Решения компании «Тауэр-Сети и Технологии» по автоматизации документационного обеспечения управления Государственного университета – Высшей школы экономики Ткаченко Виктор Руководитель направления Тауэр-Сети и Технологии

2 Содержание презентации Назначение и цели создания СДОУ ГУ- ВШЭ Автоматизируемые функции и процессы Методология внедрения СДОУ ГУ-ВШЭ – система документационного обеспечения управления Государственного университета-Высшей школы экономики

3 СДОУ предназначена для информационно- документационного обеспечения текущей деятельности руководства, структурных подразделений и сотрудников организации в процессе выполнения ими своих функций Цели создания: Повышение эффективности работы за счет автоматизации бизнес-процессов Внедрение технологий коллективной работы с электронными документами Создание единого архива электронных документов и электронных образов документов Снижение объема бумажного документооборота Повышение исполнительской дисциплины за счет автоматизации системы контроля исполнения и согласования документов Назначение и цели создания СДОУ

4 Нормативные и методические документы Система документационного обеспечения управления реализована в соответствии с нормативными документами: Государственная система документационного обеспечения управления. - М.: Главархив СССР, 1991 ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" Инструкция по делопроизводству ГУ-ВШЭ Стандарт ГУ-ВШЭ "Требования к оформлению служебных документов"

Нижний уровень (уровень систем хранения данных) Microsoft SQL Server 2000: хранение структурированных данных – реквизитов и атрибутов документов, Documentum DocBase: хранение неструктурированных данных – содержания документов – контента. Верхний уровень (представительский) Клиентские места Клиентские места (Web Top) на основе Internet Explorer 6.0. Средний уровень (уровень бизнес- приложений) Documentum eContent Server 5.2 File System СУБД Архитектура системы

6 Преимущества платформы Documentum Масштабируемость Безопасность Открытость Автоматизация бизнес-процессов управления информационным содержанием Поддержка различных форматов файлов Интеграция с другими программными продуктами Быстрое развертывание Работа в территориально-распределенной среде Работа в гетерогенных средах Средства администрирования Средства разработки приложений

7 Преимущества Системы Характеристики являются наиболее востребованными, по результатам исследования рейтинга российских СЭД компанией РБК 1.Защита от сбоев 2.Словари и справочники 3.Генерация отчетов 4.Хранение документов любых форматов 5.Регистрация документов 6.Удаленный доступ 7.Номенклатура дел 8.Роли 9.Задание маршрута 10.Полнотекстовый поиск 11.Составные документы 12.Списание информации в архив 13.Разграничение прав доступа 14.Сроки поручений 15.Автоматические уведомления 16.Реквизитный поиск

8 Функции, реализуемые системой Основные : Создание и хранение электронного документа в системе Регистрация Согласование проектов документов Подписание Контроль исполнения Вспомогательные : Хранение версий документов Маршрутизация документов Механизм руководитель- помощник Поиск документов Делегирование полномочий Формирование номенклатуры дел Ведение электронных справочников Формирование аналитической отчетности Администрирование системы

9 Электронный документ в Системе Понятие электронного документа в системе: Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной карточки документа и содержимого документа, представляющего собой файл или набор файлов.

10 Создание электронного документа Создание электронного образа документа Заполнение регистрационной карточки. Прикрепление к карточке файла документа Назначение жизненного цикла документа

11 Регистрация документа Картотечная регистрация. Автоматическое формирование регистрационного номера. Обязательные для заполнения поля. Заполнение полей значениями по умолчанию, Выбор необходимых значений из справочников

12 Согласование документа Создание маршрута согласования Последовательное и параллельное согласование Учет замечаний в ходе согласования Доработка документа, создание новых версий документа

13 Подписание, рассмотрение документа Возможность подписания (утверждения) документа несколькими руководителями Возможность отказа в подписании (утверждении) и внесении замечаний Просмотр предыдущих версий документа и замечаний согласующих Проверка документа и подготовка возможных решений помощником руководителя, ознакомление с принятыми решениями

14 Исполнение документа Создание поручений по документу Контроль хода исполнения

15 Рассылка документа Рассылка для ознакомления в системе Рассылка по адресам электронной почты ( ) Формирование выписок из протокола

16 Архивное хранение Размещение всех документов в делах номенклатуры дел Возможность помещения документов в архив напрямую, минуя этапы жизненного цикла Хранение всех версий документов Формирование описи дел за указанный год

17 История работы с документом Создание документа Редактирование полей карточки Редактирование присоединенных фалов и создание новых версий

18 Обеспечение безопасности Аутентификация Пользователей в Системе Авторизация Пользователя Динамическое назначение прав на документы, элементы регистрационных карточек и присоединенные файлы в процессе ЖЦ

