Назначение Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, содержащие числовую информацию, формулы, текст. Основное назначение табличного процессора – автоматизация расчетов в табличной форме. Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В состав процессора входят сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.
Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями. Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Самые популярные табличные процессоры Microsoft Excel и Lotus
Электронные таблицы Термины и понятия Термины и понятия Документом, т. е. объектом обработки Excel является файл с произвольным именем и расширением xls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В каждом файле размещается от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Каждый лист состоит из строк и 256 столбцов. Строки нумеруются целыми числами, а столбцы – буквами латинского алфавита. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. В активную ячейку, в которой находится курсор, можно вводить текст или числа. Ширину столбца и высоту строки можно изменять. Адрес или координаты ячейки составляются из обозначения столбца и номера строки, например А1, С20. Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации.
Запуск Excel: · щёлкните на значке Excel на панели Microsoft Office ; либо щёлкните на кнопке Пуск и выберите Excel из меню Программы ; можно также запустить Excel, дважды щёлкнув на значке любого файла с электронной таблицей.
Ячейка – элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки. Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне. Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы. Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы.
Структура окна Excel Главное меню Рабочее поле Панели инструментов Строка заголовка Строка состояния Активная ячейка Строка формул Поле имён
Форматирование табличных документов Под форматированием табличного документа понимается ряд действий по изменению формы представления как самого документа, так и его объектов. Для форматирования объектов электронной таблицы, помимо обычных способов, принятых в текстовом процессоре, используются некоторые особые приемы: Данных в ячейках могут быть представлены различным образом (в разных форматах); Можно изменять ширину столбца или высоту строки, в которых хранятся данные; Любой объект электронной таблицы может быть заключен в рамку и/или выделен специальным узором. Форматирование любого объекта табличного документа осуществляется с помощью команд раздела меню Формат.
Формат ячейки характеризуется следующими параметрами: число, выравнивание, шрифт, рамка, вид, защита. Число определяет тип данных, хранящихся в ячейке. Выравнивание и шрифт используются так же, как и в текстовом редакторе. Рамка определяет внешнее обрамление ячейки (тип, толщину, штрих линии). Вид определяет заливку и узор фона ячейки. Защита определяет уровень защиты данных в ячейке. Формат строки позволяет регулировать высоту строки и управлять отображением строки в таблице. Высота строки регулируется автоматически или вручную. При автоматической регулировке высоты строки выбирается такое значение, чтобы все данных помещались в строке. Формат столбца позволяет регулировать ширину столбца и управлять отображением столбца в таблице. Ширина столбца может регулироваться автоматически или вручную. При автоматической регулировке ширины столбца выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в столбце в одну строку.
Данные электронной таблицы Общий формат Общий формат используется по умолчанию и позволяет вводить любые данные (числа, текст, даты, время и т.д.), которые распознаются и форматируются автоматически. Текстовый тип данных Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом, либо цифры чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст. Действия над текстовыми данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре. Пример текстовых данных: Расписание занятий 8 «А» класс счет
Числовой тип данных Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа (+ или -), или десятичной запятой. Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции. Пример числовых данных: 232,5 -13,7 +100,345
Тип данных – даты Этот тип данных используется пи выполнении таких функций, как добавление к дате числа, получение разности двух дат, при пересчете даты. Например вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами. Пример. Представление дат в разных форматах: 4 июня Июнь июня Июнь
Процентный формат данных Процентный формат обеспечивает представление числовых данных в форме процентов со знаком %. Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа на экране появится 25.7%, а при вводе числа 257 на экране появится %. Денежный формат Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, при котором каждые три разряда разделены пробелом, а следом за последним десятичным знаком указывается денежная единица размерности – «р» (рубли). При этом пользователь может задать определенную точность представления (с округлением до целого числа (0 десятичных знаков), или с заданным количеством десятичных знаков. Например, число будет записано в ячейке как р. ( с округлением до целого числа) и р (с точностью до двух десятичных знаков).
Ввод данных. Автозаполнение.
При вводе данных в ячейку следует помнить определенные правила. o Перейти в нужную для ввода ячейку; o Заголовок таблицы можно размещать в последовательных ячейках; o Заголовки в шапке таблицы должны находится в одной строке, в последовательных ячейках и каждый заголовок размешается в одной клетке.
Способы окончания ввода информации: с помощью мыши; клавиша Enter на клавиатуре; клавиши со стрелками на клавиатуре.
Исправление ошибок (редактирование) 1. Удаление информации (выделить ячейку с данными): Клавиша Delete на клавиатуре; Кнопка Χ в строке формул (удаляет информацию в процессе ввода); Меню Правка - пункт Очистить всё
Исправление ошибок (редактирование) 2. Вход в режим редактирования: Если информация уже введена в ячейку и её нужно изменить, нажмите клавишу F2 на клавиатуре.
