При работе с большими объемами данных важную роль играет их наглядность. Поэтому часто данные представляют в виде таблиц. Данные в таблицах можно не только хранить, но и обрабатывать. Табличные вычисления можно выполнять с любыми данными, но особенно удобно это делать с числовыми данными. Благодаря наглядности намного упрощается проведение любых расчетов, использующих данные, хранящиеся в таблицах.

Таблицы состоят из столбцов и строк. Элементы данных записываются на пересечении строк и столбцов. Любое пересечение строки и столбца создает «место» для записи данных, которое называется ячейкой таблицы. Столбец Строка Ячейка Каждый столбец данной таблицы обозначается латинской буквой (A, B, C, D), а каждая строка – порядковым номером (1, 2, 3, 4 и т.д.). Для указания на отдельную ячейку таблицы можно использовать адрес, составленный из обозначения столбца и номера строки (A1, B2, D4,...)

Пример. Пусть продавец коммерческой палатки, торгующий бакалейными товарами, ежедневно составляет отчет о продажах. Для этого он использует таблицу, подготовленную в программе Excel. В ячейке С1 находится текст «продано (кг)», а в ячейке D4 – число 48,00. Часть ячеек таблицы содержит исходную или первичную информацию, а часть – производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными.

Например, в ячейках столбца С находится исходная информация (сколько товара продано за день), а в ячейках столбца D (выручка за день) – произведения: D2 = B2*C2, D3 = B3*C3 и т.д. Всего в палатке 28 видов товара (строки 2-29), и в ячейке D30 находится сумма значений ячеек D2, D3,..., D29. Ежедневно продавец обновляет только столбец С (сколько продано), а остальные величины пересчитываются автоматически.

Иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: исходные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица имела вид большого разграфленного листа бумаги (ведомости), либо хранилась в виде картотеки. Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами

Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов электронные таблицы SuperCalc буквально произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами. Выпуск программы SuperCalc, заложившей основные принципы электронных таблиц, считают исторической вехой в развитии компьютерной техники.

Структура документа Excel Каждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически. В случае необходимости рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная электронная таблица. Файлы Excel имеют расширение.xls. Каждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически. В случае необходимости рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная электронная таблица. Файлы Excel имеют расширение.xls.

Столбцы обозначаются латинскими буквами: A, B, C, D, E... Если букв не хватает, используют двухбуквенные обозначения АА, АВ, АС и т.д. Максимальное число столбцов в таблице – 256. Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице определите самостоятельно, для этого нажмите комбинацию клавиш Ctrl + На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные – число или текст, - а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки без пробела между ними. Таким образом, А1, CZ31 и HP65000 – допустимые номера ячеек.

Номер текущей ячейки Строка состояния Ярлычки рабочих листов Текущая ячейка Строка формул Строка текущей ячейки Столбец текущей ячейки Панель инструментов Форматирование Панель инструментов Стандартная Полосы прокрутки Строка меню

Содержимое ячеек Ячейка может содержать три вида данных: Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Числовые данные – это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях. Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, то есть. Значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.