Основы обработки данных в среде MS Exel Определение табличного редактора Внешний вид MS Excel и объекты ЭТ Данные в ЭТ © Действия с данными и объектами. - презентация

1 Основы обработки данных в среде MS Exel Определение табличного редактора Внешний вид MS Excel и объекты ЭТ Данные в ЭТ © Действия с данными и объектами в ЭТ. Относительная и абсолютная адресация Функции в ЭТ Диаграммы в ЭТ Вопросы к зачёту

2 Определение табличного редактора Представление информации в виде таблицы очень распространёно при решении различных задач, например: - таблицы сложения и умножения; - таблицы наблюдений в географии или биологии; - таблицы движения небесных тел; - бухгалтерские, финансовые, экономические документы; - классный журнал и т. д. Это связано с такими преимуществами таблиц, как: 1) наглядная форма; 2) удобство в работе, особенно с числами и вычислениями; 3) более простая проверка и оценка результатов действий с большим количеством данных. ДальшеНачало

3 Поэтому важнейшей частью прикладного ПО являются программы, которые создают и обрабатывают информацию, чаще всего вычислительного, числового характера, в табличном виде. Такие программы называют табличными редакторами. Табличный редактор – это прикладная программная среда, которая позволяет решать и оформлять задачи в виде таблицы. Документ, созданный в табличном редакторе, обычно называют электронной таблицей (ЭТ). ДальшеНачалоНазад

4 Табличные редакторы служат основным инструментом для всех тех (бухгалтеров, экономистов, инженеров, ученых и т.д.), кому приходится работать с большим количеством числовых данных. Однако электронные таблицы всё больше становятся привычным документом в таких сферах, как реклама, делопроизводство, бизнес-проектирование, административная и учебная деятельность. Как всякий документ, созданный на компьютере, ЭТ сохраняется в виде файла со всеми присущими ему признаками и действиями. Преимущество и особенность ЭТ - она сама вычисляет всё, что нужно пользователю и что было заложено в неё разработчиком. Широкое распространение среди большого числа существующих сегодня табличных редакторов получила программа Excel в составе пакета MS Office (наряду с MS Word). ДальшеНачалоНазад

5 Внешний вид MS Excel и объекты ЭТ Как и все прикладные программы, разработанные для системной среды Windows, MS Excel запускается как Word, располагается в стандартном окне с привычными строением, признаками и свойствами. ДальшеНачалоНазад Первые четыре и последняя строки окна MS Excel имеют то же предназначение, что и в окне MS Word, что значительно упрощает знакомство с программой. Однако имеется строка ввода (1), а Рабочее поле разделено на строки и столбцы. Для перемещения по его невидимой части используются привычные полосы прокрутки (2) Рабочее поле 4 5

6 Кроме того, документ в рабочем поле состоит из нескольких листов. Их вкладки (и управление ими) видны внизу рабочего поля (3) и объединяются в так называемую книгу. Это даёт возможность работать одновременно с несколькими ЭТ, расположенными на разных листах или располагать части одной таблицы на разных листах. Документ MS Excel сохраняется в файле с расширением xls. ДальшеНачалоНазад Объектами ЭТ являются: строка; столбец; ячейка; блок ячеек; лист; диаграмма.

7 Каждая строка определяется номером, обозначенным на левой границе рабочего поля (4). Каждый столбец определяется латинскими буквами (A- Z, AA-AZ, BA-BZ и т. д.), обозначенными на верхней границе рабочего поля (5). Каждая ячейка определяется пересечением строки и столбца и обозначается соответствующими буквой и номером, что составляет её адрес. Например: B5, G23, AA1. Текущая ячейка отмечается прямоугольной рамкой - табличным курсором. Её можно перемещать по таблице с помощью клавиатуры или мышью. Ввод данных и другие действия в ЭТ относится к текущей (выбранной) ячейке. Блок ячеек определяется как прямоугольная область смежных ячеек. Адрес блока состоит из адресов ячеек в противоположных углах блока, например: B13:C19, A1:J27. ЭТ в MS Excel имеет трёхмерную структуру. Она состоит из листов (их может быть до 16), объединённых в книгу. На экране виден только верхний лист, остальные можно выбирать в нижней части рабочего поля (3). Диаграмма служит для графического представления данных и результатов. ДальшеНачалоНазад

8 Ячейка – это объект ЭТ, содержащий данные. Ячейка, перед тем как ввести в неё данные, должна быть выбрана табличным курсором. Ячейка ЭТ может содержать: число; формулу; текст. MS Excel различает эти данные по первому символу. Если первый символ – буква или апостроф, то это признак текста (это необходимо, когда текст начинается с цифры). Если вводимый текст не вмещается в ячейку, а соседняя ячейка справа пуста, то текст на экране займёт её место и будет виден. Но если в эту ячейку будут введены данные, то текст будет ими закрыт (но не стёрт!). ДальшеНачалоНазад Данные в ЭТ

9 Если первый символ – цифра, то это признак числа. Число в ячейке может иметь различный формат (устанавливается в Главном меню): обычное число (целое, вещественное); число в виде степени основания (для очень малых или очень больших чисел: 1.23Е-28Е, -0.6Е14); денежный; процентный; дата и др. Если первый символ данных – знак =, то это значит, что ячейка содержит формулу. Формулой в ЭТ является арифметическое выражение, включающее адреса ячеек, числа и встроенные функции. Формула не должна содержать пробелов. Для ввода в ячейку формулы C1+F5 её надо записать так: =C1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки C1 будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен и показан в той ячейке, куда занесена формула. Сама формула при наведении на эту ячейку будет видна в строке ввода. Любая формула автоматически пересчитывается, если изменяется хотя бы одно значение, входящее в неё. В ЭТ может быть записана любая арифметическая формула. Запись формулы производится в одну строку, порядок операций устанавливается скобками, а сами операции обозначаются знаками: -, +, *, /, ^. ДальшеНачалоНазад

