Эффективность внедрения системы электронного документооборота и архива в российском медийном холдинге Екатерина Разжигаева Директор по бизнес- администрированию. - презентация

1 Эффективность внедрения системы электронного документооборота и архива в российском медийном холдинге Екатерина Разжигаева Директор по бизнес- администрированию СТС Медиа Москва, 09 декабря, 2011 Инфодокум 2011 Архив Круглый стол 7 Успешные проекты создания электронных архивов

2 О Компании СТС Медиа управляет тремя телевизионными каналами в России: СТС, «Домашний» и Перец (бывш. ДТВ), а также «31 каналом» в Казахстане и телевизионной компанией в Молдове. Наша потенциальная аудитория свыше 150 млн. человек! Международная версия телеканала СТС доступна в Северной Америке, Израиле и Германии. В Холдинге существует собственное производство «Story First Production» С декабря 2010 г. работает первая социальная Видео сеть «Видеоморе». Общая численность сотрудников 1200 человек СТС Медиа является ведущей независимой медиа компанией Публичная компания всегда несет репутационные риски, которые напрямую влияют на стоимость акций СТС Медиа - одна из шести российских компаний, отчитывающихся перед Комиссией по ценным бумагам США (SEC) СТС Медиа - российская медийная компания, акции которой котируются на NASDAQ

3 Предпосылки создания единой системы электронного документооборота 5 офисов по Москве, отдельные кабинеты, закрытое пространство, отсутствие контроля, затрудненное взаимодействие. Физическая разобщенность: Культурные различия: Дефицит инструментов управления документацией: Нет Интранета, сотрудники не знают друг друга в лицо. У каждого юрлица «свои» принципы и стандарты по работе с документами и по осуществлению договорной работы Не сформулированы и не транслируются единые корпоративные стандарты по работе с документами. Неэффективные бизнес-процесс существующего документооборота, большие сроки согласования, все в бумажном виде, визовые штампы Разнородные группы персонала – коммерсанты и телевизионщики, back office и кинопроизводство. Разные личностные профили, стиль и тон коммуникаций. Сложности в документообороте, конфликты между подразделениями.

4 Первоначальные шаги по внедрению СЭД Создаем рабочую группу из сотрудников разных дирекций, что способствует быстрому принятию решений Транслируем положительные стороны от внедрения СЭД в газете, Интранете Уменьшаем сопротивление по отношению к новой программе: формируем у сотрудников устойчивое мнение что электронный документооборот быстрее и лучше бумажного Проводим отдельные разъяснительные встречи с бухгалтерией и юристами Обеспечиваем информированность Запрашиваем обратную связь Завязываем открытые диалоги по актуальным вопросам Создаем концепцию СЭД, обсуждаем и согласовываем ее на уровне корпоративных Комитетов и Правления Проводим демонстрации различных систем, проводим 2-х этапный тендер Подготовительная работа PR проекта на всех уровнях

5 Обучение, внедрение и эксплуатация СЭД Запуск пилотного этапа на 150 р.м. Ограничение по документам, обрабатываемых в СЭД Тестовая эксплуатация Поэтапное внедрение Проводим обучение в специализированном центре Компании – разработчика (Компания ИнтерТраст) Проводим обучение сотрудников на местах Отдельные семинары для ответственных за делопроизводство Обучение Организационные мероприятия Схемы процессов Единое Положение о договорной работе Разработка и утверждение нормативных документов устанавливающих общие требования к организации документооборота в Компании Формирование шаблонов и маршрутов согласования Внедрение функционального контроля Масштабирование системы Тиражирование СЭД на все юридические лица Холдинга Расширение перечня документов, обрабатываемых в СЭД Сдача в промышленную эксплуатацию

6 Развитие системы Подготовка к созданию WorkFlow Тиражирование СЭД в регионы Внедрение системы электронного архива для работы с первичной бухгалтерской документацией и архивом договоров Создание единого окна по работе с документами - Интеграция с порталом, с 1С (с учетной системой), с электронным архивом Удаленный доступ к системам документооборота и архива

7 Эффективность внедрения СЭД Внедрена исполнительская дисциплина Вся документация по заседаниям коллегиальных органов и поручения оформляются в СЭД Контролируется выполнение поручений Уменьшены сроки согласования документов Произошел сдвиг парадигмы в сознании сотрудников Сотрудники осознали эффективность электронного документооборота и поняли, что это лучше, чем носить бумажки с визовым штампом Внедрение СЭД стало стимулом для создания и внедрения системы электронного архива При внедрении СЭА использовались те же принципы, что и при внедрении СЭД Положительное восприятие проекта, т.к. сотрудники уже поняли и приняли принципы электронного управления документацией