Архивное делопроизводство: как добиться высокой эффективности? Пак Виктория Руководитель проектов DIGITAL DESIGN

Содержание Предпосылки автоматизации архивного делопроизводства. Поддержка методологии хранения документов. Назначение и архитектура решения. Практикум архивного делопроизводства: успешный опыт проектов в ОАО «Объединенные кондитеры» и Государственная корпорация «Агентство по страхованию вкладов».

Предпосылки автоматизации Необходимость применения регламентированных процедур к работе с архивными документами Выполнение требований к хранению и уничтожению документов Повышение эффективности поиска и выдачи документов из архива

Поддержка полного цикла хранения документов Оперативное хранение Формирование и ведение НД Формирование дел Оформление дел Формирование сдаточных описей Выделение документов текущего хранения к уничтожению Ведомственное хранение Прием дел СП по описям Учет использования документов Экспертиза ценности документов Информационно- справочная работа Подготовка дел к передаче в ГАРФ (Сводные описи организации) Выделение дел к уничтожению (Акт об уничтожении документов) Государственное хранение

Архитектура решения Используется единое хранилище данных Взаимодействие с любыми установленными модулями, в т.ч., установленными позднее Гибкость доработки, т.к. используемые компоненты хранятся на сервере и обновляются на клиентах автоматически Архивариус Интерфейс для управления архивом Бумажный архивДелопроизводители Интерфейс для управления делами подразделения Номенклатура дел Комплектование дел Описи Акты об уничтожении Хранение информации о состоянии документа в архиве Учет выдачи дел/ документов во временное пользование Управление доступом к архиву на основе ролей

Функциональные возможности для делопроизводителей Формирование и ведение НД структурного подразделения; Комплектование дела документами текущего делопроизводства (документы СЭД); Подготовка отчетных документов дела (внутренняя опись дела); Формирование, согласование сдаточной описи дел СП; Учет факта передачи дел в архив; Контроль сроков хранения документов; Автоматическое формирование перечней документов с истекшим сроком хранения; Формирование акта о выделении документов к уничтожению.

Функциональные возможности для архивариусов Создание и утверждение сводной НД организации; Ведение справочника сроков хранения документов; Прием и размещение дел в архиве: утверждение сдаточных описей СП, учет физического размещения дел в Архиве; Учет выдачи-возврата бумажных документов, дел по запросам СП; Предоставление доступа к электронным копиям документов, дел; Контроль сроков возврата бумажных документов, дел; Формирование отчетов о количестве и состоянии дел в Архиве.

Проектный опыт: ОАО «Объединенные кондитеры» и ГК «Агентство по страхованию вкладов» Формирование и ведение номенклатуры дел Комплектование дел в структурных подразделениях Передача дел из структурных подразделений в архив Выдача во временное пользование Работа с архивными делами и документами: Уничтожение документов Поиск документов по реквизитам и формирование отчетов

Модуль «Архив». Настройка модуля

Номенклатура дел

Печать номенклатуры дел

Карточка дела

Списание документа из карточки Информация о состоянии документа в архиве

Массовое списание документов в дело 11 декабря 2013 г. 14

Формирование сдаточной описи СП

Утверждение сдаточной описи СП (режим архивариуса)

Учет выдачи-возврата дел из Архива 11 декабря 2013 г. 17

Поиск дел в Архиве 11 декабря 2013 г. 18

ИТОГО Соответствие стандартам - Основные правила работы архивов организации (Коллегия Росархива, 2002г : - Поддержка регламентов работы с архивными документами - Исполнение требований к хранению и уничтожению документов - Повышение эффективности поиска и выдачи документов Поддержка полного цикла документооборота: от создания документа до уничтожения или передачи на постоянное хранение; Оптимизация учета, ведения и передачи архивных дел; Повышение эффективности деятельности сотрудников задействованных в процессе.

Перспективы развития Ретроспекция бумажного архива, комплектование дел бумажными документами – потоковое сканирование, распознавание, атрибутирование документов; Учет выдачи документов, дел по запросам граждан, внешних организаций; Расширение возможностей формирования статистических и аналитических отчетов о количестве и состоянии дел в Архиве. 11 декабря 2013 г. 20

О компании Разработка, внедрение и сопровождение информационных систем управления бизнесом 19 лет на рынке Более 1800 проектов: от разработки индивидуальных ИТ-решений до комплексных систем управления предприятием Разработчик DocsVision и продуктов на его базе Золотой партнер Microsoft в течении 14 лет

199178, Санкт-Петербург наб. реки Смоленки, д. 33 тел. +7 (812) факс +7 (812) , Москва Варшавское шоссе, д. 36 стр. 8, подъезд 5 тел. +7 (499) тел./факс +7 (499) Спасибо за внимание! 11 декабря 2013 г. 22