10 Вводимые данные отображаются в текущей ячейке и одновременно в строке ввода. Они помещаются в ячейку только после нажатия клавиши ENTER на клавиатуре (как строка в Basic) или при выборе курсором мыши другой ячейки. Содержимое ячейки можно редактировать, выбрав её курсором мыши и установив текстовый курсор в строке ввода. Данные, объекты или вся ЭТ в MS Excel могут быть защищены от изменений. Защита информации может быть установлена с помощью Главного меню. Обычно защищают данные, которые не должны изменяться пользователем-исполнителем в процессе использования ЭТ – заголовки, шапки таблиц, расчётные формулы. ДальшеНачалоНазад

11 Действия с данными и объектами в ЭТ. Относительная и абсолютная адресация С данными и объектами ЭТ можно совершать действия с помощью: мыши; меню (главного, встроенного); буфера обмена. Основные действия: копирование; перемещение; удаление (очистка); заполнение (автозаполнение). При выполнении действий нужно быть внимательным и соблюдать следующие правила. Копируя или перемещая данные, следует определить и указывать, ЧТО копируется (перемещается) и КУДА. Как всегда в среде Windows, перед выполнением действия с объектом ЭТ, он должен быть выбран (выделен). Как и в текстовом редакторе Word, любое действие можно отменить и повторить кнопками в стандартной панели. Однако, в отличие от Word, с каждым действием в Excel это можно сделать только один раз. ДальшеНачалоНазад

12 При записи формулы с целью её дальнейшего копирования нужно определить способ автоматического изменения адресов ячеек, входящих в неё. Для этого в ЭТ определены понятия относительной и абсолютной адресации. Адрес ячейки относителен, если при копировании формулы он автоматически меняется, подстраиваясь под новое положение формулы. Например, когда в ячейку В4 вводится формула =В1+В2, это означает, что в ней к содержимому ячейки, расположенной тремя ячейками левее, прибавится содержимое ячейки, расположенной двумя ячейками левее. Если скопировать эту формулу в ячейку С4, то формула примет вид =С1+С2. Обычно, все адреса в ЭТ изначально заданы относительными. Абсолютный адрес ячейки при копировании формулы не изменяется. Для его обозначения в ЭТ Excel используется знак $. Например, формула =$В$1+$В$2 при копировании не изменит адресов (а значит, и содержимого) ячеек, входящих в её состав. Допустимо использование и смешанной адресации: $B1, B$2. Это означает, что при копировании один элемент адреса меняется, а другой – нет. ДальшеНачалоНазад

13 Функции в ЭТ Функции в ЭТ – это разновидность формул для наиболее распространённых действий и выражений. Их можно набирать вручную в строке ввода или воспользоваться Мастером функций с помощью кнопки стандартной панели (или пунктов Главного меню). Функция (как и формула) начинается со знака =, аргумент заключается в круглые скобки (как в Basic). Особенность функции в ЭТ: аргумент функции ЭТ может представлять собой диапазон ячеек и блоков. В качестве разделителя частей диапазона используется знак ;. Например: (A3:F15; J7; K5:L7). Некоторые наиболее распространённые функции: SQRT( ) – вычисляет квадратный корень; SIN( ) – вычисляет синус; СУММ( ) – вычисляет сумму данных (имеется отдельная кнопка в стандартной панели); МИН( ) – определяет наименьшее значение данных; МАКС( ) – определяет наибольшее значение данных; СРЗНАЧ( ) – определяет среднее арифметическое данных. ДальшеНачалоНазад

14 НачалоНазад ЭТ позволяет проводить наглядный анализ данных и результатов, а также анализ изменений во времени этих данных. Инструментом этого анализа является диаграмма. Диаграмма - это графическое отображение информации ЭТ. Такой способ представления информации ещё называют деловой графикой. Диаграммы разнообразны по своей форме, но основными и самыми распространёнными являются: столбчатые или гистограммы; диаграммы-графики; круговые. Диаграмма представляет собой самостоятельный объект ЭТ и обладает рядом признаков (или параметров), важнейшими из которых являются: тип диаграммы; заголовок диаграммы; рамка; координатная сетка и подписи к ней; легенда. Диаграммы в Excel строятся с использованием Мастера диаграмм. Для этого требуется выполнить 5 шагов – внести нужную информацию при помощи соответствующих диалоговых окон. Диаграммы в ЭТ Дальше

15 НачалоНазад Вопросы к зачёту 1. Что такое табличный редактор и ЭТ? Как используются и применяются документы, созданные в табличном редакторе? 2. Объекты ЭТ? Какая ячейка ЭТ называется текущей? 3. Что такое адрес ячейки? Что такое диапазон ячеек? 4. Какие данные можно занести в ячейку ЭТ? Что их отличает, и как они заносятся в ячейку? 5. Какие основные действия совершаются с объектами ЭТ? Какие средства для этого используются? Доступ к данным. 6. Что такое функции ЭТ? 7. Что такое относительная адресация ячеек в ЭТ? Для чего она используется и как обозначается? 8. Что такое абсолютная адресация ячеек в ЭТ? Для чего она используется и как обозначается? 9. Что такое диаграмма в ЭТ? Назовите основные типы и признаки диаграмм. Другие средства оформления ЭТ.

16 Начало Составил: Учитель информатики Выграненко М. А. Литература: 1.Н. Угринович. Информатика и информационные технологии е классы. Москва, Юнимедиастайл, А. Гаевский. Информатика класс. Киев, А.С.К., Новосибирск 2005