6 декабря 2012 г. ИнфодокумАрхив Законодательно-нормативное регулирование делопроизводства и архивного дела: Где мы находимся и что делать? Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Текущее положение дел в российском законодательстве Продолжается реформа всей системы законодательства Продолжается реформа всей системы законодательства Законы информационного блока соответствуют мировому уровню - хотя из-за того, что они пока ещё не опираются на сложившиеся традиции и практику, используется лишь часть их потенциала Законы информационного блока соответствуют мировому уровню - хотя из-за того, что они пока ещё не опираются на сложившиеся традиции и практику, используется лишь часть их потенциала Под сильным давлением «сверху» идет стремительный переход на использование электронных документов в деловой деятельности и государственном управлении, который регулируется отраслевым законодательством Под сильным давлением «сверху» идет стремительный переход на использование электронных документов в деловой деятельности и государственном управлении, который регулируется отраслевым законодательством По отдельным направлением Россия - мировой лидер (применение ЭЦП, электронные государственные закупки) По отдельным направлением Россия - мировой лидер (применение ЭЦП, электронные государственные закупки)

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Текущее положение дел в российском законодательстве Из законодательства вычищены все основные препятствия для применения современных технологий при оказании государственных услуг Из законодательства вычищены все основные препятствия для применения современных технологий при оказании государственных услуг В ближайшее время возможны ещё более смелые реформы – например, введение электронного нотариата В ближайшее время возможны ещё более смелые реформы – например, введение электронного нотариата Суды (особенно арбитражные) разобрались с информационными технологиями и принимают разумные решения в «серых зонах». Появилось прецедентное право Суды (особенно арбитражные) разобрались с информационными технологиями и принимают разумные решения в «серых зонах». Появилось прецедентное право В отдельных «нишах» законодательства все ещё сохраняются представления времен царя Гороха В отдельных «нишах» законодательства все ещё сохраняются представления времен царя Гороха –Пример: Порядок работы с документами, содержащими служебную и государственную тайну

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Законодательство в области архивного дела и делопроизводства Архивное законодательство, теория делопроизводства и архивного дела далеко отстали от практики работы с документами, оставшись в «бумажном» веке Архивное законодательство, теория делопроизводства и архивного дела далеко отстали от практики работы с документами, оставшись в «бумажном» веке Федеральное архивное агентство за эти годы сильно ослабло: Федеральное архивное агентство за эти годы сильно ослабло: –Отказалось от полномочий в сфере делопроизводства и пока что не сумело их вернуть –Вопросы работы с документами сейчас больше регулируется такими ведомствами, как ФСФР, Банк России и др. –Федеральные органы сами решают свои проблемы –Росархив так и не проявил себя в вопросах электронного делопроизводства и архивного дела

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Законодательство в области архивного дела и делопроизводства На сегодня нет ни одной сколько-нибудь значимого вопроса, связанного с управлением документами, который был бы надлежащим образом урегулирован На сегодня нет ни одной сколько-нибудь значимого вопроса, связанного с управлением документами, который был бы надлежащим образом урегулирован Везде есть «серые зоны», а порой и вопиющие противоречия Везде есть «серые зоны», а порой и вопиющие противоречия В результате подрывается доверие к нормативным документам. Например, Правила делопроизводства в ФОИВ на практике игнорируются В результате подрывается доверие к нормативным документам. Например, Правила делопроизводства в ФОИВ на практике игнорируются

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Кто кем руководит и командует в делопроизводстве и архивном деле? Росархив подчиняется неавторитетному и отсталому министерству, для которого архивы - нелюбимые «дальние родственники» (и то лишь в той степени, в которой они занимаются музейно-выставочной работой) Росархив подчиняется неавторитетному и отсталому министерству, для которого архивы - нелюбимые «дальние родственники» (и то лишь в той степени, в которой они занимаются музейно-выставочной работой) Неоднократные попытки других министерств и ведомств «пристроить» Росархив к своим проектам особого успеха не имели Неоднократные попытки других министерств и ведомств «пристроить» Росархив к своим проектам особого успеха не имели Росархиву реально подчиняется лишь дюжина федеральных архивов и ВНИИДАД Росархиву реально подчиняется лишь дюжина федеральных архивов и ВНИИДАД

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Что показывает «машина времени» Стремительно сокращается численность служб делопроизводства; делопроизводители в подразделениях вымирают, как в своё время машинистки Стремительно сокращается численность служб делопроизводства; делопроизводители в подразделениях вымирают, как в своё время машинистки На многотысячном предприятии остаются один-два высококвалифицированных специалиста по управлению информацией и документацией и несколько технических специалистов, обеспечивающих обслуживание централизованных операций (например, хранение, в т.ч. внеофисное) На многотысячном предприятии остаются один-два высококвалифицированных специалиста по управлению информацией и документацией и несколько технических специалистов, обеспечивающих обслуживание централизованных операций (например, хранение, в т.ч. внеофисное)

