Технологии 1С на благо архивного дела Евгений Питолин генеральный директор «1С-Эффективность» epitolin@1c-efficiency.ru 2012. - презентация

1 Технологии 1С на благо архивного дела Евгений Питолин генеральный директор «1С-Эффективность» 2012

2 Кто мы? дочерняя компания фирмы «1С» и группы профессионалов на рынке ИТ и ИБ-технологий. консалтингово-внедренческая компания нового типа создана в 2011 году (подписано соглашение между 1С и Правительством Санкт-Петербурга о создании центра разработки, компетенций и технологий) головной офис – в Санкт-Петербурге количество сотрудников – более 30 человек технологические партнеры – крупнейшие вендоры ПО в своей области (1С, Лаборатория Касперского, Инфовотч)

3 Что мы создаем? Ключевой продукт - эффективность работы бизнес-структур и государственных организаций. Ключевые принципы эффективнее (чем у других в отрасли) быстрее (чем раньше) выгоднее (чем у конкурентов) Ключевые рынки компании: органы государственной власти и государственные учреждения крупный и средний бизнес Завершение любого проекта – получение результата в виде достижения поставленных клиентом показателей работы

4 Не надо назойливой рекламы !

5 Не будем изобретать колесо Все уже придумано до нас год.

6 Не будем изобретать колесо Все уже придумано до нас год.

7 Не будем изобретать колесо М. Катков, "Руководство по наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России" (фрагмент) Дежурный расписывается в приеме пакета, содержащего бумагу, записывает его в дежурную книгу и отдает Главному регистратору, который распечатывает пакет и представляет бумагу Старшему секретарю, который, прочитав бумагу, делает на ней пометку, в какое отделение ее передать и возвращает ее Главному регистратору, а этот, рассортировав все поступившие в тот день бумаги, раздает их под расписку в отделения, из коих в каждом имеется свой Младший регистратор, записывающий бумагу во «входящий реестр» и отдающий ее Столоначальнику, который, расписавшись в ее приеме, передает ее Помощнику столоначальника, обязанному записать ее в «настольный реестр» и тотчас возвратить …….

8 А может быть, и стоит? Первый радиоприемник Попова – 1895 год Прошло 154 года. Много ли изменилось? Первый персональный ПК в СССР – 1984 год Первый полет в космос – 1961 год Первый президент СССР – 1990 год А в документообороте все те же проблемы

9 Есть проблемы Сказка о потерянном времени : накапливается огромное количество документов на поиск документов тратятся часы документы теряются на хранение документов уходит много места, бумаги, трудозатрат организация проходит аудит требуется быстрое получение документов организация имеет распределенную структуру нужен доступ к документации филиала

10 Есть проблемы Царапины и порезы от бумаги и скрепок Глаза слезятся от пыли Ушибы от падения со стремянок в архиве Кроме того

11 Есть проблемы Директор организации: Ты знаешь, мне кажется, у нас дыра в безопасности ИТ-директор: ну слава Богу, хоть что-то у нас в безопасности Из подслушанного

12 Культура работы с информацией За любую бумажку с моего стола бандит полжизни отдаст! Глеб Жеглов, оперативный работник МУРа

13 Культура работы с информацией

14 Политики безопасности и права доступа Текст слайда =

15 Физическая защита носителей информации и архивов

16 Бывает и по-другому Отличный электронный архив – каким его видят специалисты в компании 1С

17 Отличный электронный архив –удобный и быстрый поиск документов –мгновенная выборка документов по заданным параметрам –высвобождение офисных площадей от накопившихся документов –защита документов от безвозвратной утраты или повреждения –четкое разграничение доступа к документам –быстрая отправка копий документов –возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей Достоинства электронного архива

18 Отличный электронный архив Электронные документы хранятся в карточках и скан-копиях Решенные задачи 18 потоковое сканирование с одновременным прикреплением отсканированных файлов к карточкам документов

19 Отличный электронный архив Внутренние документы хранятся в иерархической структуре папок структура папок обеспечивает классификацию документов быстроту и легкость поиска различные права доступа к документам разнообразные подходы к построению структуры ДО Решенные задачи

20 Отличный электронный архив Оперативный и полномасштабный поиск по документам В списке – по кнопке Найти Полнотекстовый – по содержимому документов отсканированные копии распознаются используется программа распознавания По реквизитам поиск по вхождению в интервал Поиск по списку реквизитов Расширенный поиск по произвольным условиям Решенные задачи

21 Отличный электронный архив Интеграция архива с учетными и CRM-системами –Интеграция реализуется при помощи веб-сервисов –При работе в учетной системе пользователь имеет доступ к электронной карточке и сканам соответствующего первичного документа, хранящегося в ДО может как просматривать, так и добавлять сканы прямо из учетной системы Решенные задачи

22 Отличный электронный архив Хранение файлов Файлы со сканами документов - в файловом хранилище Подготовка выделенного сервера Ограничение максимального размера тома Настройка правил размещения файлов в томах Настройка доступа и разграничение прав Решенные задачи

23 Отличный электронный архив Связь с бумажными документами Номенклатура дела - для учета фактического нахождения документов Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности организации Дело – это совокупность документов, помещенных под одну обложку Справочник дел для дела указывается место хранения в карточке документа отражается, в какое дело (папку) помещен документ Из карточки документа видно, где находится его оригинал! Решенные задачи

24 Отличный электронный архив Права доступа Развитые возможности настройки прав доступа Сохранность и конфиденциальность документов Можно настроить ограничение доступа –по видам документов –по грифам доступа («Для служебного пользования», «Секретно») –по папкам внутренних документов Распределение прав (на чтение, на изменение) Обеспечены все нормативы в рамках ФЗ-152 и коммерческой тайны, что подтверждено сертификатами ФСТЭК и ФСБ; Решенные задачи

25 Как найти отличный архив? Как найти такой отличный архив? Да просто сделать его.

26 Послесловие РЕШЕНИЕ ЗА ВАМИ

27 Спасибо за внимание! 8 (800)