19 Маршрутизация Жизненный цикл документа Типовые маршруты для каждого вида документа Формирование списков: исполнителей, согласования, рассылки Индикация поступления задач с документами в папки Автоматическая рассылка документов Рассылка оповещений об установленных событиях заинтересованным сотрудникам

20 Поиск документов Атрибутивный поиск Полнотекстовый поиск Поиск по состоянию ЖЦ

21 Делегирование полномочий Делегирование полномочий - передача обязанностей по обработке документов одних пользователей другим на установленный срок. Данная функция распространяется на основные этапы жизненных циклов такие как: Подписание Рассмотрение Согласование Ознакомление

22 Механизм руководитель - помощник Проверка помощником руководителя документов пришедших на подпись и утверждение Подготовка возможных решений для руководителя Решение части вопросов от имени руководителя Информирование помощника о решениях принятых руководителем

23 Ведение электронных справочников Структура управления – иерархический список подразделений и сотрудников организации Номенклатура дел Справочник корреспондентов Сохранение типовых списков

24 Перечень автоматизируемых процессов В настоящее время внедрены следующие делопроизводственные процессы: 1.Обработка входящей корреспонденции 2.Подготовка и издание приказов и распоряжений 3.Обработка протоколов заседаний 4.Контроль исполнения поручений руководства Планируется внедрение следующих процессов: 1.Подготовка и обработка служебных записок 2.Обработка исходящей корреспонденции 3.Подготовка и издание нормативных актов ГУ-ВШЭ

25 Обработка входящего документа Создание электронного образа документа Регистрация Рассмотрение - утверждение резолюции Передача на исполнение и контрольАрхивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа

26 Подготовка и издание приказов и распоряжений Создание проекта документа Подписание Регистрация Передача на исполнение и контрольАрхивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа Согласование Начальником УД Согласование лицами из Листа согласования Анализ результатов согласования Рассылка на ознакомление

27 Обработка протоколов заседаний Создание проекта документа Подписание Регистрация Передача на исполнение и контрольАрхивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа Согласование лицами из Листа согласования Анализ результатов согласования Рассылка на ознакомление

28 Контроль исполнения поручений Создание устного поручения Принятие решения по исполнению Регистрация поручений устных и по документам Исполнение порученияАрхивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа Рассылка напоминаний и уведомлений о ходе исполнения

29 Обработка исходящей корреспонденции Создание документа Подписание Регистрация и отправка корреспонденту Архивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа Согласование лицами из Листа согласования Анализ результатов согласования

30 Подготовка и контроль служебных записок Создание проекта документа Регистрация Передача на исполнение и контрольАрхивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа Согласование лицами из Листа согласования Анализ результатов согласования Рассылка на ознакомление Рассмотрение - утверждение резолюции

31 Подготовка и издание нормативных актов ГУ-ВШЭ Создание проекта документа Регистрация Архивное хранение Обеспечение безопасностиИстория документа Согласование лицами из Листа согласования Анализ результатов согласования Публикация на портале ГУ-ВШЭ Утверждение

32 Состав АРМов Перечень автоматизированных рабочих мест: 1.АРМ руководителя высшего звена 2.АРМ руководителя 3.АРМ помощника руководителя 4.АРМ начальника Управления делами 5.АРМ регистратора 6.АРМ контролера исполнения поручений 7.АРМ исполнителя 8.АРМ администратора

33 Расширение возможностей системы Автоматизация кадрового делопроизводства Интеграция системы с корпоративным порталом Автоматизация процесса создания, согласования, утверждения и хранения документов учебного процесса Интеграция СДОУ с системой видеоконференцсвязи Создание хранилища корпоративных знаний

34 Методология внедрения системы Состав этапов работ: описание процессов, подлежащих автоматизации анализ совокупности бизнес-процессов проектирование и выработка оптимальных решений реализация выработанных решений развертывание программных компонентов на программно-аппаратной платформе организации подготовка проектной документации обучение пользователей системы нагрузочное тестирование и запуск системы в опытную эксплуатацию опытная эксплуатация системы промышленная эксплуатация системы

35 Структура Главного окна Главное окно системы содержит: меню действий, панель кнопок, панель поиска, иерархический список папок, панель документов (в правой части экрана), панель сообщений системы

36 Регистрационные карточки документов

37 Компания "Тауэр–Сети и Технологии" В основу успешной реализации проектов компании "Тауэр – Сети и Технологии" положен опыт и высокая квалификация как сотрудников компании, так и сотрудников ГУ-ВШЭ, позволяющие успешно решать поставленные задачи. Для успешного выполнения проектов мы используем: возможности, предоставляемые платформой Documentum, включая публикацию контента на веб- сайтах методологию объектно-ориентированного анализа и проектирования

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