1 ФБОУ ВПО СИБИСРКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА Делопроизводство и документооборот в ДЮСШ. - презентация

1 1 ФБОУ ВПО СИБИСРКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА Делопроизводство и документооборот в ДЮСШ

2 2 ДЮСШ- это организация, которая должна организовывать систему делопроизводства и документооборота

3 3 Назначение системы делопроизводства в ДЮСШ Правильно создавать и оформлять документы, придав им юридическую силу; Организовать документооборот; Обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

4 4 Основные нормативные документы Российской Федерации 1. Федеральный закон от ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».1. Федеральный закон от ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 2. Федеральный закон от г. 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 3. Федеральный закон от ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации». 4. Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных». 5. Постановление Правительства РФ от «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти». 6. Постановление Правительства РФ от «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». 7. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации 8. ГОСТы (делопроизводство и архивное дело, требования к оформлению документов и др.)

5 5 Основные понятия (ГОСТ Р ) Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документопоток это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов.

6 6 Делопроизводство - Функция управления в организации. Выполняется отдельными структурными подразделениями или специально назначенное лицо (приказом).

7 7 Функции документального обеспечения обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов; контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования документов; установление единого порядка прохождения документов; предварительное рассмотрение документов; обработка поступающих и отправляемых документов; регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; ведение информационно-поисковых систем, организация информационносправочной работы по документам; контроль за исполнением документов; систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов; подготовка и передача дел в архив организации, организация работы архива организации; обеспечение защиты документной информации; разработка и актуализация нормативных и методических документов.

8 8 Классификация документов Входящие Исходящие Внутренние

9 9 Нормативно-методическая база делопроизводства – законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и ин- формации; – указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; – нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; – технические регламенты и национальные стандарты в области документаци- онного обеспечения управления; – общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной ин- формации; – унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством организаций.

10 10 ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». ГОСТ Р «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ИСО «Сканирование и электронная обработка документов Информация, хранимая в электронном виде рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». ИСО 22310:2006 «Информация и документация Руководство для разработчиков стандартов по формулированию требований по управлению документами». ИСО 17799:2005 «Информационные технологии Технологии безопасности Практические правила менеджмента информационной безопасности». Европейская спецификация Moreq типовые требования к автоматизированным системам документооборота.

11 11 Документооборот входящих документов – первичная обработка документа; – регистрация документа; – рассмотрение документов (составление резолюции); – исполнение документа; – контроль исполнения документа; – подшивка документа в дело. Обработка исходящих документов

12 12 Обработка исходящих документов подготовка проекта документа; – согласование проекта документа; – подписание (утверждение) проекта документа; – регистрация документа; – отправка документа адресату; – подшивка второго экземпляра документа в дело.

13 13 Документооборот внутренних документов – подготовка проекта документа; – согласование проекта документа; – подписание (утверждение) проекта документа; – регистрация документа; – исполнение документа; – контроль исполнения документа; – подшивка документа в дело.

14 14 Классификация документов По способу изготовления Письменный (рукописный и печатный) графический Фоно, аудио, кинодокумент

15 15 По стадиям создания Черновойподлиник Копия/ дубликат

16 16 По срокам хранения Постоянного Длительные сроки Хранения (свыше 10 лет) Сроки хранения до 10 лет

17 17 Организационно- распорядительные документы Организационные: устав, положение об организации, учредительный договор, положение о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции и др. Распорядительные: указ, приказ, распоряжение, решение, постановление и др. Информационно-справочные: записка (служебная, докладная, объяснительная), список, переписка, протокол, акт, справка

18 18 Правила подготовки и оформление документов в организации Регламентируется положением ГОСТ Р и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Внутренними положениями или инструкциями организации о делопроизводстве и архиве в ДЮСШ. инструкциями организации

19 19 Характеристика организационных документов Процедура утверждения. Бессрочный срок действия. Разрабатываются руководством организации или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов. Текст состоит из разделов, имеющие свои заголовки и разделены на пункты и подпункты. В процессе подготовки проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.

