ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА Архивный отдел Администрации г.Дубны Московской области. - презентация

1 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА Архивный отдел Администрации г.Дубны Московской области

2 Городской архив в Дубне был образован в марте 1965 года и сразу же начал интенсивную работу. 12 января 1966 года были приняты на хранение документы Дубненского городского совета и его исполнительного комитета, Иваньковского поселкового совета, городского финансового управления и другие. Всего в 1966 году было открыто 9 фондов. В настоящее время на учете в Дубненском городском архиве 181 фонд объемом, превышающим единиц хранения.

3 Основные функции архива это хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а это предполагает хорошее знание законодательства об архивном деле, так как каждое действие у нас регламентировано нормативно- правовыми документами. Основными документами, определяющими деятельность архива являются: Закон « Об архивном деле в Российской Федерации» 125-ФЗ от ; Закон « Об архивном деле в Московской области» 65/2007-ОЗ от ; Закон « О рассмотрении обращений граждан» 10/191-П от ; Закон «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» 122-ФЗ от ; «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от ; Закон «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» 108-ФЗ от ; Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 149-ФЗ от ; ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»; ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» М., 2007; «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» М., Это лишь небольшой перечень документов, с которыми мы постоянно работаем.

4 Архив хранит два вида документов: документы постоянного срока хранения (управленческие и личного происхождения) и долговременного (75 лет) хранения (по личному составу предприятий).

5 В последние годы архивом принят на хранение большой объем документов по личному составу ликвидированных предприятий различных форм собственности. Эта информация носит социальный характер, к ней мы обращаемся, как к документальному свидетельству для подтверждения, персональных сведений: трудового стажа, доходов и т.д. К сожалению, на сегодняшний день, нет контроля за сдачей документов по личному составу ликвидированных предприятий на архивное хранение. До 2009 года при оформлении документов по ликвидации предприятия, требовалась отметка о сдаче документов по личному составу в архивный отдел. На сегодня это требование отменено, в результате, предприятия документы в архив не передают, а бывшие сотрудники этих предприятий постоянно обращаются в архив для подтверждения стажа работы и заработной платы, а мы, к сожалению, не можем им в этом помочь.

6 Архив проводит большую организационно-методическую работу по организации и повышению культуры делопроизводства в организациях источниках комплектования. Перечень этих организаций согласовывается с Главным архивным управлением Московской области и утверждается распоряжением Главы города, таких организаций в городе 15. Мы регулярно проводим обучающие семинары, консультации, оказываем практическую помощь в подготовке и сдаче документов на архивное хранение. Утверждает и согласовывает учетные документы организаций Экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления Московской области. Городской архив несет ответственность за качество их подготовки.

7 Городской архив в последние годы ведет целенаправленную работу по комплектованию фондов личного происхождения, которую было решено начать с создания личных фондов Почетных граждан города. Это очень тонкая, кропотливая работа, достаточно трудоемкая. На наш взгляд, это наиболее сложное направление комплектования архива, но вместе с тем, эта работа очень интересная и увлекательная. Важную роль при работе с личными фондами имеет экспертная комиссия, которая должна дать заключение на прием документов. Было разработано и утверждено Главой города новое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Администрации г. Дубны. На сегодня у нас сформированы 3 личных фонда и 3 коллекции.

8 Коллекция документов "Строители Дубны – Почетные граждане города Дубны" включает в себя документы биографического характера, документы служебной деятельности, фотодокументы, личные дела почетных граждан. Она отображает, в какие короткие сроки строился сначала Объединенный институт ядерных исследований, а затем и город Дубна, какие выдающиеся личности и организаторы производства возглавляли объекты строительства.

9 Коллекция "Физики - Почетные граждане города Дубны" продолжает историю создания и развития Объединенного института ядерных исследований и города Дубны. Здесь представлены документы о выдающихся ученых, которых знает весь мир. Эта коллекция рассказывает об истории города, десятилетием ранее его официального образования, когда в первые послевоенные годы на территории будущей Дубны были созданы первые научные лаборатории.

10 Физики Объединенного института стали инициаторами зарождения в Дубне нового вида спорта – воднолыжного. В коллекции "Дубненская воднолыжная школа" представлены документы заслуженных тренеров СССР, Почетных граждан г. Дубны Валерия Леонидовича и Юрия Леонидовича Нехаевских и их воспитанницы - многократной чемпионки и рекордсменки мира и Европы Натальи Румянцевой.

