04.06.2013 CompanyMedia – современная система электронного документооборота Вдов Денис Директор центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО Компания ИнтерТраст. - презентация

1 CompanyMedia – современная система электронного документооборота Вдов Денис Директор центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО Компания ИнтерТраст

2 О компании ИнтерТраст IBM Premier Partner по всем направлениям, включая обучение и техническую поддержку 15 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 2000 успешно реализованных проектов Около 10-12% рынка систем ЭДО и АД Прикладные решения Компании входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса Развитие прикладных решений на плановой основе. Ежегодное наращивание возможностей на 30% Защита информации в системах электронного документооборота и делопроизводства. Авторизованная подготовка и переподготовка персонала Крупнейший в России специализированный центр технической поддержки по программным продуктам IBM Lotus Software

3 Наши клиенты Банки и финансовые организации ФК УРАЛСИБ, ВТБ, Внешэкономбанк, АБГП «Газпромбанк», ММБ, АКБ «БИНБАНК», АКБ «Росбанк», ЗАО «АМИ-БАНК», ОАО «ИМПЕКСБАН, Россельхозбанк, ТемирБанк, ABN Amro Bank, Банк Зенит, НАУФОР, Первый Чешско-Российский Банк Государственные организации Администрации ЯНАО, г. Новый Уренгой, г.Нижневартовск, г.Красноярск, г.Орск, Омск, г.Пенза, г.Волгоград, Самарской области, Ульяновской области, Тверской области, Орловской области, Новосибирская область Министерства РФ по связи и информатизации, Здравоохранения и социального развития, Финансов Московской области, Московский Монетный Двор, Московская регистрационная палата, Администрация Президента Республики Татарстан, Аппарат Кабинета Министров Республики Татарстан, МИД РФ, Министерство Здравоохранения Республики Татарстан Предприятия ТЭК Бургаз, Евросевернефть, Итера, КОМИТЭК, ЛУКОЙЛ, ЗАО «Зарубежнефтегаз», ЗАО НК «Нобель Ойл», Роза Мира Процессинг, Татгазинвест, Таттрансгаз Телекоммуникации и связь Волгоинформсеть, Информсвязь, МТУ- Информ, РТС, Ростелеком, Связьинвест, Транстелеком, RRC, СЗТ, Дальсвязь Транспорт Авиакомпания «Сибирь», Аэрофлот, ЗАО «Аэрофлот-Карго», Дальневосточная Морская Компания, Красноярские Авиалинии, ОАО «Бамтоннельстрой» Промышленные предприятия и производство Альфа Лаваль Поток, ОАО Большевик, Макс Левел, Оптима групп, Теплоприбор, ТетраПак, Шнейдер Электрик

4 Опыт крупных внедрений в т.ч. и в ОГВ ПроектКоличество рабочих мест ОАО «ЛУКОЙЛ»20000 ФК «УРАЛСИБ»13000 ОАО «ВТБ»8000 ОАО «Сибирьтелеком»5800 ОАО «СевероЗападный телеком»4200 ОАО «Ростелеком»4000 ЗАО «ЮниКредит Банк»3000 ОАО «Аэрофлот»2600 ЗАО «Трансмашхолдинг»1500 ОАО АИКБ «ТатФондБанк»1500 Аппарат губернатора и исполнительные органы власти ЯНАО 2500 Администрация Пензенской области 2000 Администрация Самарской области 2000 Администрация Омской области800 Органы исполнительной власти Самарской области 700 Администрация г. Красноярска900 Администрация Ульяновской обл.1500 Администрация г. Омск600 Администрация Оренбургской области 600 ОАО «Россельхозбанк»500 Администрация г.Нижневартовска 500 АКБ «Форштадт»420 ОАО АКБ «Росбанк»400 Администрация Новосибирской области 600 Федеральная служба по финансовым рынкам 900 Внешэкономбанк300

5 Основные преимущества CompanyMedia Поддержка всех видов, типов и схем документооборота и делопроизводства (функциональная полнота): Поддержка бумажного делопроизводства => смешанный документооборот => полностью электронный документооборот Регистрация и учет документов => делопроизводство+документооборот => «сквозной» документооборот в масштабах всей организации Горизонтальный, вертикальный, внешний, специализированный, архивный документооборот Широкий выбор прикладных модулей, автоматизирующих деловые процессы Прикладные подсистемы корпоративного пользования Наличие нескольких типов функционально ориентированных рабочих мест

6 Архитектура CompanyMedia

7 Что же такое Lotus Domino и Notes? Интеграция различных возможностей в рамках единой рабочей среды Электронная почта Календарь/Расписание Распределенная база данных документов Открытые стандарты Коммуникационная инфраструктура Совместная работа Web-доступ Безопасность Интеграция приложений Средства разработки