20 20 Характеристика распорядительных документов Регулируют и координирую деятельность организации. Содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

21 21 Характеристика информационно- справочных документов Побуждают принимать определенные решения. Служебная роль. Идут снизу вверх по системе управления.

22 22 Требования к оформлению 1. Оформляются на бланках документов утвержденного образца. 2. Документы (кроме распорядительных) оформляются с помощью шрифта Times New Roman Cyr размером кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны составлять не менее: 20 мм левое; 10 мм правое; 20 мм верхнее; 20 мм нижнее. 3. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

23 23 Требования к оформлению 4. Виды бланков и порядок работы с ними утверждаются распорядительными документами (положением или инструкцией). Чаще всего используются бланк письма и бланк приказа

24 24 Оформление приказов 1. Нумерация приказов осуществляется отдельно по основной деятельности, личному составу. 2. Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок (печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал) 3. Текст от заголовка отделяется 2-3 межстрочным интервалом, печатается шрифтом 14 через 1,5 интервал от левой границы текстового поля.

25 25 4. Не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». 5. Приложение к приказу визируются руководителем структурным подразделением. 6. При наличии несколько приложений - нумеруется

26 26 Оформление протоколов 1. Протокол состоит из вводной и основной частей. 2. В вводной части: председатель, секретарь, присутствовали (подчеркивается), повестка дня – перечень рассматриваемых вопросов, начинающие с предлога «о», «об». 3. В основной части – разделы (СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ). 4. Основная часть протокола печатается через 1,5 интервал, подпись отделяется от текста 3 интервалами.

27 27 Организация работы с документами в делопроизводстве 1. Сохранность, учет, систематизацию документов, 2. Формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив организации.

28 28 Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

29 29 При составлении номенклатуры дел организации необходимо руководствоваться: 1.положениями об организации и ее структурных подразделениях, 2. штатным расписанием, 3.планами и отчетами о работе, 4.перечнями документов с указанием сроков их хранения, 5. номенклатурами дел за предшествующие годы.

30 30 Разновидности Номенклатура дел структурного подразделения. Сводная номенклатура дел организации (утверждается не позднее конца текущего года руководителем).Сводная номенклатура дел организации

31 31 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ В конкретной номенклатуре заголовки дел конкретизируются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данной организации не образуются. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве организации, может со временем меняться. Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения. При затруднениях определения сроков хранения некоторых дел, рекомендуется обратиться в соответствующие архивные учреждения.

32 32 Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или долговременное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями и включаются в описи. Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год работником учреждения, ответственным за делопроизводство и архив. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

33 33 Архив Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

34 34 Архивный документ Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

35 35 В архив поступают: 1. законченные делопроизводством документы временного срока хранения (свыше 10 лет), образовавшиеся в деятельности подразделений ДЮСШ необходимые в практической деятельности; 2. документы по личному составу; 3. кино, фото, видео - документы по истории ДЮСШ 35.

36 36 Спортивная школа должна иметь следующую документацию: - анализ работы за прошедший год, - годовой план работы школы, утвержденный вышестоящей организацией, план на месяц, включающий разделы организационной, учебной, спортивно-массовой, воспитательной, методической, финансово - хозяйственной работы, повышения квалификации, медицинского обеспечения, работы с родителями, общеобразовательными школами и другими организациями, внутришкольного контроля; -протоколы соревнований, приемных, контрольных и выпускных нормативов и анализ их выполнения по общей физической, специальной и технической подготовке, график проведения испытаний; -личные карты спортсменов, тренеров-преподавателей школы по установленной форме; - расписание учебных занятий; - журналы учета учебно-тренировочных занятий тренеров - преподавателей по спорту (типовые): - списки учащихся школы по отделениям и учебным группам, с указанием возраста, года обучения и спортивной подготовленности на начало учебного года, утвержденные приказом директора; - тарификационные списки тренерско-преподавательского состава; - протоколы педагогических и тренерских советов; - личные дела работников школы, книги приказов, выдачи трудовых книжек, доверенностей и другие документы; - копии отчетов по форме 5-ФК (хранятся в школе не менее 5 лет).