Вставка пустого столбца (строки) в таблицу 1 способ: Щелчок ЛКМ в заголовке столбца (строки), перед которым нужно вставить пустой столбец (строка) (он выделится цветом); Щелчок на столбце ПКМ - в контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки;
Вставка пустого столбца (строки) в таблицу 2 способ: Установить маркер в ячейке столбца, перед которым нужно вставить столбец - выполнить команду меню Вставка - пункт Столбцы (аналогично меню Вставка пункт Строки)
Маркировка элементов ЭТ Способы маркировки
Столбцы:Столбцы: Один столбец - щелчок ЛКМ в заголовке (по букве столбца); Несколько смежных столбцов (расположенных подряд) - указать на букву первого и протянуть выделение до последнего столбца в строке заголовков столбцов; Несколько столбцов выборочно при нажатой клавише Ctrl щелчки по заголовкам столбцов
Строки Строки маркируются аналогично столбцам.
Ячейки: Отдельные ячейки - щелчки ЛКМ по ячейке; Блок ячеек - указать на первую ячейку в блоке, зажать ЛКМ и двигаться по диагонали к последней ячейке блока (первая ячейка в выделенном блоке всегда белого цвета).
Весь лист: Замечание: Чтобы снять выделение следует: Нажать комбинацию клавиш Ctrl+Home.или Выполнить щелчок ЛКМ на затемнённой полосе.
Автозаполнение При автозаполнении используется понятие позиция (маркер) автозаполнения - это нижний правый угол выделенной ячейки, где курсор принимает форму черного плюса ( + ).
Копирование текстовых и числовых данных (весь диапазон следует заполнить одинаковыми данными): Число (текст) ввести в ячейку; Курсор мыши установить в позицию автозаполнения; Зажать ЛКМ и протащить по таблице до последней ячейки диапазона.
Числовые ряды (Последовательность чисел, отличающихся друг от друга на шаг): Заполнить две последовательные ячейки числами с необходимым шагом; Выделить блок из двух ячеек; Указатель мыши поместить в позицию автозаполнения, зажать ЛКМ и протащить до конца заполняемого диапазона.
Нумерованный текст (ячейки, заполненные текстом с последовательными номерами): Заполнить ячейку текстом, через пробел указать номер; Указатель мыши поместить в позицию автозаполнения, зажать ЛКМ и протащить до конца заполняемого диапазона.
Стандартные списки (часто повторяющиеся известные списки, например, название месяцев, дней недели и т. д.) Меню Сервис - пункт Параметры - закладка Списки В поле Списки выбрать список (щелчком ЛКМ по списку) - элементы списка появятся в поле Элементы списка - нажать кнопку ОК; Установить курсор в нужное место таблицы; Ввести первое слово списка; Указатель мыши поместить в позицию автозаполнения, зажать ЛКМ и протащить до конца заполняемого диапазона.
Собственные списки (часто используемые заголовки таблиц или данные) Меню Сервис - пункт Параметры - закладка Списки; В поле Списки выбрать Новый список; В окне Элементы списка ввести новый список, разделяя элементы списка клавишей Enter, Нажать кнопку Добавить, затем кнопку ОК (в поле Списки добавиться новый список и рамка выделения остановиться на нём); Установить курсор в нужное место таблицы; Ввести первое слово списка; Указатель мыши поместить в позицию автозаполнения, зажать ЛКМ и протащить до конца заполняемого диапазона.
Ввод даты (по дням, по рабочим дням, по месяцам, по годам): Ввести в ячейку текущую дату; Указатель мыши установить в позицию автозаполнения; Зажать правую кнопку мыши и протянуть до конца заполняемого диапазона, отпустить ПКМ; В контекстном меню выбрать способ заполнения
Ввод формул в ячейки =Содержимое любой формульной ячейки обязательно должно начинаться со знака равенства =. Так, например, если численное значение в ячейке В5 рассчитывается как среднее арифметическое численных значений ячеек С6 и Е7, то после установки курсора на В5 следует набрать «= (С6+Е7)/2» (что отобразится в строке формул) и нажать Еnter.
Перемещение по рабочим листам Щёлкнуть на ярлычке нужного листа, чтобы вывести его на передний план. Использовать для перемещения полосы прокрутки справа и внизу рабочего листа. Использовать клавиши перемещения (, и т.д.). Для перехода к конкретным местам использовать команду Перейти из меню Правка. Использовать кнопку Выделить в диалоговом окне Переход, чтобы найти конкретные элементы (записи, формулы и т. д.).