8 Интеграция с реляционными данными и унаследованными системами

9 Основные модели СM Подсистемы автоматизации делопроизводства: «Входящие документы» «Обращения граждан» «Исходящие документы» «Внутренние документы» «ОРД» «Поручения» «Контроль заданий» «Формирование дел» «Центр Отчетов» «Факс» Подсистема потокового сканирования Подсистема штрих-кодирования Подсистема регистрации электронных писем

10 Основные модули СM Подсистема автоматизации работы коллегиальных органов управления Формирование и учёт вопросов, выносимых на заседание. Подготовка и согласование проектов решений, материалов к заседаниям. Формирование и утверждение повестки дня (составленной из перечня вопросов) Формирование, согласование проектов протоколов. Регистрация протоколов Формирование выписок из зарегистрированного протокола. Формирование поручений, контроль исполнения поручений по протоколам. Наличие развитой системы предоставления и ограничения прав доступа на создание, просмотр, изменение и удаление. Поиск документов по реквизитам и присоединенным файлам.

11 CM-Корпоративный тренинг создание своих курсов в зависимости от необходимости и потребности организации; прохождение курсов назначенных инструктором ; создание различных вариантов экзаменов с возможностью их настройки (по времени, по доступу, по числу попыток, по порядку); прохождение экзаменов(в том числе с возможностью просмотра правильных ответов); просмотр результатов сдачи экзаменов; составление отчётов по экзаменам использование «СМ - Корпоративный тренинг» в качестве тренажера.

12 Основные модули CM Подсистемы автоматизации бизнес-процессов: «Планирование» «Проекты» «Договоры» «Клиенты и Контакты» «Управление Персоналом» «Регламенты и процедуры» «Контроль рабочего времени» «HelpDesk» «Управление потоками работ»

13 Основные модули СM Библиотеки электронных документов: Корпоративное хранилище документов настраиваемая система каталогов централизованная навигация по всему хранилищу документов сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр. поддержка «живой» структуры организации Архив электронных документов

14 Архив организации Ведение картотеки архивных дел, архивных фондов Приемка в архив из подсистем СМ Ретроконверсия Поиск по реквизитам дел, поиск по реквизитам и содержанию документов Поддержка процедур приемки/сдачи в архив Выдача дел и документов по заявкам Заверение с помощью ЭЦП на базе Locker Выдача на печать сдаточных описей, внутренних описей дел, требований на выдачу дел, карт-заместителей дел

15 CM-WorkFlow

16 Контроль исполнения заданий Контроль исполнения документов и распоряжений Автоматический сбор информации о документах на контроле Получение сводной информации Разграничение доступа Контроль сроков исполнения Печать справок и отчетов Профилактика Очереди документов Генерация напоминаний пользователям Уведомления руководителям о документах, которые должны быть исполнены их подчиненными Доступ руководителей к очередям заданий их подчиненных

17 Контроль исполнения поручения руководителя (СM-КИПР) Основные решаемые задачи: Оповещение исполнителей о выданных им поручениях Контроль исполнения решений принятых руководителями высшего звена по срокам, исполнителям и т.п. Аналитические справки и отчеты по исполнительской дисциплине

18 Контроль исполнения поручения руководителя (СM-КИПР) Количество поручений срок, по которым еще не истек Количество поручений, срок по которым истек

19 Согласование документов Поступление сообщения о необходимости согласования Открытие листа согласования Просмотр мнения предыдущего участника процесса Высказывание своего мнения

20 Корпоративность CompanyMedia Возможность образования в рамках одной организации произвольного количества внутренних контуров документооборота, для более полного отражения специфики работы с документами в организации Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off-line Поддержка всех видов управленческих структур: организационно-штатной, функциональной и матричной структуры управления организации Поддержка полиструктурности организаций, характерной для крупных Компаний холдингового типа, имеющих дочерние и зависимые предприятия и организации Защищенный и юридически значимый документооборот «Сквозной» документооборот между территориально распределенными организациями

21 Защищенный документооборот Управление доступом Настраиваемое управление доступом Протоколирование всех действий пользователей Доступ руководителей к любым документам, созданным сотрудником его подразделения Автоматическое отслеживание доступа к документам при изменениях в оргструктуре, передаче дел при переводе, увольнении и т.п. Делегирование полномочий по работе с документами (режим замещающих) Защита информации ЭЦП - юридически значимый документооборот Шифрование при передаче между организациями Сертифицированные средства защиты информации

22 Функционально ориентированные рабочие места

23 Участники документооборота: Делопроизводители Функции: Регистрация документов Ввод образа документа Соотнесение и контроль связанных документов Направление адресату (отметка о доставке) Постановка на контроль, контроль исполнения Формирование дел (отношение к делу) Контроль движения экземпляров и копий Ведение архивов Построение отчетов Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Профессиональные

