2005 Cognitive Technologies Ltd.. Среди пользователей системы «ЕВФРАТ-Документооборот» - презентация

1 2005 Cognitive Technologies Ltd.

2 Среди пользователей системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

3 "ИД КомпьютерПресс рекомендует систему ЕВФРАТ- Документооборот" КомпьютерПресс, 2006 г. "Самая функционально-развитая система электронного документооборота Cio-World (ИД "Компьютерра"), 2005 г. "ЕВФРАТ-Документооборот - одна из самых распространенных СЭД в России PCWeek/RE, 22, 2006 г. "1 место в рейтинге систем электронного документооборота и делопроизводства РБК, 2004 г. "1 место в рейтинге еженедельника ЭиЖ, 2003 г. «Самая известная отечественная система электронного документооборота и делопроизводства МИР ПК, 2003 г. "Лучшее решение по организации электронного документооборота и делопроизводства Деловые вести, 2003 г. "ЕВФРАТ-Документооборот - оптимальное решение среди систем электронного документооборота " Клерк.Ру, 2006 г. Cognitive Technologies as a second largest Document and Content Management Solutions services provider in Russia (2005) IDC, 2006 г. Лидер продаж - "ЕВФРАТ-Документооборот", за год к армии пользователей этой системы добавилось еще 750 организаций Мир ПК, май 2007 г. Cognitive Technologies - лидер по количеству реализованных проектов по внедрению СЭД в 2006 г. в России РБК, 2007 г. Cognitive Technologies as a largest Russian document and content management services provider in 2006 IDC, 2006 г. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" включена в семерку умных и успешных российских инноваций Огонек, 2008 г. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" самая функциональная и самая распространенная система электронного документооборота в России BISHELP.ru, 2008 г. Cognitive Technologies is the largest Russian document and content management services provider in 2007 IDC, 2008 г. Награды и достижения системы «ЕВФРАТ-Документооборот» Система "ЕВФРАТ-Документооборот" лучшая программа 2008 года в номинации "Автоматизация СМБ, решения для бизнеса" PC Magazine, 2008 г. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" отмечена в обзоре лучших программных продуктов 2008 г., Hard&Soft, 2008 г.

4 Автоматизация службы канцелярии Автоматизация делопроизводства (процессов ДОУ) Создание электронного архива документов Корпоративный электронный документооборот (workflow) Обеспечение информационной безопасности и управление доступом Контроль исполнительской дисциплины Частные задачи автоматизации документооборота Задачи, решаемые системой «ЕВФРАТ-Документооборот»

5 Автоматизация работы с договорами (создание, согласование, отслеживание сроков окончания) Автоматизация обращений граждан (прием, регистрация, обработка, контроль исполнения, списание в архив) Автоматизация обработки заявок от клиентов и партнеров (прием, регистрация, выполнение, контроль исполнения) Управление проектными работами (начало проекта, коллективная работа, сдача) Управление мероприятиями, совещаниями (подготовка материалов, проведение, обработка результатов) и многое другое Примеры частных задач, решаемых системой «ЕВФРАТ-Документооборот»

6 Регистрацию любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом Автоматизацию бизнес-процессов организации, поддержку процедур согласования и утверждения Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине Информационную безопасность при работе с документами Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивает

7 Делопроизводитель (персональное рабочее место) Малые и средние компании Подразделения крупных государственных или коммерческих организаций Территориально-распределенные организации и подразделения Базовое (прототип) решение для крупных государственных или коммерческих организаций Для кого предназначена система?

8 Кто внедряет систему «ЕВФРАТ-Документооборот»?

9 Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Особенности системы «ЕВФРАТ- Документооборот»

10 Папки, в которые поступают контролируемые пользователем поручения, документы на согласование и др. Оперативная информация для пользователя на сегодня. Предоставляется в главном окне при загрузке системы Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты АРМ Пользователя бизнес-ориентированный интерфейс

11 Регистрационная карточка выбранного документа Документы «На контроле» АРМ Пользователя бизнес-ориентированный интерфейс

12 Роль «Администратор документооборота» (организация процессов ДОУ на предприятии, реинжиниринг бизнес-процессов) Папочная структура пользовательского места: Поддержка иерархии пользовательских папок Общая иерархия папок документооборота (настраиваемая номенклатура дел) Управление общими папками документооборота из АРМ «Пользователь» администратором документооборота Общие папки документооборота (номенклатура дел) Личные папки пользователя Управление документооборотом

13 Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также правил их учета (набора реквизитов и формирования регистрационных номеров Контроль полноты заполнения полей РКК Автоматизация заполнения полей РКК Автоматический контроль дублирования документов Регистрация писем из электронной почты Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов Присоединение любых электронных документов к РКК Встроенные средства просмотра электронных документов Установление перекрестных ссылок между документами Регистрация документов из MS Office и проводника Работа со словарями разных типов (пополняемые и обновляемые из вне) Регистрация документа