Типы операций: Арифметические + сложение – вычитание * умножение / деление ^ возведение в степень Сравнения = равно > больше >= больше или равно < меньше
Сообщения об ошибках Сообщение начинается значком # Распространённые ошибки: #ДЕЛ/0! – в формуле обнаружено деление на 0; #ИМЯ? – имена ячеек (ссылки) содержат недопустимые символы, например, русские буквы; #ЗНАЧ! – значение величин, используемых в формуле, не соответствует их типу, например, делается попытка выполнять арифметические действия над текстовыми данными; ##### – ширина ячейки не достаточна, чтобы в ней отобразить значение; #Н/Д – в формуле есть ссылка на ячейку, но эта ячейка пустая; #ЧИСЛО! – в функции используется неправильный аргумент.
Копирование формул 1. Выделить ячейку с формулой. 2. Вывести указатель мыши в нижний правый угол ячейки, (при этом он станет чёрным плюсом). 3. Протащить указатель мыши при нажатой левой кнопке мыши по тем ячейкам, на которые копируем формулу. Абсолютная ссылка – ссылка на ячейку, не изменяющаяся при копировании, например $A$1. Относительная ссылка – ссылка на ячейку, изменяющаяся при копировании, например A1. Смешанная ссылка – ссылка лишь частично абсолютная, например $A1.
Задания для выполнения Откройте электронную таблицу Microsoft Excel. Выделите столбец В (чтобы выделить весь столбец, надо щелкнуть мышкой на его заголовок), и выполните заливку столбца желтым цветом. Выделите строку 3 (чтобы выделить всю строку, надо щелкнуть мышкой на ее номер) и выполните заливку строки красным цветом. Выделите диапазон ячеек D6:G12 (чтобы выделить диапазон ячеек надо нажать мышку в первой ячейке заданного диапазона, и не отпуская клавишу, переместить курсор на последнюю ячейку диапазона), и выполните заливку этой группы ячеек зеленым цветом. Выделите диапазон ячеек А1:G13 и выделите внешние границы таблицы толстой линией, найдя соответствующую кнопку на панели инструментов. Сохраните файл в папке Мои документы \Фамилия \ Электронная таблица \ Задание 1.xls Создайте новый файл. Составьте в нем следующую таблицу: ДатаНазваниеКоличествоЦенаДоля в % Книги252558р35%
Установите следующие форматы данных в ячейках: – - общий формат –Дата - формат Дата –Название – текстовый формат –Количество – числовой формат –Цена – денежный формат –Доля в % - процентный формат. Заполните пять строк таблицы по образцу в соответствии с выбранным форматом (наименование товара, дату, количество, цену и долю в % придумайте сами). После заполнения таблицы выполните команду Формат \ Автоформат. Выберите понравившийся формат для вашей таблицы. Сохраните файл в папке Мои документы \Фамилия \ Электронная таблица \ Задание 2.xls
Тест по теме электронные таблицы
1. Сколько клеток входит в диапазон А5:D8 ? а. 5 б. 13 в. 8 г. 2 д. 16
2. Клетка электронной таблицы называется текущей, если а. клетка содержит формулу б. в ней находится информация в. клетка является пустой г. клетка видна на экране д. в ней находится курсор
3. Диапазон клеток электронной таблицы – это а. множество клеток, образующих область произвольной формы б. множество заполненных клеток электронной таблицы в. множество клеток, образующих область прямоугольной формы г. множество пустых клеток электронной таблицы д. множество клеток, образующих область квадратной формы
4. Адрес клетки электронной таблицы - это А. имя, состоящее из номера столбца и номера строки Б. имя, состоящее из любой последовательности символов В. адрес байта оперативной памяти, отведенного под клетку Г. адрес машинного слова оперативной памяти, отведенного под клетку Д. имя, состоящее из имени столбца и номера строки
5. В клетку электронной таблицы можно занести А. только формулы Б. числа и текст В. только числа Г. числа, формулы и текст Д. диаграмму
6. Числовая константа может быть записана в виде: А. 3,0Е+6 Б. 30,Е+5 В. 3,0Е+5 Г. 0,3Е+7 Д. 0,3Е+5
7. Укажите верно записанную формулу для ЭТ: А. =Н7+СУММ(В8:С9) Б. =В+С8/5 В. =2А*8 Г. =D3:3 Д. =8В3+9
8. Арифметическое выражение может быть записано в электронной таблице в следующем виде: а. 4^((5+3)/6)*7/2*8/14/23 б. 4^(5+3)/6*7/2/14*23/8 в. 4^(5+3)/6*7/2*8/14*23 г. 4^(5+3)/6*7/2*8/14/23 д. (4^5+3/6*7)/2/14* 23/84
Домашнее задание. Повторить основные понятия темы (по конспекту в тетради, учебнику).