37 37 Тренеры – преподаватели по спорту должны иметь: утвержденные администрацией школы поурочные программы (конспекты), индивидуальные планы подготовки спортсменов, разработанные в соответствии с современными научно- методическими требованиями, журналы учета учебной работы тренеров- преподавателей по спорту.

38 38 Приказ ( типовой проект) О номенклатуре дел ___________________________ ( наименование спортивной школы) В соответствии с требованиями Регламента о деятельности учреждений дополнительного образования детей спортивной направленности ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить перечень документации ______________________на 200 – 200 год. (наименование спортивной школы) Старшим тренерам представить до ______________ 200___г. заместителю директора школы документы, перечисленные в приложении 1, в части их касающейся. Заместителю директора школы обеспечить контроль за выполнением настоящего приказа. _________________(_________) Директор школы

39 39 Приложение к приказу от ____________200 г. _____ Перечень документации спортивной школы (типовой проект). Приказ директора об организации работы спортивной школы на учебный год. Список групп спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства. Тарификационные списки тренерско – преподавательского состава. Расчет- обоснование штатного расписания спортивной школы на год. Табель учета использования рабочего времени тренеров – преподавателей спортивной школы по установленной форме. Список руководящего и тренерского состава спортивной школы по установленной форме. Годовой план работы спортивной школы. Личные карты тренеров – преподавателей по установленной форме. Личные карты спортсменов по установленной форме. Календарь соревнований и учебно – тренировочных сборов на учебный год. Контрольные задания спортсменам и тренерам спортивной школы на учебный год. Приказы по школе о присвоении спортивных разрядов (списки). Индивидуальные планы подготовки спортсменов, занимающихся в группах спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства (на кандидатов в сборные команды Р.Ф. и города). Расписание занятий. Журнал учета работы тренера – преподавателя Планы учебно –тренировочных занятий Статистический отчет по форме 5ФК и описательный отчет о работе спортивной школы за последние пять лет. Журнал контроля учебно – тренировочного процесса в спортивной школе. Журнал тренерских и педагогических Советов. Анализ работы тренеров за год (ст.тренеры ). План работы родительского комитета (список родителей). Ведомость сдачи контрольных нормативов (или протоколы)..Анкеты - заявления учащихся (заверенные родителями)

40 40 Документы, регламентирующие деятельность учреждения по оказанию услуги "Организация обучения по программам дополнительного образования детей физкультурно-спортивной направленности": 1) приказ Государственного комитета спорта Российской Федерации от "Об утверждении "Табеля оснащения спортивных сооружений массового пользования спортивным оборудованием и инвентарем"; 2) Санитарные правила и нормативы (далее по тексту - СанПиН) Санитарно-эпидемиологические требования к учреждениям дополнительного образования; 3) Государственный стандарт (далее по тексту - ГОСТ) Р Услуги физкультурно-оздоровительные и спортивные. Общие требования; 4) ГОСТ Р Услуги физкультурно-оздоровительные и спортивные. Требования безопасности потребителей;

41 41 5) Правила пожарной безопасности в Российской (далее по тексту - ППБ) Федерации; 6) СанПиН Плавательные бассейны. Гигиенические требования к устройству, эксплуатации и качеству воды. Контроль качества; 7) Строительные нормы и правила (далее по тексту - СНиП) Пожарная безопасность зданий и сооружений; 8) СНиП Отопление, вентиляция и кондиционирование; 9) Правила пожарной безопасности (ППБ ). Системы оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях; 10) ведомственные строительные нормы (далее по тексту - ВСН) - ВСН 46-86, ВСН 2-85, ВСН 1-73.