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Изменение стиля работы Специалисты в области управления документами и информацией в основном занимаются экспертной, консультационной и управленческой деятельностью Специалисты в области управления документами и информацией в основном занимаются экспертной, консультационной и управленческой деятельностью Должности высококвалифицированных специалистов по управлению документами называются иначе, и их всё чаще занимают специалисты с техническим образованием Должности высококвалифицированных специалистов по управлению документами называются иначе, и их всё чаще занимают специалисты с техническим образованием Техническая работа с документами перекладывается на сотрудников деловых подразделений Техническая работа с документами перекладывается на сотрудников деловых подразделений

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Научное обеспечение отрасли За последние пять лет не выпущено ни одного адекватного нормативного или методического документа, помогающего решать текущие проблемы. Единственным исключением является недавно опубликованный проект Концепции архивного дела… За последние пять лет не выпущено ни одного адекватного нормативного или методического документа, помогающего решать текущие проблемы. Единственным исключением является недавно опубликованный проект Концепции архивного дела… Росархив слишком увлекается «общекультурными» вопросами, ВНИИДАД обескровлен в кадровом и финансовом отношении Росархив слишком увлекается «общекультурными» вопросами, ВНИИДАД обескровлен в кадровом и финансовом отношении Эффективное сотрудничество с коммерческим сектором не налажено (т.е. теряется ещё один источник ресурсов, опыта и т.д.) Эффективное сотрудничество с коммерческим сектором не налажено (т.е. теряется ещё один источник ресурсов, опыта и т.д.)

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Что требуется в плане нормативного регулирования Регламентировать узкоспецифические вопросы конкретных технологий - бесполезная и никому не нужная затея Регламентировать узкоспецифические вопросы конкретных технологий - бесполезная и никому не нужная затея Нужно создавать высокоуровневые документы, определяющие ключевые требования к управлению документами, и дать право организациям использовать любые технические решения, обеспечивающие выполнение этих требований Нужно создавать высокоуровневые документы, определяющие ключевые требования к управлению документами, и дать право организациям использовать любые технические решения, обеспечивающие выполнение этих требований Хороший пример – ГОСТ Р ИСО Хороший пример – ГОСТ Р ИСО

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Залог успеха – правильное позиционирование роли отрасли Сейчас никто не собирается выделять сколько-нибудь серьёзное финансирование на сохранение истории и музейно-выставочную деятельность Сейчас никто не собирается выделять сколько-нибудь серьёзное финансирование на сохранение истории и музейно-выставочную деятельность Архивам нужно себя вписать в текущие, наиболее приоритетные государственные программы, такие, как «электронное/открытое правительство» Архивам нужно себя вписать в текущие, наиболее приоритетные государственные программы, такие, как «электронное/открытое правительство» Электронный государственный архив не создан. Тем временем доля чисто электронных документов увеличивается, в том числе документов постоянного срока хранения Электронный государственный архив не создан. Тем временем доля чисто электронных документов увеличивается, в том числе документов постоянного срока хранения

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Основные проблемы архивов Не лучшие условия и низкий уровень оплаты труда. Как следствие, возникают кадровые проблемы Не лучшие условия и низкий уровень оплаты труда. Как следствие, возникают кадровые проблемы Документы по личному составу Документы по личному составу Зарубежный опыт: Архивы более-менее благополучно существуют лишь там, где они сумели вписаться в текущую деятельность государственных органов и в современную информационную экономику Зарубежный опыт: Архивы более-менее благополучно существуют лишь там, где они сумели вписаться в текущую деятельность государственных органов и в современную информационную экономику

6 декабря 2012 г.ИнфодокумАрхив Неотложные меры Руководство отрасли должно регулярно поднимать в Правительстве и у Президента «неудобные» вопросы об оплате труда архивистов и специалистов по управлению документами по его реальной рыночной стоимости, о статусе государственных служащих для этих специалистов и др. Руководство отрасли должно регулярно поднимать в Правительстве и у Президента «неудобные» вопросы об оплате труда архивистов и специалистов по управлению документами по его реальной рыночной стоимости, о статусе государственных служащих для этих специалистов и др. Нужно возродить отраслевую науку, способную выпускать современные нормативные документы, стандарты и рекомендации в сотрудничестве с заинтересованными государственными органами, коммерческими и некоммерческими организациями Нужно возродить отраслевую науку, способную выпускать современные нормативные документы, стандарты и рекомендации в сотрудничестве с заинтересованными государственными органами, коммерческими и некоммерческими организациями

6 декабря 2012 г. ИнфодокумАрхив Приглашаю Вас на мой блог: