Электронные таблицы Табличный процессор. Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с. - презентация

1 Электронные таблицы Табличный процессор

2 Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры. Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера для автоматизации рутинной работы была разработана первая электронная таблица, названная VisiCalc. Новый существенный шаг в развитии электронной таблицы – появления в 1982 году на рынке программных средств Lotus. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Следующий шаг – появление в 1987 табличного процессора Exel фирмы Microsoft. Это программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающим меню, значительно расширив функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы ведет к усложнению работы с программой. Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней

3 Интерфейс табличного процессора Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор. Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда. Строки, столбцы, ячейки и их адреса. Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы английского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, и т.д.

4 Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется. Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов в формулах используются ссылки (например, А2 или С4). Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы. Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки. Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки. Указание блока ячеек В электронной таблице существует понятие блока(диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ двоеточие : или две точки подряд...

5 Блок ячеек – группы последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). Типовая структура интерфейса При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управления обычно включает: Главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора. Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него команд. Вспомогательная область управления включает в себя: 1. строку состояния; 2. панели инструментов; 3. Вертикальную и горизонтальную линейку прокрутки.

6 В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в данный момент не отражены используются вертикальная и горизонтальная прокрутки. Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода – возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат. Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Рабочее поле – пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк. Панель управления – часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы

7 Текущая ячейка и экран Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора. Возможности экрана монитора не позволяют показать всю электронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном. Окно, рабочая книга, лист. Основные объекты обработки информации – электронные таблицы – размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя многооконный режим работы.

8 Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы (специальные программы – последовательность действий электронного процессора). Все листы сохраняются в одном файле. ДАННЫЕ ХРАНИМЫЕ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ Типы входных данных В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты. 1.Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. 2.Числовые данные не могут содержать алфавитных или специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. 3.Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, - результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.

9 Функции. Функции представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию можно считать частным случаем формулы. Различают статические, логические, финансовые и другие функции. Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип обеспечивает выполнение таких функций как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Наиболее употребительны следующие типы форматов дат. -ДД-МММ-ГГ-МММ-ДД-ГГ-ДД-МММ-МММ-ГГ

10 Форматирование числовых данных в ячейках. Существуют различные форматы представления числовых данных в раках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Наиболее распространенные форматы представления числовых данных. 1.Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том виде, как они вводятся или вычисляются. 2.Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление в ячейках с заданной степенью точности, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой. 3.Процентный формат обеспечивает представление исходных данных в формате процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). 4.Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. 5.Научный формат, используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов: мантиссы и порядка числа.