Раструба Н.В... Федеральный закон от 22.10.2004 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».; Основные Правила работы архивов организаций, одобренные. - презентация

1 Раструба Н.В..

2 Федеральный закон от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».; Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от ; Закон Мурманской области от ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области». Распоряжение Правительства Мурманской области от РП «Об инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области»; Памятка по составлению и оформлению описей дел, одобренная решением методической комиссии отдела архивов Аппарата Правительства Мурманской области от протокол 3.

3 Документы кадрового делопроизводства ИОГВ Дела постоянного хранения Дела по личному составу Документы, подлежащие уничтожению Документы, подлежащие хранению Дела временного (до 10 лет ) хранения Дела временного (свыше 10 лет) хранения Опись дел постоянного хранения Государственный архив Мурманской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Опись дел по личному составу Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения ИОГВ Акт о выделении к уничтожению Ведомственный архив ИОГВ Акт о выделении к уничтожению 10 лет 2 года

4 После завершенного делопроизводственного года в неупорядоченном состоянии можно хранить дела не более 2 лет !!!

5 Экспертиза ценности документов дела; Изъятие всех металлических скрепок; Нумерация листов карандашом (не более 250); Составление внутренней описи; Составление листа-заверителя; Подшивка дела на 4 прокола; Оформление обложки дела

6 Всесторонняя оценка документов дела в соответствии с критериями происхождения; содержания; внешних особенностей

7 Расположение документов в хронологической последовательности (январь-декабрь) черновики проекты вторые экземпляры не относящиеся к делу приложения подписи даты

8 П/П Индекс док-та* Дата док-та Заголовок документа Номера листов дела Примечание Об утверждении штатного расписания Об утверждении положения об отделе правовой работы О дежурстве в праздничные дни 12 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. ______ Приложение 25 к Инструкции по делопроизводству * Регистрационный номер документа (в приказах - приказа; в переписке – исходящий (входящий) письма; в личных делах (карточках) – не заполняется)

9 Лист-заверитель дела ______ В деле прошито и пронумеровано _203 (двести три)_________лист(ов) _1____ по _201____ в том числе: литерные номера листов___14 а; 57 а; 57 б__________________________ пропущенные номера листов___138_______________________________ + листов внутренней описи__2___________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов Имеется вырезка из газеты 69 Наименование должности работника ______________ И.О. Фамилия (подпись ) «_____»_____________20____г. Приложение 26 к Инструкции по делопроизводству

10 Наименование исполнительного органа государственной власти Наименование структурного подразделения Д Е Л О Приказы руководителя по личному составу, том 1, ( ) Начато: * Окончено: ** Хранить 75 лет На 243 лист. * дата первого документа **дата последнего документа Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству

11 Дела постоянного хранения Дела по личному составу Дела временного (свыше 10 лет) хранения Опись дел постоянного хранения Опись дел по личному составу Приказы по личному составу; документы к приказам по личному составу; личные дела уволенных; личные карточки уволенных; Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения Приказы по основной деятельности; документы к приказам по основной деятельности; протоколы заседания конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей и др. Протоколы заседаний аттестационной комиссии; документы по аттестации рабочих мест; журнал учета вводного инструктажа по охране труда и др. хранить-постоянно хранить-75 лет 10 лет< хранить

12 Основа описи – номенклатура дел структурного подразделения Порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; Заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации в номенклатуре дел; Каждое дело под самостоятельным порядковым номером; Если несколько томов, то указывается заголовок только первого тома, последующие тома обозначаются словами «То же»; Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; В итоговой записи указывается количество дел цифрами и прописью; Подписывается составителем, утверждается руководителем.