14 Встроенная настраиваемая адресная книга пользователей и списки рассылки Рассылка документов и сообщений

15 На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом назначаются: контролер по документу ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие по документу сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему сроки согласования и утверждения Отсроченное выполнение поручений Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах Постановка документов на контроль

16 Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим: последовательные задания параллельные задания подпоручения Возможность создания маршрутов, имеющих узлы условного перехода в зависимости от значения реквизитов документов Привязка маршрутов к потокам, сотрудникам, группам, ролям Реализация смешанного документооборота Возможность переименования потоков документов Работа и управление версиями документов Работа с проектами документов Работа с версиями документов Движение и обработка документов (Workflow + Collaboration)

17 Графический редактор для создания типовых маршрутов В узлах маршрута задаются: - исполнители; - задачи; - срок выполнения; - условия дальнейшего движения документа Создание маршрута движения документа или маршрута согласования

18 Свободное задание маршрута Задание маршрута осуществляется на рабочем месте пользователя Создание маршрута движения документа или маршрута согласования

19 Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему Согласование и утверждение с использованием ЭЦП Отправка отчета контролирующему Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков Дублирование сообщений и уведомлений на Электронную почту Ведение листа согласования документа Специальный поиск по контрольным заданиям и документам Исполнение заданий, контроль исполнения

20 Общий поиск по всем документам Поиск по типовым реквизитам и тексту документа – общий поиск Поиск по форме Гибкий расширенный поиск Возможность гибкого задания условий для поиска по всему объему накопленных документов Поиск документов в системе

21 Встроенный «Менеджер журналов и отчетов» - средство разработки собственных шаблонов статистических отчетов и справок Выгрузка отчетов в MS Word, MS Excel, Internet Explorer, внутренний редактор Формирование отчетов и журналов как по всей базе документов, так и по отдельной выборке Отчеты и журналы

22 Парольная идентификация каждого пользователя Распределение прав доступа пользователей Гибкие настройки прав доступа: роли, временные права и др. Протоколирование действий пользователей Передача данных в зашифрованном виде Использование сертифицированных средств ЭЦП Хранение всех данных на сервере Средства резервного копирования и восстановления баз Встроенный модуль «Монитор безопасности» Безопасность и надежность

23 Встроенный модуль «Монитор безопасности» позволяет следить в режиме реального времени за действиями пользователей, настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации. Модуль «Монитор безопасности»

24 Сопровождение процессов работы с архивными документами: Списание Хранение Сопровождение Уничтожение Поддержка принятой в организации номенклатуры дел Связь с оперативными документами АРМ «Архивариус»

25 Модуль АРМ «Администратор» Обеспечение хранения пользовательских настроек на сервере системы (Управление профилями пользователей) Функции экспорта/импорта маршрутов в файл на диске Экспорт/Импорт адресной книги в CSV (в формате ActiveDirectory) и внутреннем формате Встроенные механизмы централизованного обновления клиентских АРМ Администрирование системы

26 Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками Редактирование заложенных в базовой поставке регистрационных карточек Логическое описание типов и свойств реквизитов Дизайнер форм регистрационных карточек документов

27 Поддержка территориально распределенных организаций Организация взаимодействия удаленных серверов «ЕВФРАТ- Документооборот»: обмен адресными книгами пользователей между серверами автоматическая установка соединения между серверами Единое пространство управления территориально-распределенной организацией: отправка сообщений и документов в филиалы выдача заданий филиалам и сквозной контроль за исполнением заданий получение отчетов от филиалов Полнофункциональный Web-клиент

28 Новый API (Application Programming Interface) на платформе.NET Механизмы интеграции с внешними приложениями (ERP, бухгалтерия) и встроенные средства интеграции с системами бухгалтерского учета 1С Дополнительные средства взаимодействия модуля АРМ «Пользователь» со сторонними приложениями Встроенная интеграция с приложениями «1С-Предприятие» (версии 7 и 8). Теперь пользователи из системы 1С могут получить необходимую информацию из системы документооборота. Возможности интеграции

29 Базовая конфигурация «ЕВФРАТ-Документооборот» включает: шаблоны регистрационно-контрольных форм для учета наиболее распространенных типов документов – 9 шт. шаблоны журналов регистрации документов – 3 шт. шаблоны справок по исполнительской дисциплине сотрудников: по работе с документами – 4 шт. по работе с поручениями – 4 шт. лист согласования Разработана на основе тысяч внедрений Конфигурация «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота Конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

30 В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом особенностей документооборота и структуры организации посредством: перевода работы с другими документами в СЭД (документы по СМК, другая специфика организации) тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений) Внедрение системы «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществляется как самостоятельно заказчиками, так и с привлечением специалистов Cognitive Technologies и ее партнеров Развитие конфигурации системы

