Эффективный инструмент автоматизации делопроизводства и электронного документооборота версия 8.9.9. - презентация

1 Эффективный инструмент автоматизации делопроизводства и электронного документооборота версия 8.9.9

2 Электронные Офисные Системы сегодня Профессионально специализированная компания (лидер отрасли в течение 15 лет) Ряд субъектов РФ приняли систему ДЕЛО как базовую для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровня Сотрудничество с ведущими мировыми и отечественными разработчиками информационных и документационных технологий Полный комплекс услуг, включая управленческий консалтинг Партнерская сеть из более чем 220 компаний в регионах и странах СНГ, предоставляющих полный набор услуг «под ключ» (установка, настройка, обучение, интеграция, сопровождение) Опыт реализации проектов (40-50 в год) более 200 вузов – участников программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи»

3 Лидирующие позиции Ключевая роль в формировании отечественного рынка систем электронного документооборота (по данным DSS Consulting) ЭОС первой из компаний получил в 1996 году сертификат качества Госстандарта России Более 2000 клиентов Более рабочих мест

4 Линейка продуктов компании ЭОС «ДЕЛО» - система автоматизации корпоративного делопроизводства и электронного документооборота «EOS for SharePoint» - система электронного документооборота и управления контентом «АРХИВ» - система автоматизации архивного дела в организациях «КАДРЫ» – система обработки кадровой информации и кадрового делопроизводства «eDocLib» - корпоративный документальный сервер «КАРМА» - система криптографического обеспечения

5 Структура системы ДЕЛО РК файлы Регистрация документов Работа с проектами Ввод поручений Контроль за исполнением Поиск Кабинеты Реестры внешней отправки Опись дела Печать РК и реестров Группы документов Подразделения Кабинеты Виды доступа Рубрикатор Номенклатура дел Организации Граждане Виды доставки Виды связок Другие справочники Опционные подсистемы Поточное сканирование Сканирование ДЕЛО-Web ЭЦП и шифрование Оповещение и уведомление Управление процессами Формирование и печать стандартных отчетных форм Регистрация пользователей Предоставление прав пользователям Модуль «Документы» Модуль «Отчеты» Модуль «Пользователи» Модуль «Справочники»

6 Назначение системы ДЕЛО Система ДЕЛО может использоваться в двух целях: Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений (резолюций) руководства, ввод отчетов исполнителей по поручениям (документам), организацию и учет движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся сведения, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому, система после ее внедрения в организации может служить своеобразным "мостом" для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.

7 Функции системы ДЕЛО Регистрация документов (входящих и созданных в организации). Ввод поручений и контроль их исполнения. Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей. Регистрация и контроль поручений из вышестоящих организаций. Обслуживание многопунктовых документов. Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме. Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам. Работа с взаимосвязанными документами. Сканирование и прикрепление электронных образов документов, поточное сканирование. ЭЦП прикрепленных файлов документов. Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования. Поиск документов, возможность сохранения поисковых запросов, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам. Справочно–аналитическая работа, формирование отчетов. Информирование пользователей о совершенных в системе операциях и приближении их сроков исполнения. Возможность удаленной работы (ДЕЛО-WEB).

8 Настройка системы Ведение справочников

9 Ведение пользователей

10 Ограничение доступа к данным

11 Назначение прав пользователя

12 Регистрация документов

13 Работа с обращениями граждан

14 Установка связки с ранее зарегистрированным документом с помощью функции контекстного поиска

15 Возможность создания дополнительных реквизитов - расширение области применения системы

16 Регистрационная карточка Виды поручений

17 Работа с иерархическими резолюциями

18 Виды контроля

19 Система напоминаний исполнителям пунктов и резолюций

20 Кабинет – рабочее место пользователя

21 Настройка кабинетов

22 Поиск документов и справочная работа

23

24 Быстрый поиск РК по номеру карточки или с использованием ручного сканера

25 Контроль за прохождением бумажных документов

26 Отправка документов по электронной почте

27 Получение документов по электронной почте и их регистрация

28 Отчетные формы Справка-напоминание

29 Отчетные формы Сводка об исполнении

30 Отчетные формы Сведения о документообороте

31 Отчетные формы Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам

32 Отчетные формы Сведения о работе должностных лиц (подразделений) с документами

33 Отчетные формы Сведения о работе пользователей

34 Работа с проектами документов

35

36 Процедура автоматической передачи документов от одного должностного лица другому должностному лицу

37 Подсистема уведомлений и оповещений

38

39

40 Подсистема управления процессами

41 Подсистема управления процессами Настройка конфигурационного файла

42 Электронная цифровая подпись файлов документа (ЭЦП)

43 Проверка ЭЦП файла документа

44 Схема поточного ввода бумажных документов РК

45 Дело-Web – возможность удаленной работы

46

47

48 Этапы внедрения системы Служба ДОУ Руководство Подразделение

49 Требования к серверу Аппаратное обеспечение: Процессор - Pentium двухъядерный и выше (частота от 2 Мгц) Оперативная память - 1 Gb Место на диске Mb (на системные нужды) + 2 Kb на РК (без учета поручений и доп.реквизитов) + прикрепляемые файлы Программное обеспечение: ORACLE Windows 2000 Server Windows 2003 Server Unix / Novell Netware СУБД Oracle версии 9i, 10i MS SQL Windows 2000 Server Windows 2003 Server СУБД MS SQL Server версии 2000, 2005, 2008

50 Требования к клиентскому месту Аппаратное обеспечение: Процессор - Pentium IV и выше Оперативная память - 1 Gb Оперативная память – 512 Mb Программное обеспечение: ORACLE Windows XP Professional MS SQL Windows Vista СУБД Oracle версии 9i, 10i MS SQL Windows XP Professional Windows Vista СУБД MS SQL Server версии 2000, 2005, 2008

51 КОМПАНИЯ ПРОМИНФОРМ официальный партнер КОМПАНИИ «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» (ЭОС) web: , г. Воронеж, ул. Свободы, д. 75 Телефон: (4732) , Факс: (4732)