13 Наименование исполнительного УТВЕРЖДАЮ органа государственной власти Должность руководителя Наименование структурного подразделения структурного подразделения ______________И.О. Фамилия Опись _____ «____»____________20___г. дел постоянного хранения за 2011 год за ________год п/п Индекс дела Заголовок дела Дата дела Кол-во листов Приказы руководителя по основной деятельности, том 1, с 1 по То же, том 2, с 155 по Протоколы заседаний с 1 по 4 конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей и документы к ним (сообщения, доклады, информации и др.) В данный раздел описи внесено 3 (три) ед.хр. с 12 по 14 Должность составителя описи_________ И.О. Фамилия Дата

14 Наименование исполнительного УТВЕРЖДАЮ органа государственной власти Должность руководителя ИОГВ ______________И.О. Фамилия Опись _____ «____»________________20___г. дел по личному составу за 2011 год п/п Индекс дела Заголовок дела Дата дела Срок хранения Кол-во листов Приказы руководителя по личному составу с 1 по лет ЭПК202 Личные дела уволенных работников Иванов Иван Иванович лет ЭПК Петрова Ирина Ивановна лет ЭПК Личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) лет ЭПК5 В данный раздел описи внесено 4 (четыре) дела с 19 по 22 Должность составителя описи_________ И.О. Фамилия Должность руководителя структурного подразделения_________ И.О. Фамилия Дата

15 Наименование исполнительного органа УТВЕРЖДАЮ государственной власти Должность руководителя ИОГВ _____________________И.О. Фамилия Опись ______«____»_______________20___г. дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2011 год п/п Индекс дела Заголовок дела Дата дела Срок хранения Кол-во лист Протоколы заседаний аттестационной комиссии Аппарата Правительства Мурманской области с 1 по лет ЭПК 84 В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед.хр. с 3 по 3 Должность составителя описи_________ И.О. Фамилия Должность руководителя структурного подразделения_________ И.О. Фамилия Дата

16 Подпись составителя Подпись руководителя структурного подразделения Согласование ЭК (ЦЭК) ИОГВ Утверждение (согласование) ЭПК отдела архивов Утверждение руководителем ИОГВ В составе ЭК (ЦЭК) – работник кадровой службы

17 В акт включаются дела В соответствии с номенклатурой дел; Если срок хранения дел истек к 1 января года, в котором составляется акт; С общим заголовком для группы однородных дел; С указанием общего количества дел, отнесенных к группе однородных дел; С указанием срока хранения и статьи по перечню.

18 Исполнительный органУТВЕРЖДАЮ государственной власти Должность руководителя ИОГВ ___________________И.О. Фамилия А К Т «___»______________________20___г ________ г. Мурманск о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании номенклатуры дел на 20____год, согласованной ЭПК, отобраны к уничтожению документы временного хранения за _________ годы в количестве__________ед.хр. п/п Заголовок дела (групповой заголовок) док. Крайние даты Номера описей Индекс дела по ном-ре ( дела по описи) Кол-во ед.хр. Сроки хранения и ст. по перечню Примечан ие 1. Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации лет ст Графики предоставления отпусков год, ст. 693 Итого 5 (пять) ед.хр. за гг. Описи дел постоянного хранения за гг. утверждены ЭПК (протокол от__ __). Должность_______________ И.О. Фамилия

19 Подпись составителя Подпись руководителя структурного подразделения Согласование ЭК (ЦЭК) ИОГВ Утверждение руководителем ИОГВ

20 Подпись составителя Подпись руководителя структурного подразделения Согласование ЭК (ЦЭК) ИОГВ Согласование ЭПК отдела архивов Утверждение руководителем ИОГВ

21

22 Оборудование хранилища стеллажами (металлическими шкафами); Наличие огнетушителя; Выдача во временное пользование дел (учет по журналу); Проверка наличия дел с составлением акта; Прием-передача дел по акту при увольнении (перемещении) ответственных за хранение лиц

23 Дела постоянного хранения Дела по личному составу Дела временного (свыше 10 лет) хранения ИОГВ ГОКУ «Государственный архив Мурманской области» Ведомственный архив ИОГВ 10 лет

24