31 Настройка рабочего места пользователя (состав меню, панели инструментов, заставки, заголовка главного окна) Возможность создания специализированных пользовательских АРМов, ориентированных на решение определенных задач Управление работой с конфигурациями системы Для получения дополнительной информации обращайтесь в Cognitive Technologies или к нашим партнерам Новые виды услуг по настройке и внедрению системы

32 Работа с MS SQL Server 2005 и 2008 Web-доступ через HTTP и HTTPS Тонкий клиент для мобильных устройств Интеграция с MS Exchange Интеграция с OpenOffice Визуализатор маршрутов Работа на 64-разрядных серверах Модуль «Работа с шаблонами документов» Подсистема «Понимание документов» Новые возможности версии 14.5

33 Сегодня система успешно работает более чем в 3000 организациях Количество пользователей системы достигло человек Каждый месяц нашими клиентами становится более 70 новых организаций Среди пользователей системы Пользователи системы «ЕВФРАТ-Документооборот» Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики; Федеральное агентство по делам молодежи; Федеральная служба по оборонному заказу; МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»; ГУ «Объединение ветеринарии города Москвы»; Российский союз промышленников и предпринимателей; ФГУП «ГосНИИАС»; ФГУ «Дороги России»; Курская АЭС; ЗАО АКБ «Центрокредит»; ЗАО «Дикая Орхидея» ОАО «Автодом» ОАО «Лебединский горно-обогатительный комбинат» ОАО «Новгородэнерго» ОАО «Объединенная промышленная корпорация «ОБОРОНПРОМ» ОАО «Объединенная энергетическая компания» ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога» ОАО «Центрсибнефтепровод» ООО «Управляющая компания «Экоофис» OOO «Черноголовский завод алкогольной продукции» ВМП Недвижимость НП «Росмедиаком» (Телеканал Спорт) Телерадиокомпания «Мир» и многие другие…

34 Источник: ИА Bishelp.ru, 2008 Место системы «ЕВФРАТ- Документооборот» на рынке СЭД

35 «ЕВФРАТ-Документооборот» Наличие развитого инструментария позволяет осуществлять настройку и внедрение системы без привлечения специалистов разработчика: Дизайнер форм Генератор отчетов Дизайнер маршрутов ЕВФРАТ-Документооборот API Иные системы электронного документооборота Настройки и внедрение чаще всего осуществляются разработчиком систем Преимущества системы: Простота внедрения

36 «ЕВФРАТ-Документооборот» Независимость от программных продуктов других разработчиков. Все, что необходимо для работы и внедрения системы, включая СУБД, входит в комплект поставки Иные системы электронного документооборота Практически всегда требуется какой-либо сторонний программный продукт, например, MS SQL, MS Exchange, Oracle, Lotus Notes, OCR и др. Преимущества системы: Независимость

37 «ЕВФРАТ-Документооборот» Все технологические и функциональные компоненты собственной разработки: СУБД НИКА Сканирование и распознавание Drag&Recog Полнотекстовая индексация Морфологический анализ текста Поиск Встроенный вьюер Встроенная почтовая служба Средства разработки и анализа Средства администрирования Работа с шаблонами документов Понимание документов Иные системы электронного документооборота Ограничены возможностями базового ПО разработки или дополнительных модулей, поставляемых сторонними разработчиками Преимущества системы: Использование собственных разработок

38 «ЕВФРАТ-Документооборот» Все основные компоненты системы для автоматизации документооборота входят в комплект поставки Иные системы электронного документооборота Практически всегда базовая поставка систем имеет ограничения по функциональным возможностям. Для их расширения необходимо приобрести дополнительные модули Преимущества системы: Полнота базовой поставки

39 «ЕВФРАТ-Документооборот» Использование только собственных технологий позволило существенно сократить стоимость конечного продукта при обеспечении высокого качества Иные системы электронного документооборота Стоимость складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО сторонних разработчиков, услуг по внедрению Преимущества системы: Привлекательная стоимость внедрения

40 Полнота и достаточность комплекта поставки Отлаженность и стабильность работы Готовность к внедрению «по клику» (установка занимает менее 10 минут) Отсутствие дорогостоящего консалтинга Проработанные методики обучения работе в системе и ее сопровождения Низкая стоимость владения системой Преимущества системы: Коробочное решение

41 Масштабируемость Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест Работа на промышленной СУБД MS SQL Server Преимущества системы: Проектное решение

42 Если у Вас есть вопросы по системе: Заказать демонстрационную версию Заказать бесплатную презентацию в Москве Уточнить стоимость проекта по внедрению Обновить старую версию системы Задать технические вопросы в процессе тестирования Или по телефонам (495) , (499)

43 Офис компании Cognitive Technologies Москва, проспект 60-летия Октября, 9 тел. (495) , (499) Cognitive Technologies Дополнительная информация