Документооборот автоматизация работы с документами Открытые компьютерные системы Александр Херувимов Марина Евельсон 21.08.2012. - презентация

1 Документооборот автоматизация работы с документами Открытые компьютерные системы Александр Херувимов Марина Евельсон

2 Александр Херувимов, Марина Евельсон На платформе LOTUS LOTUS – это платформа для группового взаимодействия Готовое решение – документооборот LOTUS Документооборот

3 Александр Херувимов, Марина Евельсон Хранение информации о документах Согласование документов Подписание документов Ввод документов в действие Возможности системы

4 Александр Херувимов, Марина Евельсон Хранение информации Карточка документа На вкладках прослеживается жизненный цикл документа Категории документов Для каждой категории документов свой набор полей Структура папок Иерархическая Уровень вложенности не ограничен

5 Александр Херувимов, Марина Евельсон Согласование документов Настройка согласования Выполняется автором перед отправкой документа на согласование Решение о согласовании Согласующий может отправить документ на доработку, в этом случае ему предлагается ввести комментарий и (при желании) добавить свою версию документа

6 Александр Херувимов, Марина Евельсон Подписание документов Настройка аналогична настройке согласования Подписание всегда выполняется последовательно При отказе от подписания: необходимо ввести комментарий дальнейшая работа с документом не ведется

7 Александр Херувимов, Марина Евельсон Ввод в действие Подписанные документы вводятся в действие автоматически Если документ не требует подписания, он вводится в действие вручную Номер документа зависит от его категории

8 Александр Херувимов, Марина Евельсон Выбор сотрудников из оргструктуры Разграничение прав доступа Настройка справочников Рассылка уведомлений Сохранение истории Поиск документов Функции системы

9 Александр Херувимов, Марина Евельсон Мы готовы к более подробному разговору Отдел программного обеспечения ОКС Александр Херувимов Tel: +7 (495) ext Марина Евельсон Tel: +7 (495) ext

10 Александр Херувимов, Марина Евельсон Информация о документе Пример карточки документа

11 Александр Херувимов, Марина Евельсон Категории документов Для каждой категории предусмотрен настраиваемый набор полей Примеры категорий: Договор Приказ Письмо (входящее)

12 Александр Херувимов, Марина Евельсон Структура папок Документ сохраняется в определенную папку

13 Александр Херувимов, Марина Евельсон Настройка согласования Выполняется автором документа перед его отправкой на согласование

14 Александр Херувимов, Марина Евельсон Решение о согласовании Если согласующий отправляет документ на доработку, ему предлагается ввести комментарий и (при желании) добавить свою версию документа

15 Александр Херувимов, Марина Евельсон Выбор сотрудников Сотрудники выбираются из оргструктуры предприятия

16 Александр Херувимов, Марина Евельсон Настройка справочников Папки Категории Контрагенты Валюты

17 Александр Херувимов, Марина Евельсон Права доступа Каждому сотруднику присваиваются роли, определяющие его возможности в системе Для каждого документа можно определить, кто может его просматривать и редактировать

18 Александр Херувимов, Марина Евельсон Рассылка уведомлений При выполнении действий, связанных с согласованием, подписанием и вводом в действие документов, соответствующим сотрудникам отправляется уведомление по электронной почте

19 Александр Херувимов, Марина Евельсон История действий Для каждого документа в системе сохраняется информация о произведенных с ним действиях

20 Александр Херувимов, Марина Евельсон Поиск документов Возможен полнотекстовый поиск документов в системе с учетом содержимого файла с документом, а также поиск по значениям конкретных полей.