11 Об истории Дубненского машиностроительного завода, о выдающихся организаторах производства, конструкторах, инженерах, рабочих рассказывает личный фонд Почетного гражданина города Геннадия Алексеевича Савельева. Документы фонда рассказывают о развитии самолето и ракетостроения в СССР.

12 Почетный гражданин города Н. П. Викторова работала председателем исполнительного комитета Дубненского городского совета депутатов трудящихся. Она очень бережно относилась к истории родного города, поддерживала работу историков-краеведов и сама много времени и сил отдавала изучению памятников старины.

13 Григорий Федорович Гребенюк - полковник, участник Великой Отечественной войны, Почетный ветеран Подмосковья. Документы фонда представляют интерес для изучения истории России на примере жизни участника Великой Отечественной войны, военного строителя в послевоенные годы, активного участника воспитания молодого поколения. Архивный отдел продолжает работу по созданию и формированию личных фондов Почетных граждан города.

14 С момента своего образования наш городской архив размещался в небольшой квартире жилого дома площадью 38 кв. м. В 1995 году Администрацией города для архива выделено новое помещение площадью 101 кв. м. Городское архивохранилище заполнено на 76%. В настоящее время Администрация города решила вопрос о его расширении.

15 Городской архив возглавляли: 20 лет - Федор Петрович Кормилицын, 10 лет - Нина Константиновна Кутьина, 8 лет- Лидия Андреевна Чекмарева. КОРМИЛИЦЫН Федор Петрович 1969 – 1989 г.г. КУТЬИНА Нина Константиновна г.г. ЧЕКМАРЕВА Лидия Андреевна г.г.

16 В настоящее время в городском архиве работают три сотрудника. Начальник Карягина Ольга Николаевна, главный специалист Скорбач Марина Александровна и эксперт Виноградова Алла Николаевна. Начальник архивного отдела КАРЯГИНА Ольга Николаевна Главный специалист СКОРБАЧ Марина Александровна Эксперт Виноградова Алла Николаевна

17 В 2007 году в соответствии с Постановлением Правительства Московской области между Главным архивным управлением Московской области и Администрацией города Дубны был заключен Договор об отношениях и сотрудничестве Главного архивного управления Московской области с органом местного самоуправления по наделению органа местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, относящихся к собственности Московской области, находящихся на территории муниципального образования Московской области. На обеспечение переданных государственных полномочий Правительством Московской области выделены субвенции бюджетам муниципальных районов и городских округов Московской области. В нашем архиве 3 штатные единицы обеспечивают исполнение государственных полномочий и оплачиваются из субвенции Правительства Московской области.

18 На субвенции из областного бюджета в годах мы приобрели и установили новые пожарную и охранную системы, во всех кабинетах заменили мебель, установили стеклопакеты, во всех помещения архива сделали ремонт, приобрели оргтехнику. В архиве созданы электронные информационно-поисковые базы, переведены в электронный вид наиболее востребованные документы. Мы установили в архиве программу «Дело», в которой работают все управления и отделы Администрации города, а это значит, мы имеем электронную базу данных всех нормативно- правовых документов Администрации, которые передаются в архив на хранение и их электронный вид. На сайте Администрации города есть страница архивного отдела, где мы размещаем все наши материалы. В 2010 году в городском архиве установлена федеральная общеотраслевая программа «Архивный фонд» - 4 версия. Информация из этой программы автоматически передается в Федеральное архивное агентство. Задача архива на ближайшие годы – компьютеризация всех архивных процессов. Перевод традиционного научно- справочного аппарата в электронную форму, сканирование наиболее ценных и значимых архивных документов, разработка электронных информационно- поисковых систем по фондам архива, создание электронных систем учета и контроля за движением архивных дел. Для этого необходимы серьезные материальные вложения для разработки комплексной программы и оснащения архива современным офисным оборудованием. Мы рады, что можем оказать помощь гражданам нашего города, организациям по вопросам архивного дела. Наш архив это родной дом не только для организаций - источников комплектования, к нам постоянно обращаются за помощью предприятия и организации разных форм собственности с просьбой проконсультировать их по вопросам делопроизводства.

19 Наш адрес: Архивный отдел Администрации города Дубны Адрес: , г. Дубна, ул. Московская, 6 Тел.: ( ) Факс.: ( ) Е-mail: