ДОУ (Документационное обеспечение управления ) - это отрасль деятельности обеспечивающей документирование и организацию работы с документами. - презентация

1 ДОУ (Документационное обеспечение управления ) - это отрасль деятельности обеспечивающей документирование и организацию работы с документами.

2 Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

3 Задачи ДОУ отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

4 Нормативно-методическая база ДОУ 1. законодательные акты РФ в сфере информации и документирования. 2.указы и распоряжения президента РФ 3.постановления правительства РФ 4.правовые акты федеральных органов исполнительной власти 5.государственные стандарты на документацию 6.унифицированные системы документации 7.общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. 8.государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержащую требования к документам и службам ДОУ. 9.нормативные документы по организации и охране управленческого труда 10.нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов

5 формы организации делопроизводства централизованная форма - все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма - предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. смешанная форма - операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений.

6 Документ и его функции Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Реквизиты – это обязательные опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с другими субъектами и объектами деятельности предприятия.

7 Документ обеспечивает информации сохранность сбор (накопление) многократное использование возможность передачи возможность обработки информации использование информации по истечению времени

8 Требования предъявляемые информации отраженной в документах: 1.Полнота 2.Достоверность 3.Оперативность документы имеют большое значение в управленческом процессе т.к. они: отражают работу организации на их основе принимаются управленческие решения являются гарантом прав на собственность являются главным аргументом в спорных ситуациях

9 Функции документа Общие. 1. Информационная(в документе фиксируются факты, события, явления..) 2. коммуникативная (документ обеспечивает внешние, внутренние связи предприятия и физ. лиц); 3. социально- культурная (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции) Специальные. 1.управленческая (с помощью документов решаются вопросы управления организацией и государством) 2. правовая ( документ является письменным доказательством в суде и или может быть источником права ) 3. организационная (устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений ) 4. научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие) 5. познавательная (получение и передача знаний для изучения каких либо процессов и явлений)

10 Классификация документов. распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет: 1. выработать определенные методы работы с каждой группой документов, 2.закрепить их в инструкциях, 3.организовать документы в делопроизводстве.

11 по способу документирования рукописные электронные графические кино- фотодокументы.

12 по сфере использования организационно- распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические

13 по содержанию простые; сложные.

14 по месту составления внутренние; внешние.

15 по степени гласности 1.открытые; 2. с грифом ограничения доступа для служебного пользования - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; коммерческая тайна - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; секретно - информация, составляющая государственную тайну).

16 по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

17 по юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

18 по форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

19 по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные

20 по срокам хранения временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.

21 Стандартизация и унификация делопроизводства. Унифицированная система документации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Унификация документов производится в целях: –сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, –типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, –снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

22 унифицированной системой документации (УСД). Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности.

23 Стандартизация возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

24 Результаты стандартизации оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

25 Требования к разработке унифицированных форм документов 1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. 2. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов 3. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. 4. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 5.оформлять содержательную часть документа в виде текста Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ). 7. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию. 8. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке. 9.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

26 категории УФД государственные (общероссийские); отраслевые (ведомственные); субъектов Российской Федерации; формы документов объединений, предприятий, организаций.

27 ГСДОУ это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях

28 Цели ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, - сокращение количества и повышение качества документов, - создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

29 Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления

30 унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). включает в себя требования к оформлению документов. Помимо УСОРД в РФ действуют: унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОКУД.

31 Формуляр образец. Состав реквизитов документа. Формуляр- образец – это совокупность мест закрепленных в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа. Нормативная документация устанавливает для ОРД два основных формата документов А4 и А5, допускается применение формата А6

32 Типовой состав реквизитов согласно ГОСТР включает в себя Государственный герб Российской Федерации. 2.Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации, предприятия. 4. Код организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) 6.Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины поставки на учет (КПП) 7. Код документа по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации. 9. Справочные данные об организации 10. Наименование вида документа. 11. Дата документа. 12. Регистрационный номер документа. 13. Ссылка на регистрационный номер документа. 14. Место составления или издания документа.

33 15. Адресат. 16. Гриф утверждения документа. 17. Резолюция Заголовок к тексту документа 19. Отметка о контроле. 20. Текст документа. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись 23. Гриф согласования документа. 24. Визы согласования документа. 25. Печать. 26. Отметка о заверении копии. 27. отметка об исполнителе. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о поступлении документа в организацию 30. Идентификатор электронной копии документа. При составлении документов необходимо пользоваться правилами оформления реквизитов.

34 Бланки документа. называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документ, повышает эстетическую сторону его оформления.

35 Бланки конструируются на основе -Углового расположения реквизитов (они позволяют экономить до 20% площади листа) -продольного расположения реквизитов ( используется как правило федеральными органами исполнительной власти, органами власти субъектов РФ, другими вышестоящими организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании) расположения постоянных реквизитов.

36 Бланки документов имеют следующие размеры полей Левое поле - 20мм Правое поле – 10мм Верхнее поле - 20мм Нижнее поле - 20мм

37 Общество с ограниченной ответственностью «Синие скалы» ПРИКАЗ 12 февраля 2009 года 95 г. Норильск о внесении изменений в Положение о премировании В связи с финансовым кризисом ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в Положение о премировании. Подпункт 2 пункта 1 после слов «премия по итогам года начисляется» дополнить словами: «при условии сохранения объемов реализации товарной продукции на уровне штук в год». 2. Начальнику отдела кадров Е.Н. Крыловой ознакомить работников ООО «Синие скалы» с новой редакцией Положения о премировании до Установить, что новая редакция подпункта 2 пункта 1 Положения о премировании вступает в силу 1 мая 2009 года. Генеральный директор ООО «Синие скалы» Полетов В.А. Полетов С приказом ознакомлена начальник отдела кадров Крылова Е.Н. Крылова

38 Общество с ограниченной ответственностью «Синие скалы» ПРИКАЗ 12 февраля 2009 года 95 г. Норильск о внесении изменений в Положение о премировании В связи с финансовым кризисом ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в Положение о премировании. Подпункт 2 пункта 1 после слов «премия по итогам года начисляется» дополнить словами: «при условии сохранения объемов реализации товарной продукции на уровне штук в год». 2. Начальнику отдела кадров Е.Н. Крыловой ознакомить работников ООО «Синие скалы» с новой редакцией Положения о премировании до г. 3. Установить, что новая редакция подпункта 2 пункта 1 Положения о премировании вступает в силу 1 мая 2009 года. Генеральный директор ООО «Синие скалы» Полетов В.А. Полетов С приказом ознакомлена начальник отдела кадров Крылова Е.Н. Крылова