24 Участники документооборота: Исполнители Функции: Подготовка проектов и текстов документов Поиск и использование информации Исполнение документов и поручений Контроль состояния Участие в согласовании Вывод на бланках Степень участия: По мере необходимости Требования к функционалу: Умеренные Простота, интуитивность

25 Руководители высшего звена

26 «Мобилизация» руководителя

27 Мобильное рабочее место Главный побудительный мотив – мобильность современного руководителя при высоких требованиях к оперативности принятия решений Необходимость работы с документами на совещаниях, в командировке и в других случаях работы не за своим рабочим столом Самостоятельная работа с электронными документами Средства обеспечения Планшеты и планшетные коммуникаторы Небольшой вес при достаточном размере экрана Ориентированность аппаратной платформы и операционной системы для работы без клавиатуры и мыши Работа в Offline с синхронизацией по необходимости и по возможности Электронная подпись Целевая группа – руководители высшего и среднего звена Работа «через помощника» Непосредственное участие и принятие решений

28 Участие РВЗ в документообороте на iPad Помощник Руководителя получает уведомления и доступ к документам, направленным Руководителю создает документы и поручения от имени Руководителя Передача/получение документов между помощником и Руководителем через папки (очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись» «Папки РВЗ» - специальная база данных, через которую выполняется передача- прием документов для Руководителя

29 Обработка документа помощником

30 iPapka – приложение для iPad Устанавливается с AppleStore и полуавтоматически обновляется (текущая доступная версия – 1.2) Работает на iPad и iPad2 Русский и английский интерфейс Протокол передачи данных – HTTP/HTTPS Хранение документов в локальном хранилище

31 iPapka - очереди «Поступившие» «Рассмотрение» «Подписание» «Архив» «Рассмотрение» «Подписание» Структура Признак непрочтенности Заголовок Реквизиты – номер, дата, автор или адресаты Статус, данные о файлах и связях и о редактировании

32 Поиск по очереди Поиск по любым данным из списка Поиск в рамках очереди

33 Работа с документом Графические отметки цветным «фломастером» или полупрозрачным «маркером» Стирание «ластиком» Удаление нарисованного на странице или всем файле Листание по страницам файла Листание между документами

34 Работа с файлами Если есть несколько файлов – видна кнопка «Файлы» Типы файлов, передаваемых на iPad pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, tif, tiff, rtf, bmp, gif, png, odt, odp, ods

35 Работа с резолюциями Изменяемые данные выдаваемой резолюции Список исполнителей Порядок следования Установка/сброс контроля нужных исполнителей Срок Текст Голосовой комментарий Вышестоящая резолюция Кнопка «Резолюция+» Все данные не меняются

36 Список исполнителей Выбор из персонального списка рассылки и из исполнителей в других резолюциях, выбранных помощником Просмотр профиля Добавление (удаление) в «избранные» Поиск по списку Фотография Выбор из избранных

37 После утверждения Руководителем

38 Мобильное рабочее место участника заседания Получение на iPad (iMeetings) всего пакета документов перед заседанием Список заседаний по датам и типам заседаний Повестка дня с перечнем вопросов Проекты решений с приложениями (файлами) Материалы по вопросам с приложениями (файлами) Результаты согласования Записка референта (помощника) по вопросу Проект протокола с приложениями по вопросам Подготовка к участию и участие в заседании Создание текстовых комментариев по проектам решений, материалам, вопросам проекта протокола Распечатка файловых вложений или их открытие в других приложениях iPad по необходимости

39 iMeetings – схема работы БД «Заседания» Аппарата управления БД «Заседания» Департамента Секретарь БД «iMeetings» Автор проекта решения (докладчик) Постоянный участник или приглашенный Раздать материалы iMeetings

40 iPapka2 Целевая группа Руководитель высшего звена, работающий через помощника Руководитель высшего или среднего звена, работающие непосредственно с направленными ему документами Основные задачи Выдача резолюции или принятие к сведению Визирование или направление на согласование до визы Ознакомление Выдача поручений Просмотр информационных материалов Просмотр статистики исполнения – гистограммы и диаграммы Работа с контактными данными сотрудников Обработка поступивших документов по очередям по типу задачи Все поступившие На рассмотрение На подписание На исполнение На согласование На ознакомление По типу документа Входящие Внутренние Обращения граждан ОРД Просмотр отправленных документов ЭЦП на базе КриптоПро CSP для iOS Новый дизайн от фирмы UIDesign

41 iPapka2 - новый дизайн Срок –

42 Рабочее место на BlackBerry BlackBerry - комплексное коммуникационное решение, которое обеспечивает защищенный удаленный доступ с телефона к корпоративным ресурсам рабочей почте, контактам, задачам, календарю интранету компании, сетевым порталам диску С: офисного компьютера информационным системам и бизнес-приложениям, существующих в Вашей компании (ERP, СRM, СЭД CompanyMedia)

43 Благодарю за внимание!