22 мая 2013, Киев «Как пройти путь от эффективной организации HR-процессов к повышению эффективности компании в целом» Мария Локтионова

Наиболее востребованные HR-инструменты

ТОП 3 3 НОРМИРОВАНИЕГРЕЙДИРОВАНИЕ KPIs Показатель организационной эффективности = ДОХОД / КОЛ-ВО СОТРУДНИКОВ

Базовые данные о нормировании 4 Управление фондом рабочего времени

1. Образец расчета кол-ва работающих касс в зависимости от трафика покупателей (с учетом динамики роста \ спада товарооборота и сезонных колебаний. 2. График работы касс в зависимости от трафика. Образец построения графика на основе трафика

3. График выхода на работу кассиров (скользящий). 6

Алгоритм формирования оптимального ФРВ 7 Определить виды работПровести хронометраж рядовых сотрудников Провести фотографии рабочего дня административного персонала Вывести нормы выработки по определенным видам работ Получив данные, рассчитать фонд рабочего времени (человеко-часы)

Шаг 1. Систематизация первичных данных 8

Шаг 2. Систематизация первичных данных по видам работ и расчет ФРВ 9

Базовые данные о процедуре грейдирования 10 Базовые данные о системе: система уровней должностей, в том числе вилки окладов внутри должности - грейды формируется/разрабатывается в компании один раз и далее эту систему используют как инструмент при подготовке бюджетов на следующий год. Все что берется во внимание – это обзор рынка заработных плат, а так же вносятся дополнения при появлении новых должностей и перераспределения функционала, связанного с структурными изменениями, если таковые происходят в компании. условия по льготам и бонусировании (Benefits), соотносятся с определившимися уровнями от года к году могут дополняться (появляться новые/корректироваться старые).

Базовые данные о процедуре грейдирования. Структура паспорта должности – базис проведения Оценки должности 11 Наименование предприятия: Должность: Подразделение:Дирекция Департамент Отдел Должность непосредственного руководителя: ФИО составившего, подпись:ФИО утвердившего, подпись: дата согласования:дата утверждения: 1. Общая часть Должность для замещения во время отсутствия: Должности в прямом подчинении: 2. Назначение должности / цель / смысл ее существования 3. Положение должности в орг-структуре / схема подчинения 4. Основные (базовые) задачи / функции / действия Описание 5. Требуемые компетенции личностныепрофессиональные 6. Результат деятельности (продукт) 7. Ключевые показатели эффективности

Базовые данные о процедуре грейдирования. Систематизация данных оценки. Тарификация 12

13 Базовые данные о процедуре грейдирования. Систематизация данных оценки. Тарификация

Как повысить эффективность сотрудников за счет системы KPIs и правильно наладить этот процесс в компании 14

Определение 15 Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии. КПЭ позволяют производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени. Для термина «key performance indicators (KPI)» используется русский перевод "ключевые показатели эффективности" (КПЭ).

ИдеяПерсоналМаркетингБухгалтерияПроизводствоКачествоРасширение Отделение 7Отделение 2 Отделение 1 Отделение 3Отделение 4 Отделение 5 Отделение 6 Директор Зам. по админуЗам. по производству Учредитель Линия потока ЦКП: Высококачественные товары, проданные покупателям Орг.структура и KPIs 16

Принцип конвейера: поток производства продукта 17 Показанный выше принцип можно сравнить с трубой, через которую протекает определенный объем жидкости (см. ниже): D1 D2 D3 D4 D5 Но, предположим, в какой-то точке трубы произошла деформация, которая привела к уменьшению ее диаметра в точке D3. : D1 D2 D3 D4 D5

ИдеяПерсоналМаркетингБухгалтерияПроизводствоКачествоРасширение Отделение 7Отделение 2 Отделение 1 Отделение 3Отделение 4 Отделение 5 Отделение 6 Директор Зам. по админуЗам. по производству Учредитель Линия потока ЦКП: Высококачественные матрацы, проданные покупателям Орг.структура и визуализация KPI в виде статистик: управление потоком 18

Модель разработки древа KPIs 19 Этап 1: разработка системы KPIs Анализ стратегии компании, целей и планов Анализ структуры предприятия, ключевых и вспомогательных бизнес- процессов Анализ функциональных обязанностей сотрудников Каскадирование целей Определение конечных результатов деятельности подразделений СОГЛАСОВАНИЕ РЕЗУЛЬТАТ: Разработанное древо KPIs, согласованных с целями и планами компании. Принципы формирования KPIs: - минимизация субъективной оценки и «ручного» управления; - прозрачность; - ориентация на ожидаемый результат деятельности. Этап 2: управление KPIs Определение периодичности, методов сбора и ответственных за сбор KPIs сотрудников Организация процесса сбора KPIs При необходимости, описание Технического задания для автоматизированного формирования отчетности с целью сбора KPIs Этап 3: оценка и премирование сотрудников на основе KPIs Определение % соотношения переменной и постоянной части дохода сотрудников в зависимости от уровня должности и влияния на общий результат компании Определение условий премирования на основе KPIs* и периодичности, в зависимости от уровня должности Апробирование модели на основании фактических результатов деятельности сотрудников

Как выглядит древо KPIs 20

Как выглядит сбор и расчет KPIs 21

Пример мониторинга эффективности деятельности каждого из подразделений (сотрудников) путем разработки KPIs и последующей их визуализации 22

С целью закрепления внедренных инструментов управления, необходимо делегировать руководителям финансовую ответственность и «увязать» доходы всех сотрудников с ключевыми показателями эффективности. 23

Вместо послесловия. Какие HR процессы чаще всего нуждаются в оптимизации и автоматизации 24

Значимость автоматизации Наименование HR-процессаЗначимость автоматизации minраспространенооптимально 1Поиск и отборБумажный архив Программное обеспечение 2 Адаптация (введение в должность, стажировка, обучение стандартам предприятия) Бумажный архив материалов Контроль движения стажеров в Excel Бумажный архив материалов Контроль движения стажеров в Excel 3Кадровое администрирование Бумажный архив документов Контроль движения сотрудников в Excel Программа 4 Управление фондом оплаты труда (оклад, льготы и компенсации)ExcelПрограмма 5Оценка должностей (грейдирование)Excel 6Управление фондом оплаты труда (премирование)Excel 7Оценка сотрудников Бумажный архив материалов Свод выводов в Excel Excel 8Управление на основе KPIsExcel 9Формирование кадрового резерва (управление талантами) Бумажный архив материалов Свод выводов в Excel Excel 25