Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов. Ольга Морозова Управляющий по корпоративным проектам ABBYY. - презентация

1 Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов. Ольга Морозова Управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия

2 ABBYY российские программы с мировым именем Группа компаний ABBYY Fremont ABBYY USA Головной офис ABBYY (Россия, Москва) ABBYY USA (США, Фримонт, Калифорния) ABBYY Europe (Германия, Мюнхен) ABBYY Ukraine Kiev ABBYY Europe UK ABBYY Headquarters/ ABBYY Russia Moscow ABBYY Europe GmbH Munich, Germany ABBYY Europe UK (Великобритания, Бишопс Стортфорд) ABBYY Украина (Украина, Киев) ABBYY Россия (Москва) ABBYY Japan (Япония, Токио) ABBYY Japan Tokio

3 ABBYY российские программы с мировым именем Продукты ABBYY 5 основных линеек продуктов ABBYY ABBYY FineReader OCR ABBYY FlexiCapture/FormReader ABBYY Recognition Server Продукты для разработчиков (SDK) ABBYY Lingvo 20 миллионов человек используют продукты ABBYY во всем мире.* 5 миллионов россиян используют электронные словари ABBYY Lingvo* *(согласно внутренним исследованиям)

4 ABBYY российские программы с мировым именем Задача массового ввода данных Ввод и хранение: ручной вариант ручной труд по вводу данных хранение данных без привязки к фото-копии документа большие затраты на хранение и поиск документов Ввод и хранение: автоматизированный вариант автоматизированный ввод данных и копий документов в СЭД, ЭА в одном потоке документы+данные доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный, одновременный в несколько раз более эффективное решение по сравнению с ручным вводом

5 ABBYY российские программы с мировым именем Виды документов с точки зрения их ввода Структурированные документы – формы Слабоструктурированные документы – гибкие формы Неструктурированные документы

6 ABBYY российские программы с мировым именем Структурированные документы - формы Формы с фиксированной разметкой (т.н. «машиночитаемые»): для сбора данных совпадают на просвет заполняются от руки Примеры: заявления обращения жалобы анкеты

7 ABBYY российские программы с мировым именем Слабо-структурированные документы Гибкие формы: представлены данные и текст одинаковые данные, разное расположение разные источники Примеры: приказы и распоряжения служебные записки счета-фактуры платежные поручения акты выполненных работ

8 ABBYY российские программы с мировым именем Неструктурированные документы Текстовые документы: изображения и полный текст для электронных архивов и систем документооборота представлены данные и текст Примеры : договоры письма журнальные статьи

9 ABBYY российские программы с мировым именем Потоковый ввод документов

10 ABBYY российские программы с мировым именем Технологии ABBYY для потокового ввода документов Технологии ABBYY позволяют реализовать два сценария потокового ввода документов: индивидуальный централизованный

11 ABBYY российские программы с мировым именем Индивидуальный ввод документов Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании. Возврат инвестиций до 1 года. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса, рабочих групп и отделов

12 ABBYY российские программы с мировым именем ABBYY FlexiCapture 8.0: общая точка входа

13 ABBYY российские программы с мировым именем Централизованный ввод документов

14 ABBYY российские программы с мировым именем Как работает Recognition Server 2.0 Процесс обработки (Workflow) - сценарий обработки документов, при настройке которого задаются приоритеты выполнения, входящая/исходящая папки, параметры обработки, расписание, приоритеты. Сервер осуществляет несколько процессов по обработке и распознаванию одновременно.

15 ABBYY российские программы с мировым именем Потоковый ввод документов средствами ABBYY Recognition Server 2.0 Разделение документов по: Количеству страниц Пустым страницам Штрих-кодам на страницах Объединение нескольких файлов из разных подпапок в один документ

16 ABBYY российские программы с мировым именем ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition Удаленные точки сканирования Центр обработки данных

17 ABBYY российские программы с мировым именем Обработка первичной бухгалтерской документации Востребованность Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры или накладной – рублей Пиковое количество документов в конце месяца приводит к «авралу» Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Одновременно с документом бумажного архива может работать только один сотрудник бухгалтерии Невозможность оперативного поиска документов при запросах из налоговых органов, большие трудозатраты на поиск Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков 20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не предоставляет документы своевременно Риски утери документов Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле!

18 ABBYY российские программы с мировым именем Ввод счетов-фактур Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное

19 ABBYY российские программы с мировым именем Как работает система? Дальше ABBYY FlexiCapture все сделает автоматически: отсканирует документы, определит тип документа, выделит нужные поля, распознает их и проконтролирует правильность заполнения. Оператор помещает пачку счетов-фактур в автоподатчик сканера и нажимает на кнопку «Сканировать».

20 ABBYY российские программы с мировым именем Как работает система? Документы подаются оператору в формализованном виде для окончательного подтверждения правильности ввода и возможной коррекции. Остается нажать кнопку «Экспортировать», чтобы сохранить данные в ERP или файл, а изображение в электронный архив.

21 ABBYY российские программы с мировым именем Результаты в электронном виде

22 ABBYY российские программы с мировым именем Эффективность: пример из жизни Финансовый отдел компании обрабатывает входящие счета-фактуры в количестве 500 штук в месяц (1-3 страницы) Ввод вручную требовал: 1 человек на полную занятость. «Аврал» в конце месяца. Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем на 1 неделю в спокойном режиме.

23 ABBYY российские программы с мировым именем Эффект использования системы Увеличение скорости ввода «первички» -- в 5 раз Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов Сокращение суммарных расходов на обработку первичных документов более чем на 50% Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур Архив электронных образов позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды или предоставить электронные копии для отчетности Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от 3 до 6 месяцев

24 ABBYY российские программы с мировым именем Альфа-Банк C помощью ABBYY FormReader ежемесячно обрабатывается около 1,5 миллиона страниц клиентских документов. Часть анкет розничного блока банка сканируется только для размещения в архиве (IBM Content Manager). Все сканирование таких анкет осуществляется в Москве в едином центре ввода данных. Анкеты же, требующие быстрой реакции сканируются в регионах и передаются в виде изображений в центр обработки данных в Москве, где происходит их дальнейшая обработка и по ним принимается решение. Кроме того, посредством ABBYY FormReader осуществляется потоковый ввод клиентских досье и расчетных документов корпоративного блока банка для размещения их в электронном архиве. Обработка клиентских документов

25 ABBYY российские программы с мировым именем Централизованный ввод документов Проект «Одно окно» Правительства Москвы C помощью ABBYY FormReader обрабатываются все подаваемые гражданами обращения на получение справок, сертификатов, лицензий, заключений и пр. Реализация проекта предусматривает установку 573 рабочих мест. Федеральная служба по финансовому мониторингу C помощью ABBYY FormReader обрабатываются документы финансовой отчетности, поступающие от подотчетных организаций со всей России.

26 ABBYY российские программы с мировым именем Спасибо за внимание! Ольга Морозова Управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия