Розробила: майстер в/н за професією Секретар керівника Цюпак Ольга Володимирівна. - презентация

1 Розробила: майстер в/н за професією Секретар керівника Цюпак Ольга Володимирівна

2 ЗМІСТ 1.Поняття ділової наради, класифікація нарад за цілями і методами проведення 2.Правила підготовки до проведення ділової наради 3.Ведення ділової наради: правила поведінки керівника та учасників ділової наради; дипломатичний та авторитарний стилі ведення ділової наради; техніка ділового спілкування при дипломатичному стилі ведення наради: використання відкритих питань, при вислуховуванні - заохочення вербальне і невербальне, зворотній зв'язок, відображення почуттів мовця, роезюме; контроль за ходом наради; організація і ведення дискусії; психологічні типи учасників обговорення 4.Завершення ділової наради. Правила складання протоколу.

3 ДІЛОВА НАРАДА це елемент управлінської діяльності керівника, найбільш поширена форма управління, яка дозволяє використовувати колективний розум, знання та досвід фахівців для вирішення складних проблем, організувати обмін інформацією між окремими працівниками та структурними підрозділами та оперативно доводити конкретні завдання до безпосередніх виконавців. Pz8iO8

4 Запланувати нараду можна за допомогою програм: Outlook 2013 або Outlook Web App Настроювання мережної наради Lync Доступ можна отримати на сайті Або дізнайтеся більше за адресою Веб- планувальник Lync.Веб- планувальник Lync

5 ВИДИ НАРАД

6 РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ Повідомляє про захід Зустрічає і вітає учасників, представляє нових учасників. Веде записи. Здійснює підготовку наради: вибір приміщення, підбір і розсилка матеріалів до наради, контроль підготовки матеріалів учасниками, складання та поширення протоколу, турбота про зручності учасників, забезпечення прохолодними напоями, контроль справності демонстраційних засобів та оргтехніки Складає протокол

7 Коло учасників: (на нарадах присутні фахівці, відповідальні або зацікавлені особи, на зборах - весь персонал);

8 ТИПИ УЧАСНИКІВ

9 ЦІЛІ ТА МЕТА ПРОВЕДЕННЯ На нарадах розглядаються поточні конкретні питання, на зборах - більш загальні, що нагромадилися за певний період часу); Мета наради - вдосконалення поточної діяльності; на зборах підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє, обмін досвідом).

10 КЛАСИФІКАЦІЯ НАРАД за типами Ознайомлювальна (видача завдань, підвищення кваліфікації); Інформаційна (узагальнення відомостей, вивчення точок зору); Роз'яснювальна (переконання співробітників в чомусь); Проблемна (колективний пошук вирішення питання); Інструктивна (доведення до відома необхідної інформації та пояснення способу дій); Оперативна (одержання поточних відомостей про стан справ і подоланні вузьких місць); Координаційна (забезпечення взаємодії підрозділів).

11 Групове інтерв'ю, як метод вивчення думок членів групи з конкретного питання; Брейнштурм (мозковий штурм), як метод продукування нових ідей; Групове прийняття рішень з метою вирішення проблемної ситуації і вироблення певних рішень; Групове обговорення окремого випадку (особлива, нестандартна ситуація) Групова дискусія. КЛАСИФІКАЦІЯ НАРАД за методами

12 ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ 1.Визначити мету проведення наради 2.Встановити порядок денний. 3.Визначити тривалість наради 4.Вирішити, яким має бути кінцевий результат

13 ТРИВАЛІСТЬ НАРАДИ Все залежить від цілей та порядку денного. Максимальна тривалість - 1,5 - 2 год., а обговорення складного питання в хвилин. Вважається, що через хв. роботи увага учасників починає слабшати. Через хв. настає фізична втома. Через хв. розвивається "негативна активність" - починаються розмови і заняття сторонніми справами. Через 2 години безперервної роботи люди готові на все, щоб швидше, розійтися. У той же час через хв. відволікання уваги знову автоматично включається.

14 ОБЛАДНАННЯ Телефони Проектор Дошка мікрофон, трибуна, плакати і графіки, проектор для слайдів комп'ютер електронна пошта, Інтернет, маркери

15 Оголосіть, що нарада почнеться о 14:00, і вона почнеться не раніше 14:10. Призначте засідання на 10:13, і службовці зрозуміють вас буквально. Сіріл Паркінсон Норткот

16 ВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ НАРАДИ Починати нараду потрібно точно вчасно Одному з учасників слід доручити ведення протоколу. Керівник наради має володіти технікою вступного слова (3-4 хв.). За цей час повідомляється: Мета наради; Порядок денний; Можливі рішення та умови їх прийняття; Порядок ведення та оформлення протоколу.

17 ВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ НАРАДИ Вирішується, в якій послідовності будуть обговорюватися питання порядку денного (за ступенем своєї важливості і складності). Керівник визначає стиль ведення наради. Дипломатичний стиль враховує думку всіх учасників наради, йдучи на компроміси. Авторитарний стиль - керівник формує свою думку категорично, не допускаючи заперечень, не домагається загальної згоди, не шукає підтримки, необхідної для реалізації рішень.

18 СХЕМА ВДАЛОГО ПРОВЕДЕННЯ НАРАДИ Застосовуються відкриті питання для виявлення проблеми, включаючи питання типу «що» - виявлення фактів та «які» - розуміння почуттів і цінностей у зв'язку з цими фактами. Заохочення, яке полягає в повторенні ключових слів, щоб отримати більш повну інформацію. Зворотній зв'язок у вигляді переказу, щоб виступаючий розумів, що його правильно почули. Віддзеркалення і визнання почуттів, що дає зрозуміти співрозмовнику, що ви помітили його основні емоції. Резюме, систематизує, організуючи факти й емоції.

19 ЗАВЕРШЕННЯ ДІЛОВОЇ НАРАДИ Проводиться підсумок наради або зборів. Якщо рішення не були прийняті, захід вважається непотрібним, а час на нього витраченим даремно. Доводиться до учасників розподіл завдань та визначаються контролюючі; Призначаються відповідальні за виконання рішень.

20 ПРОТОКОЛ У протоколі має бути зафіксовано: Назва наради; Дата, час і місце проведення; ПІБ присутніх і тих, хто не зміг бути присутнім; Питання порядку денного; Висловлені думки, пропозиції та ідеї; Прийняті узгоджені рішення; Намічені заходи, прізвища відповідальних виконавців.

21