный оборот ветхих и особо ценных документов; Сокращение времени доступа к архивным документам; Переход на современные методы поиска информации; Повышение полноты и достоверности предоставляемой по запросу информации; Совершенствование использования архивных фондов: предоставление дистанционного доступа к документам; обеспечение доступа нескольких пользователей к одной единице хранения одновременно; Обеспечение необходимого уровня информационной безопасности Повышение сохранности документов, значительное уменьшение обращений к подлинникам документов на бумажных носителях; Ввод в информационный оборот ветхих и особо ценных документов; Сокращение времени доступа к архивным документам; Переход на современные методы поиска информации; Повышение полноты и достоверности предоставляемой по запросу информации; Совершенствование использования архивных фондов: предоставление дистанционного доступа к документам; обеспечение доступа нескольких пользователей к одной единице хранения одновременно; Обеспечение необходимого уровня информационной безопасности